Voor veel bedrijven krijgt de crediteurenafdeling weinig aandacht tenzij er iets misgaat. Er is echter veel te winnen bij de crediteurenafdeling die goed wordt beheerd. Omgekeerd zijn er veel problemen die kunnen voortkomen uit een die alleen maar mank loopt. Deze afdeling heeft vaak een enorm effect op de cashflow van een bedrijf en er zijn kansen die kunnen worden opgedaan of verloren gaan door gebruik te maken van betalingsovereenkomsten met leveranciers.
Een goedlopende crediteurenafdeling moet kunnen profiteren van volumekortingen en vroegtijdige betalingskortingen en kan bepalen hoe de meest beschikbare cash voor een bedrijf beschikbaar blijft voor andere uitgaven en investeringen. Deze afdeling moet er ook voor kunnen zorgen dat leveranciers aan hun verplichtingen voldoen op basis van overeenkomsten en contracten, dus als er niet aan volume- of kwaliteitsnormen wordt voldaan, worden problemen opgelost en gepaste corrigerende maatregelen genomen.
Gemeenschappelijke rekeningen Te betalen problemen
Hoewel er tal van mogelijkheden zijn om kosten te besparen en geld vrij te maken, zijn er ook een aantal obstakels waar bedrijven tegenaan lopen bij het bereiken van deze doelen. Canons 2014 Accounts Payable Optimization Study toonde aan dat papierverwerking een van de grootste bronnen van problemen voor veel organisaties was, waarbij de tijd die het kost om de facturering van papier het grootste probleem te maken, is.
Andere belangrijke zorgen waren:
- Ervoor zorgen dat betalingen op tijd worden gedaan
- Stroomlijnen van het goedkeuringsproces voor facturen
- Verkrijgen van de beste betalingsvoorwaarden bij leveranciers en ervoor zorgen dat aan beide kanten aan de verplichtingen wordt voldaan
- Omgaan met verschillende leveranciersboekhoudings- en factureringssystemen
- Vastleggen en verifiëren van de beveiliging van gegevens en transacties
Veel van de genoemde problemen worden verergerd of veroorzaakt door een beroep op facturering op papier. Verloren papierwerk is een vaak voorkomend probleem in veel organisaties, wat leidt tot late of gemiste betalingen. Bovendien, terwijl een aantal bedrijven geïnteresseerd zijn in het digitaliseren van hun papierwerk, verzendt de meerderheid van de leveranciers nog steeds papieren facturen of verzendt ze per fax.
De meeste kleine bedrijven verwerken hun eigen crediteurenadministratie en veel hiervan gebeurt handmatig. Omdat er maar weinig leveranciers zijn overgestapt op elektronische facturering, besteden de meeste organisaties grote hoeveelheden mankracht aan het handmatig invoeren van gegevens en het maken van digitale kopieën van documentatie.
Het gebruik van papieren documentatie vertraagt vaak het goedkeuringsproces van de factuur, aangezien kopieën moeten worden gemaakt en ter beoordeling aan de betreffende leden van het management moeten worden bezorgd. Wanneer papierwerk niet gemakkelijk toegankelijk of beschikbaar is in een digitaal formaat, is het een uitdaging om gegevens te analyseren en ervoor te zorgen dat de beste betalingsovereenkomsten worden bereikt en dat aan de verplichtingen wordt voldaan. Op tijd en vroege betaling kunnen kortingsafspraken gemakkelijk verloren gaan als bedrijven niet in staat zijn betalingen te doen wanneer dat nodig is, dus kwesties met betrekking tot papierwerk kunnen kostbaar zijn.
Verbeteringen en optimalisatie
Omdat een aantal problemen met betrekking tot het goed functioneren van crediteurenafdelingen dezelfde oorzaken hebben, zijn er ook enkele aanpassingen die organisaties kunnen maken die tegelijkertijd veel zorgen wegnemen. Drie van de meest effectieve manieren waarop bedrijven hun crediteurenafdeling kunnen stroomlijnen, zijn:
- Gebruik objectkarakterherkenning om het papierwerk te digitaliseren
- Profiteer van online portals die toegankelijk zijn voor leveranciers
- Beheerworkflows maken
OCR
Hoewel veel bedrijven routinematig gebruikmaken van scanners om digitale kopieën van papierwerk te maken, gaat dit meestal alleen over het maken van een afbeelding van een document dat op een computer is opgeslagen. Dit betekent dat informatie nog steeds handmatig in een database moet worden ingevoerd, dus hoewel het verlies van records minder een probleem is, is het nog steeds tijdrovend.
Objecttekenherkenning of OCR omvat het scannen van een document en het ophalen van gegevens. Deze gegevens kunnen automatisch aan een database of spreadsheet worden toegevoegd. Het OCR-proces helpt het probleem van handmatige fouten bij het invoeren van gegevens te verminderen en maakt het mogelijk informatie in te voeren zodra het papierwerk is ontvangen. OCR neemt ongeveer dezelfde tijd in beslag voor een werknemer als het scannen van een document om een afbeeldingsbestand te maken, en het vereist over het algemeen geen extra stappen. Per Gartner zijn er organisaties die 80 procent of meer van hun facturen kunnen boeken zonder dat een medewerker direct betrokken hoeft te zijn.
Portals van leveranciers
Het stroomlijnen van het proces voor het invoeren van facturen en gegevens in een gecentraliseerd systeem kan bedrijven in staat stellen een online portal te creëren of er gebruik van te maken waarmee een bedrijf en zijn leveranciers orders kunnen volgen, facturen kunnen bekijken en kunnen zien wanneer betalingen worden verricht. Door deze gegevens beschikbaar te maken voor een aantal personen in een organisatie, kan de afdeling crediteuren goed toezicht houden en kan het de tijd die het kost om facturen goed te keuren, versnellen. Door leveranciers toegang te bieden tot de portal, kunnen deze bedrijven facturen verzenden en betalingen volgen en worden ze op de hoogte gehouden van problemen met ontvangen goederen of factureringsproblemen.
Breng workflows en processen tot stand
Hoe dan ook, een organisatie besluit om hun datamanagementinspanningen aan te pakken, het is belangrijk dat er een vastgesteld proces is voor het beheren van accounts en betalingen. Hierdoor kunnen bedrijven ervoor zorgen dat de operaties werken en alternatieven bedenken als ze omslachtig zijn of tot fouten of vertragingen leiden. Volgens Deloitte moeten deze processen gedetailleerd beschrijven wat de crediteurenafdeling doet wanneer zij een factuur ontvangt, hoe gegevens worden ingevoerd en gedeeld en wat het proces is om facturen goedgekeurd te krijgen. Er moeten ook richtlijnen zijn voor het bepalen van de beste manieren om verschillende soorten leveranciers te betalen.
Hoewel veel leveranciers kortingen aanbieden voor betaling binnen 30 of 90 dagen, is het misschien niet de moeite waard de korting te gebruiken als dit de cashflow van een organisatie remt. Het is ook essentieel dat er een manier is om te controleren of zowel het bedrijf als de leveranciers voldoen aan de voorschriften van een contract of overeenkomst. Het opzetten van workflows om met deze problemen om te gaan, kan organisaties helpen de juiste keuzes te maken.
Wanneer leveranciers niet op tijd leveren, in voldoende hoeveelheden of in de juiste hoeveelheden voorraad, zullen bedrijven misschien geen facturen willen betalen totdat deze zaken zijn opgelost. Een workflow kan van cruciaal belang zijn om vast te stellen wat er moet gebeuren als deze problemen zich voordoen. Bovendien moeten betalingen aan leveranciers ook tijdig worden gedaan om te voorkomen dat kortingen verloren gaan of boetes worden opgelegd voor te late betaling. Elke leveranciersovereenkomst moet worden gedocumenteerd en bijgewerkt wanneer dingen veranderen, en processen moeten ervoor zorgen dat elk account op de juiste manier wordt afgehandeld.
Het creëren van workflows kan ook een bedrijf helpen:
Uitbesteding
Het digitaliseren van records, het implementeren van OCR en het gebruiken van een portal waar leveranciers toegang toe hebben, is misschien niet iets dat nodig is voor kleinere bedrijven, maar organisaties mogen er niet van uitgaan dat de kosten een bedrijf ervan zullen weerhouden om er gebruik van te maken. Hoewel de kosten van het opzetten en onderhouden van elektronische systemen voor veel kleine en middelgrote organisaties onbetaalbaar kunnen zijn, is het vaak niet nodig om dit in eigen huis te doen. Er zijn verschillende externe providers waar organisaties deze taken aan kunnen uitbesteden. Organisaties kunnen uitbestede hulp krijgen voor alles, van het opzetten van een OCR-proces tot het helpen van een bedrijf om workflows te creëren voor het analyseren van leverancierscontracten.
Hoewel organisaties misschien niet in staat zijn om de kosten van de implementatie van een verscheidenheid aan IT-systemen alleen te dragen, is het vaak erg betaalbaar als een derde partij deze verwerkt. Bedrijven zullen de kosten van het gebruik van externe partijen moeten vergelijken om deze systemen te ontwikkelen tegen de potentiële besparingen en de waarde van het vrijmaken van contanten, maar door outsourcing kunnen organisaties profiteren van technologie en systemen die normaal te duur zijn.
- Zorg ervoor dat bestellingen worden gemaakt voor elke nieuwe bestelling
- Controleer of facturen voldoen aan de ontvangen producten en of ze aan contractuele afspraken voldoen
- Controleer de gegevens om ervoor te zorgen dat betalingen worden gedaan, dat ze op tijd worden gemaakt en dat ze niet worden gedupliceerd
- Bepaal de beste methode om facturen te betalen, zoals via elektronische overboekingen of creditcards, om de kosten te verlagen