Een Employer Identification Number (EIN) aanvragen
Uw EIN is een uniek nummer dat specifiek is toegewezen aan uw bedrijf voor IRS-doeleinden. Dit nummer identificeert uw bedrijf bij het rapporteren van informatie over uw werknemers aan federale en overheidsinstellingen. Voorbeelden van deze informatie zijn de totale inkomsten en belastingen die namens hen worden betaald. Mogelijk hoort u het EIN een formulier SS-4 of een btw-nummer, dit zijn dezelfde als het EIN.
Vraag uw EIN rechtstreeks aan bij de IRS. De handigste manier om deze transactie te voltooien, is via een online applicatie. Toepassingen worden echter ook per fax en per post geaccepteerd.
Controleer de staats- en lokale voorschriften voor aanvullende EIN-vereisten
Hoewel veel staten en plaatsen uw federale EIN accepteren voor identificatie, vereisen sommige wel aparte belastingnummers. Voorbeelden zijn New York, Massachusetts en South Carolina. U kunt uw stads- en / of staatsbepalingen bepalen door naar de website voor kleine bedrijven van de betreffende staat te gaan.
Begrijp het verschil tussen onafhankelijke aannemer en werknemer
Of u nu onafhankelijke aannemers of werknemers in dienst neemt, dit heeft een grote invloed op de manier waarop inkomsten, Medicare, sociale zekerheid en werkloosheidsbelastingen worden betaald, dus is het van cruciaal belang om het onderscheid tussen beide te begrijpen.
De basistest komt neer op de volgende drie vragen:
- Heeft de werkgever controle over wanneer, waar en hoe het werk is voltooid? Als dat zo is, is de werknemer waarschijnlijk een werknemer.
- Heeft de werkgever controle over de financiële aspecten van het werk? Worden bijvoorbeeld kosten vergoed? Levert de werkgever werkgerelateerde hulpmiddelen, zoals computers? Als dat zo is, is de werknemer waarschijnlijk een werknemer.
- Is de relatie aan de gang of is de werknemer in dienst voor een specifiek project zonder de verwachting van doorgaande werkgelegenheid? Biedt de werkgever voordelen, zoals een ziekteverzekering en betaald verlof, aan de werknemer? Als de relatie aan de gang is en / of als voordelen worden aangeboden, is de werknemer waarschijnlijk een werknemer.
Verkrijg vereiste werknemersformulieren
Zodra uw eigen documenten in orde zijn, bent u klaar om uw werknemers in te huren. Zorg ervoor dat u binnen de eerste paar dagen van het dienstverband belasting- en loongegevens verzamelt om ervoor te zorgen dat ze hun eerste salaris tijdig ontvangen. Mogelijk wilt u het gebruik van directe storting door werknemers stimuleren voor snellere betalingen.
Elke werknemer moet een bronbelastingformulier W-4 invullen, waarmee u de juiste belastingheffing kunt berekenen. Medewerkers moeten ook een I-9-formulier invullen om te controleren of ze wettelijk zijn toegestaan om in de Verenigde Staten te werken.
Kies uw betaalperiode
Hoe minder betaaldijden u heeft, hoe gemakkelijker het is om uw loonlijst in te vullen. Sommige staten eisen echter dat werknemers volgens een bepaald schema worden betaald, bijvoorbeeld wekelijks of tweewekelijks. Als u minder dan een keer per week salarisadministratie wilt uitvoeren, neemt u contact op met uw State Department of Labor om te bepalen of uw voorgestelde betaalperiode voldoet aan de wettelijke voorschriften.
Maak Payroll-gerelateerde processen
Voordat u nauwkeurige loonstaten kunt afgeven, heeft u een methode nodig om de uren van medewerkers te volgen. Er zijn veel tools beschikbaar voor dit doel, van eenvoudige aanmeldingspagina's tot platforms die de activiteit van medewerkers op telefoons of computers volgen. Het is ook belangrijk om beleid voor betaald verlof in te stellen als u van plan bent het aanbod aan te bieden, overuren en andere voordelen.
Aan de andere kant moet u een procedure hebben om ervoor te zorgen dat kortingen voor voordelen, belastingen en dergelijke worden betaald aan de juiste verkopers en agentschappen namens uw werknemers.
Selecteer een salarisplatform
Als u van plan bent de payroll in eigen beheer af te handelen, moet u ervoor zorgen dat u of uw boekhouder comfortabel is met de nuances van deze taak. Er zijn verschillende hoogwaardige payroll-platforms beschikbaar om het u gemakkelijk te maken. De meeste kleine bedrijven geven de voorkeur aan uitbestede controllerservices, omdat deze professionals de kennis en ervaring hebben om de loonlijst nauwkeurig en op tijd te produceren.
Maak uw loonlijst aan
Zodra u of uw controller de persoonlijke gegevens van werknemers in uw salarissysteem heeft ingevoerd, bent u klaar om uw eerste salarisrun te maken. Met behulp van de tijdregistratietools die u hebt voor werknemers per uur (niet-vrijgestelde), voert u het aantal uren in of rapporteert u voor elk daarvan. In loondienst (vrijgestelde) werknemers hoeven hun uren niet te melden. Ze ontvangen elke week hetzelfde bedrag.
Opmerking: Als u in uw boekhouding aan het werk bent, wilt u toch dat uw werknemers hun uren bijhouden. Het maakt geen deel uit van hun wekelijkse beloning, maar u wilt de tijd nauwkeurig kunnen toewijzen aan banen om de kosten te begrijpen. Overweeg een tijdregistratieprogramma te gebruiken dat wordt gesynchroniseerd met uw grootboekrekeningsoftware om deze rapporten te produceren. Velen zullen ook een synchronisatie met uw loonlijst hebben, zodat u ze zowel voor werknemers in loondienst als voor werknemers op uurbasis kunt gebruiken.
Behoud Vereiste Records
Bepaalde salarisgerelateerde records moeten worden bewaard voor IRS-doeleinden. In het algemeen moet u alle records bewaren voor personen die actief in dienst zijn, ongeacht de duur van hun functie. Veel records moeten gedurende een bepaalde periode worden bewaard nadat het dienstverband is beëindigd. Bijvoorbeeld, de belastingaangiften voor de werkgelegenheid moeten minstens vier jaar worden bewaard. Specifieke instructies zijn beschikbaar via de IRS.
Bereken en betaal federale en staat loonheffingen
Ten slotte bent u als werkgever verantwoordelijk voor het betalen van loonheffingen en het opstellen van bepaalde meldingen. Over het algemeen zijn rapporten driemaandelijks of jaarlijks verschuldigd. Gebruik de middelen die beschikbaar zijn via de IRS en uw belastingkantoor om ervoor te zorgen dat alle belastingen en rapporten op de juiste manier worden afgehandeld.
Nauwkeurige, tijdige loonlijst is een van de belangrijkste verantwoordelijkheden van uw bedrijf. Ten eerste zijn loonlijstfouten een trefzekere manier om medewerkers te oversturen. Ten tweede kunnen belastingfouten resulteren in aanzienlijke boetes en boetes. Overweeg zorgvuldig hoe uw loonlijst zal worden behandeld om ervoor te zorgen dat u de meest voorkomende valkuilen vermijdt.