Leer wat boekhoudingsinformatiesystemen doen
Electronic Data Processing (EDP) -systemen
De meeste bedrijven, behalve de kleinste, gebruiken computersystemen, ook elektronische gegevensverwerkingssystemen (EDP) genoemd.
Deze systemen behandelen elke stap in het boekhoudproces van het opnemen van de financiële transactie tot het opstellen van de financiële overzichten. Bedrijven verbeteren voortdurend hun systeemtechnologie om concurrerend te blijven en om te voldoen aan de Sarbanes-Oxley-wet van 2002 . Zelfs de kleinste bedrijven kunnen ervoor kiezen om systemen zoals Quickbooks te gebruiken .
Basisprincipes van zakelijke transacties en bedrijfsprocessen
Om te begrijpen hoe deze boekhoudinformatiesystemen werken, moet u de elementaire boekhoudkundige termen 'zakelijke transacties' en 'bedrijfsprocessen' begrijpen. Het belangrijkste is dat u moet begrijpen hoe zakelijke transacties en processen samenkomen om financiële rapporten te genereren. Met betrekking tot boekhoudinformatiesystemen kunnen zakelijke transacties worden onderverdeeld in verschillende soorten bedrijfsprocessen:
1. Revenue and return processen, systemen en controls
De zakelijke transacties die onder deze bedrijfsprocessen vallen, zijn grote hoeveelheden dagelijkse verkoop, retouren en kasinstroomtransacties .
2. Uitgaven en terugkeerprocessen, systemen en controles
De zakelijke transacties die onder deze bedrijfsprocessen vallen, zijn grote volumes uitgaven, retouren en kasuitstroomtransacties. Payroll en aankoop van vaste activa zijn ook in deze categorie.
3. Conversieprocessen, systemen en besturingselementen
De zakelijke transacties in deze categorie zijn grondstoffen en onderhanden werk transacties.
4. Administratieve processen, systemen en besturingselementen
De zakelijke transacties die administratief zijn, zijn beleggingen, leningen en kapitaaltransacties.
Al deze zakelijke transacties resulteren in T-accounts die zijn ingesteld in de processen van het grootboek , systemen en besturingselementen. Vanuit het grootboek worden zowel interne als externe financiële overzichten ontwikkeld. Interne financiële rapporten kunnen een verouderingsschema zijn voor debiteuren of een statusoverzicht van de verkoopinventaris. Externe financiële verslagen zouden de resultatenrekening , de balans en het kasstroomoverzicht zijn .
Soorten boekhoudinformatiesystemen
Er zijn meerdere soorten of categorieën boekhoudinformatiesystemen. Wat een bedrijf gebruikt, hangt af van het type bedrijf , de grootte van het bedrijf, de behoeften van het bedrijf en de verfijning van het bedrijf:
Handmatige systemen
Handmatige boekhoudkundige informatiesystemen worden meestal gebruikt door zeer kleine bedrijven en thuisbedrijven. Als een systeem volledig handmatig is, hebt u het volgende nodig: brondocumenten , grootboek, algemeen tijdschrift en speciale journaals of dochterbladen die u mogelijk nodig heeft.
Legacy-systemen
Legacy-systemen bevinden zich vaak in bestaande bedrijven en werden gebruikt voordat de informatietechnologie net zo geavanceerd werd als nu. Hoewel oudere systemen ouderwets lijken, hebben ze een aantal duidelijke voordelen voor het bedrijf. Ze bevatten waardevolle historische gegevens over het bedrijf. Het vaste personeel is geneigd om het systeem te leren kennen en begrijpen. Een legacy-systeem is meestal aangepast aan de specifieke behoeften van een individueel bedrijf. Dit soort aanpassingen vindt u niet in algemene boekhoudsoftwarepakketten.
Helaas hebben legacy-systemen ook aanzienlijke nadelen. Vaak hebben ze geen documentatie. Het is meestal moeilijk om vervangende onderdelen te vinden omdat hardware en software mogelijk verouderd zijn. Zelfs de computertaal die oudere systemen gebruiken is meestal een oudere taal.
De meeste legacy-systemen zijn vanaf nul opgebouwd.
Vervanging van legacy-systemen
U kunt uw oude systeem volledig vervangen door een nieuw, up-to-date systeem. Dat is een vrij dure oplossing. U kunt ook uw oude systeem bijwerken. U kunt een procedure gebruiken die schermschrapen wordt genoemd. Dit is een techniek waarbij de gegevens op het computerscherm worden weergegeven en vertaald zodat een nieuwere toepassing deze kan lezen. U kunt ook een integratiesysteem voor bedrijfsapplicaties opzetten. Met dit type systeem worden de verschillende applicaties in uw oude systeem, zoals inventaris, loonlijst en andere, met elkaar in netwerken gebracht.
Als u een SMB bent, wilt u dat uw boekhoudinformatiesysteem up-to-date is om u concurrerend te houden in uw branche, tenzij u de kleinste, op op ware grootte gebaseerde variëteit bent. Er zijn veel opties om uit te kiezen.