Een factuur, soms een verkoopfactuur genoemd, is een document dat door een aanbieder van een product of dienst aan de koper wordt verzonden. De factuur legt een verplichting voor de koper op om te betalen, waardoor een vordering wordt gecreëerd. Met andere woorden, de factuur is een schriftelijke verificatie van de overeenkomst tussen de koper en de verkoper van de goederen of diensten.
Facturen vormen een belangrijk onderdeel van het systeem voor boekhouding en administratie van uw bedrijf omdat ze verkooptransacties registreren.
Wat omvat een factuur?
De gebruikelijke secties op een factuur omvatten:
- De datum waarop de factuur is gemaakt. Vergeet dit niet! De datum van de factuur start de klok die op de klant tikt. Als u voorwaarden hebt (een tijdslimiet voor betaling), wilt u de datum opnemen zodat iedereen weet wanneer de betaling moet worden voldaan.
- Namen en adressen van klant en leverancier. Als u de factuur maakt in de boekhoudsoftware, hebt u misschien alleen het e-mailadres van de klant nodig, maar het is nog steeds een goed idee om het fysieke adres te verzamelen en op te nemen, voor het geval u een echte brief of document moet sturen.
- Neem contact op met namen van personen bij de twee bedrijven (of bedrijf en persoon). Het is een goede relatie met klantenrelaties om ervoor te zorgen dat u de namen correct spelt.
- Beschrijving van gekochte artikelen , producten of diensten, inclusief prijzen en hoeveelheden. Vaak heb je standaard artikelbeschrijvingen en inventarisnummers. Maar wees zo specifiek en gedetailleerd mogelijk wanneer u de factuur aanmaakt. Dit voorkomt verwarring en "Ik wist het niet" problemen.
- Betalingsvoorwaarden. De provider kan bijvoorbeeld 'netto 30 dagen' opgeven, wat betekent dat het volledige bedrag binnen 30 dagen moet worden betaald.
Hoe een klant factureren
U gebruikt mogelijk online boekhoudsoftware , of misschien gebruikt u een voorgedrukte factuur die u gaat invullen. Het proces werkt op dezelfde manier voor beide factureringsprocessen.
U bereidt een factuur pas voor nadat u het product of de service aan de klant hebt verzonden of geleverd.
- Begin met het identificeren van de klant . In sommige gevallen wilt u mogelijk ook een subklant of een taak identificeren in het bestand van die klant.
- Neem eerdere documentnummers op die gerelateerd zijn aan deze verkoop, inclusief een inkooporder of verkoopovereenkomst of prijsopgave.
- Identificeer de verkochte en geleverde artikelen . Gewoonlijk zou u de naam van het product of de dienst, hoeveelheid (of tijd, voor diensten) en tarief (per item of per uur) vermelden. Als u online software gebruikt, wordt het totaal voor elk artikel berekend. Dit is de plaats waar u een artikel mogelijk moet classificeren als ' terugbesteld' .
- Elk item krijgt een eigen regel en het totaal van alle regels wordt toegevoegd.
- Vervolgens neemt u informatie op over alle aanbetalingen die al door de klant zijn gedaan of over kortingen die op deze factuur zijn toegepast.
- U kunt klanten verschillende betaalmethoden aanbieden, waarbij u mogelijk een korting geeft voor contante betaling.
- Vermeld de verzendvoorwaarden voor verzonden producten. Er zijn twee typen: FOB-verzendpunt of FOB-bestemming. (F OB staat voor "gratis aan boord." ) Als de voorwaarden FOB-verzendingspunt zijn, betaalt de verzender (dat is de verkoper) de verzendkosten. Als de voorwaarden FOB-bestemming zijn, betaalt de koper de verzendkosten. Het is ook een goed idee om op te merken of de klant het item of de items ophaalt voor het geval er een vraag is over het item dat wordt ontvangen.
- Neem de verkoopvoorwaarden op. Dat wil zeggen, wanneer wilt u dat de koper betaalt en geeft u elke korting voor vervroegde betaling? De voorwaarden zijn uitgedrukt als deze 2/10 Net / 30. Dat betekent dat u een korting van 2% geeft als de betaling binnen 10 dagen wordt ontvangen en het volledige saldo binnen 30 dagen wordt betaald.
Facturen kunnen worden gemaild of per e-mail of per fax naar een klant.
Wanneer een klant betaalt, moet het factuurnummer worden vermeld op de kassabon en worden gematcht met de kassabon in uw boekhoudsoftware, dus het is duidelijk dat de factuur is betaald. De betaling neemt het openstaande bedrag op van uw debiteurrekening.
Facturen versus bestellingen
Facturen worden soms verward met inkooporders . Aankooporders (PO's) bevinden zich vóór de transactie en facturen zijn na de transactie. Inkooporders registreren een bestelling van een klant bij een leverancier of leverancier.
Een factuur registreert daarentegen de ontvangst van het product of de dienst en, zoals hierboven vermeld, de betalingsvoorwaarden. Inkooporders worden door veel bedrijven gebruikt als onderdeel van een goedkeuringsproces. Sommige bedrijven vereisen inkooporders voor producten of diensten voor een bepaald bedrag.
Facturen versus facturen
Het verschil tussen een factuur en een factuur is de focus en het standpunt. De factuur wordt aangemaakt door een leverancier en is een verklaring van diensten of producten die aan een klant zijn geproduceerd en geleverd, inclusief het verschuldigde bedrag. Een factuur kan worden aangemaakt voor of nadat het product of de service is ontvangen. Het komt vaak voor dat een factuur bij de producten wordt geleverd, zodat de ontvanger de artikelen kan afvinken om er zeker van te zijn dat ze allemaal aanwezig zijn.
Een factuur is een betalingsverzoek. Een rekening wordt meestal beschouwd vanuit het standpunt van de klant. Het is gebruikelijk om een factuur zonder factuur te ontvangen, zoals in een restaurant of winkel. Een rekening wordt meestal gegeven met de verwachting van onmiddellijke betaling.
Enkele voorbeelden van facturen
Deze voorbeeldfactuur bevat Canadese informatie, maar geeft u een idee van wat een factuur bevat .
Hier zijn enkele stapsgewijze instructies voor het maken van een factuur.