Meer en meer bedrijven gebruiken deze scanners op het verkooppunt.
Volgens de algemeen aanvaarde boekhoudprincipes ( GAAP ) kunnen bedrijven een periodiek of permanent voorraadsysteem gebruiken. Hieronder, ontdek het verschil tussen de twee systemen en wat het beste zou werken voor uw bedrijf.
Periodiek voorraadsysteem
Door periodiek voorraadbeheer kan een bedrijf de beginvoorraad en de eindinventaris in een boekhoudperiode kennen, maar wordt de voorraad niet dagelijks bijgehouden. Voorraad wordt bijgehouden door een aantal fysieke inventaris. In dit systeem worden alle aankopen geregistreerd in een aankopenaccount. Wanneer de fysieke voorraad is voltooid, wordt het saldo in de aankopenrekening verplaatst naar de voorraadrekening, die op zijn beurt wordt aangepast om overeen te komen met de kosten van de eindinventaris.
De berekening van de kosten van goederen die worden verkocht in het kader van het periodieke inventarisatiesysteem is:
Voorraadinventarisatie + aankopen = kosten van voor verkoop beschikbare goederen
Kostprijs van voor verkoop beschikbare goederen - voorraadafsluiting = kosten van verkochte goederen
De kosten voor het beëindigen van de voorraad kunnen worden berekend met behulp van de LIFO- of FIFO-methoden voor voorraadboekhouding of andere minder gebruikelijke methoden. Beginvoorraad beëindigt voorraad van de vorige periode.
Perpetual inventory systeem
Een eeuwigdurend voorraadvolgsysteem registreert voorraadsaldi van voorraad na elke transactie via systemen voor inventarisatie van verkooppunten .
Het elimineert de noodzaak voor de winkel om te sluiten voor het inventariseren van de feitelijke inventaris, aangezien permanente voorraadsystemen zorgen voor een continu voorraadbeheer. Eeuwigdurende voorraadsystemen houden een lopende rekening bij van de bedrijfsinventaris.
Perpetuele voorraadsystemen houden meer archivering in dan periodieke voorraadsystemen. Elk voorraaditem wordt bijgehouden in een afzonderlijk grootboek. Deze voorraadboeken bevatten informatie over de kosten van verkochte goederen, aankopen en voorraad bij de hand. Perpetuele voorraadbeheersystemen zorgen voor een hoge mate van beheersing van de bedrijfsinventaris door het management.
Doorlopende inventarisatiesystemen geven de bedrijfseigenaar een overzicht van wat er wordt verkocht, waar het werd verkocht toen het werd verkocht en tegen welke prijs het werd verkocht. Als gevolg hiervan kunnen bedrijven meer dan één locatie hebben met één gecentraliseerd voorraadbeheersysteem.
Zelfs met een permanent voorraadbeheersysteem moet het bedrijf nog minstens eenmaal per jaar afsluiten om een periodieke of handmatige voorraadopname te doen. De gescande gegevens moeten de bedrijfseigenaar precies vertellen welke voorraad bij de hand moet zijn. Het grote voordeel van het uitvoeren van een periodieke voorraadtelling is om te bepalen hoeveel voorraad is verloren, gestolen of onderhevig aan bederf.
Perpetual vs Periodical Inventory Management
Als uw bedrijf klein is, of als u geen extra geld heeft om te investeren, kan periodiek voorraadbeheer een betere keuze voor u zijn, omdat u kunt afrekenen met slechts een kassa en een eenvoudige boekhoudprocedure. Als u services verkoopt in plaats van producten, hebt u misschien geen voorraadbeheersysteem nodig, tenzij u een restaurant heeft of als u in de horecabranche bent.
Naarmate uw bedrijf groeit, wilt u misschien overstappen naar een permanent voorraadbeheersysteem, omdat u op elk moment het saldo in uw voorraadrekening kunt kennen. Grote bedrijven hebben meestal perpetuele voorraadsystemen in plaats van periodieke voorraadsystemen, omdat de rest van hun financiële en boekhoudsystemen zijn geautomatiseerd.