Twee benaderingen voor het bijhouden van boekhoudingsdocumenten
Het eerste dat u moet weten, is dat de boekhouding in twee smaken wordt aangeboden: eenmalige invoer en dubbele invoer. Elk heeft zijn voordelen; boekhouding met één toegang is eenvoudiger, zoals je zou verwachten, en kan het juiste systeem zijn voor een eigenaar van een klein bedrijf.
Dubbele boekhouding - nogmaals, geen verrassing - biedt twee journaalboekingen voor elke transactie, een debetboeking en een creditering. Dit is gecompliceerder, maar omdat deze twee items uiteindelijk moeten balanceren (vandaar: "de boeken in evenwicht houden"), biedt het je een manier om fouten te vangen en worden fraude ook gemakkelijker te vangen. Dubbele boekhouding is de gebruikelijke standaard.
De basisboekhoudingsdocumenten en hoe ze doorstromen
- De transactie start elke boekhoudprocedure. Je koopt iets, verkoopt iets - wat dan ook. Het idee is om elke financiële transactie te registreren. Waar je zal opnemen, de transactie is binnen
- De tijdschriften. Dit is de ground-zero van de boekhouding. Elke volgende boekhoudprocedure gaat terug naar een tijdschrift, dat het record is van elke financiële transactie zoals die zich voordoet. U hebt mogelijk afzonderlijke journaals voor verkoop- en kassabonnen en een ander journaal voor uitbetalingen of slechts één journaal met alle transactietypen. Beide benaderingen zijn in orde, maar de belangrijke dingen om te onthouden zijn om elke vermelding op te nemen en de journaal (ten) up-to-date te houden. Uiteindelijk groepeert u al deze items, met behulp van
- Het grootboek. Dit is waar u elk van de journaalboekingen naar het juiste adres in het grootboek per transactietype overboekt of "plaatst". Dit maakt het sneller om individuele transacties op te zoeken en biedt op een bepaald moment - vaak aan het einde van de maand of het kwartaal - een basis voor het voorbereiden ...
- De proefbalans. Hier vat u al uw incasseringsmeldingen samen (we gaan ervan uit dat u de dubbele-invoerroute bent gegaan) en al uw kredietgegevens. Ze moeten overeenkomen. Als dat niet het geval is, moet u helemaal teruggaan naar uw transactierecords in uw dagboek en vooruit werken om te zien waar de fout is opgetreden. Zodra alles in balans is, kunt u voorbereiden ...
- De financiële verklaring. Op dit moment is je harde werk de moeite waard. U hebt nu een document dat geldverstrekkers, overheidsinstanties - elke entiteit die wil weten wie u financieel bent voordat zij zaken met u doen - zullen accepteren.
Dit is de kortste schets van het boekhoudproces, vanaf het begin in transacties tot de productie van de financiële verklaring. U moet meer weten voordat u uw eigen boekhoudsysteem begint, maar u weet nu waar u naartoe gaat.
Meer informatie over accountingdocumenten en de grondbeginselen van accounting
Als u dit zelf doet, en met name als u kiest voor de ambitieuzere methode met dubbele invoer, investeer dan in een of meer basisbegrippen over dit onderwerp. "The Accounting Game: Basic Accounting Fresh from the Lemonade Stand" maakt het leerproces bijvoorbeeld een beetje minder vervelend door de instructie te baseren op het runnen van een limonadekraam.
Het is beschikbaar op Amazon.
Een andere aanpak is om te beginnen met een systeem zoals Quickbooks, dat een duidelijke en populaire methode biedt voor dubbel boekhouden en duidelijke instructies voor het gebruik van het boekhoudsysteem van Quickbooks.