Inkooporders zijn over het algemeen voorgedrukt, genummerde documenten die zijn gegenereerd door het financiële beheersysteem van de verkoper. Met andere woorden, als u een boekhoudsoftware zoals QuickBooks gebruikt , maakt het bij het bestellen van producten van een leverancier een inkooporder voor u in het systeem. Het doel van de PO is om een traceerbaar document te maken binnen uw boekhoud- of kassasysteem dat op allerlei voordelige manieren kan worden gebruikt om uw bedrijf te runnen.
Hoe het werkt met een voorraadsysteem
- Een PO vertelt uw voorraadsysteem wat u op bestelling hebt. Als u een open-to-buy-systeem gebruikt , weet het geen product meer te bestellen omdat het al bestelt is.
- Het kan aankoopspecificaties vaststellen bij de leverancier. Het bevat bijvoorbeeld duidelijk de hoeveelheden van elk product dat u bestelt, maar het beschrijft ook de betalingsmethode, de voorwaarden waarvan u betaalt voor de producten (inclusief daten ) en de methode waarin u wilt dat de producten naar uw product worden verzonden. op te slaan.
Veel leveranciers hebben een set of standaardsysteem dat ze gebruiken voor facturering en vracht. Dus zonder instructies ontvangen ze standaard UPS-grond wanneer ze naar u worden verzonden. Maar je hebt het misschien sneller nodig, en de PO kan dat communiceren.
- Een PO is een verantwoordingsdocument voor alle partijen. Het is heel gemakkelijk om fouten te maken bij het bestellen. Maar als alles op schrift is, is het moeilijk te beargumenteren. Ik kan me vele keren herinneren dat ik verkeerd werd gefactureerd en gefactureerd van een leverancier, maar mijn bestelling had om het te ondersteunen en het omgekeerd of gerepareerd te krijgen.
Een voorbeeld hiervan, ik kreeg een factuur voor 300 dozen schoencrème en toen ik 300 stuks bestelde. Er zitten 100 stukjes in een doos, dus je kunt je voorstellen hoeveel hoger de factuur was dan hij had moeten zijn.
- Wanneer de goederen bij de verkoper aankomen, kunt u deze bij de PO inchecken en controleren of de zending correct is. Ten vijfde kunnen alle medewerkers hierbij betrokken worden. Een medewerker kan bijvoorbeeld een bestelling plaatsen en een andere kan deze ontvangen.
Ik herinner me mijn eerste winkel 26 jaar geleden toen we geen PO-systeem hadden. Aangezien ik degene was die bestelde, moest ik ook alles controleren om zeker te zijn dat het goed was. Niet efficiënt gebruik van mijn tijd als winkeleigenaar.
Een van de andere voordelen van inkooporders is uw kredietwaardigheid. Banken zullen vaak naar uw PO's kijken om te bepalen of u solvabel bent. Een solide inkooporderproces kan u helpen om goedgekeurd te worden. Een slechte zal ertoe leiden dat u geen lening krijgt. Het kan ook worden gebruikt voor krediet bij de leverancier. Sommige leveranciers kunnen bijvoorbeeld vereisen dat u contant betaalt wanneer u bestelt. Na een periode van zakendoen met u kunnen ze u toestaan een PO in te voeren ten opzichte van een creditcard. Dit is enorm in het beheren van uw cashflow .
PO's zijn een gangbare praktijk in de detailhandel. En elke POS- of boekhoudsoftware die u in uw winkel zou kunnen installeren, heeft een PO-component voor u.