Meest voorkomende boekhoudkundige fouten
Boekhoudkundige fouten omvatten het maken van elementaire wiskundige fouten, het onjuist invoeren van gegevens en het niet documenteren van uitgaven en inkomsten. De volgende boekhoudkundige fouten behoren tot de meest voorkomende voor kleine bedrijven.
Organisatie
In de boekhouding is organisatie van cruciaal belang. Dat houdt in dat u de inkomsten voor alle uitgaven bijhoudt, bedrijfskrediet of betaalpassen gebruikt voor uitgaven, de boeken up-to-date houdt, nauwkeurig notitiekosten opneemt op de dag dat ze zijn gemaakt en geen persoonlijke en zakelijke financiën combineert.
Als drukke bedrijfseigenaar is het gemakkelijk om spullen op te halen terwijl u uw persoonlijke boodschappen doet en boodschappen doet. Het is echter belangrijk om afzonderlijke bonnen te ontvangen en uw ID-nummer voor doorverkoop door de staat te gebruiken voor alle benodigdheden die zullen worden doorverkocht. Hoewel kosten onder de $ 75 meestal geen ontvangstbewijs vereisen, is het altijd een goed idee om er een te krijgen. Wanneer u inkomsten kunt weergeven voor al uw uitgaven, zullen auditors deze minder vaak uitdagen.
Achterhalen op papierwerk
Eigenaren van kleine bedrijven die belast zijn met het dragen van veel hoeden, zetten de boeken vaak uit tot het einde van de week of het einde van de maand - of later. Dit is een riskante strategie omdat het gemakkelijk is om achter te raken op financiële overzichten, rapporten die moeten worden ingediend, omzetbelastingbetalingen, factureringsbetalingen en zelfs klanten factureren voor geld dat ze u verschuldigd zijn.
Vertraagde facturering kan resulteren in geretardeerde cheques, verhoogde schulden die nooit worden betaald en fouten in facturen die later moeilijk te bewijzen zijn. U kunt aansprakelijk worden gesteld voor boetes en rente voor het te laat indienen van rapporten of grote financiële kansen mislopen omdat de boeken niet actueel zijn. Als je moet worstelen of haasten om je boeken in te halen, is het makkelijker om dure fouten te maken.
Wiskundige fouten
De IRS ontdekt vaak wiskundige fouten en corrigeert deze voor u. U kunt er echter niet van op aan dat een bureau uw wiskundige fouten oplost. Er zijn ook andere soorten wiskundige fouten die agentschappen niet kunnen identificeren, en deze kunnen een significant cumulatief effect hebben op uw financiën. Dit soort fouten omvat het invoeren van cijfers op de verkeerde plaats, het niet correct afronden van cijfers of fouten maken die niet in uw voordeel zijn.
Het inhuren van de verkeerde kantoorstaf
Als de persoon die verantwoordelijk is voor het doen van uw boeken niet weet wat hij of zij aan het doen is, bent u degene die voor fouten betaalt. Geen enkele medewerker, familielid of informele kennis zal zich meer zorgen maken om uw boeken dan u of een professionele boekhoudmaatschappij. Als een dergelijke persoon een fout maakt, wordt hij of zij niet belegd als een accountant met een fiduciaire verantwoordelijkheid of een persoon met een financieel belang in het bedrijf.
Het andere risico om iemand aan te nemen die geen professional is, is dat de persoon gemakkelijk criminele activiteiten zoals verduistering of diefstal kan plegen.
Niet bereid zijn om te delegeren
Eigenaren van kleine bedrijven zijn vaak niet bereid om de boekhouding te delegeren aan ervaren boekhoudprofessionals, maar de bedrijfsgroei hangt af van het kritieke vermogen om andere professionals te laten omgaan met iets buiten de kerncompetenties van uw bedrijf.
Eenvoudig, je moet bereid zijn om andere mensen hun werk te laten doen terwijl je de jouwe doet. Weinig ondernemers zijn gekwalificeerd in boekhouding, belastingstrategieën, het beheer van bedrijfsactiva en het opzetten van zakelijke entiteiten om te profiteren van de voordelen van bepaalde bedrijfsstructuren. U hebt deskundig advies en een ervaren accountant nodig om het inkomen te maximaliseren en de belasting te minimaliseren.
Slechte communicatie
Slechte communicatie tussen u en uw boekhouder kan resulteren in ernstige fouten in uw administratie, het indienen van rapporten en resulteren in alles van onmogelijke tot afstemmingsinstructies tot onnauwkeurige financiële kerngegevens.
Het is gemakkelijk om te vergeten dat je iemand een bonus in contanten hebt betaald of een contante korting hebt gegeven, tenzij je de informatie opschrijft en deze naar je boekhouder stuurt.
Technologie verhindert boekhoudkundige fouten niet vanwege het "garbage in, garbage out" zakelijk adagium. Degene die boekhoudingsnummers invoert in software- en technologietoepassingen, moet deze correct overboeken en deze op het juiste moment op de juiste plaats invoeren. De boekhouder moet weten wanneer hij papierwerk moet indienen en feiten moet interpreteren over bezittingen, belastingen en andere zaken.
Als u de meeste winst wilt halen uit uw verkopen en uitgaven, moet u een ervaren accountant of boekhoudservice gebruiken om uw boeken op de juiste manier te behandelen om fouten te vermijden, besparingen op belastingen te vinden en andere zakelijke kansen te ontdekken op basis van uw financiële situatie. beeld. Zorg op zijn minst voor correcte procedures en processen om de communicatie open en productief te houden.