Het verzenden van professionele professionele e-mail komt neer op het creëren van gewoonten die gericht zijn op duidelijke, beknopte en gepaste communicatie.
1. Gebruik een zakelijk e-mailadres
Wanneer u een bedrijfseigenaar bent en zaken doet namens uw bedrijf, moet u ervoor zorgen dat u een zakelijk e-mailadres gebruikt. Idealiter betekent dit dat u een zakelijk adres (dwz uwnaam@uwbedrijf) hebt dat u gebruikt voor alle zakelijke communicatie.
Als dat niet mogelijk is, kunt u een gratis e-mailadres maken met uw bedrijfsnaam (bijv. Uwbedrijfsnaam@gmail.com). Het gebruik van een persoonlijk e-mailadres dat duidelijk geen verband houdt met uw bedrijf kan in het slechtste geval uw professionaliteit schaden en in veel gevallen wordt u misschien niet serieus genomen.
2. Houd berichten kort en zoet
Er is niets mis met het in detail uitleggen van dingen; het kan duidelijkheid verschaffen en misverstanden verminderen. Maar wanneer een e-mailbericht begint te lijken op een roman, kunt u snel de aandacht van de ontvanger verliezen en het probleem verwarren met irrelevante informatie. Om dit te voorkomen, blijf bij één onderwerp per e-mail en als u meer informatie wilt opnemen, gebruik dan vetgedrukte subkoppen, zodat de belangrijkste details duidelijk zijn.
3. Gebruik beschrijvende onderwerpregels
Heb je ooit een e-mailbericht geopend op basis van het onderwerp en ben je uiteindelijk helemaal in de war en een beetje geïrriteerd toen het om iets heel anders ging? Omdat u al uw e-mails bewaart die u beperkt tot één onderwerp per bovenstaande tip, moet u er ook voor zorgen dat uw onderwerpregel over dat onderwerp en niets anders gaat.
Dit zal niet alleen de ontvanger helpen, maar het zal ook helpen om het voor u gemakkelijker te maken om uw eigen e-mailinbox te beheren .
4. Toon het naar beneden
Het is gemakkelijk om dingen te laten vliegen wanneer u een e-mail verzendt, omdat u zich misschien beschermd voelt door uw computerscherm, maar sommige gesprekken kunnen gemakkelijk verkeerd worden begrepen in e-mail. In feite, zonder verbale communicatie aanwijzingen om het bericht dat u verzendt te temperen, kan elke e-mail op de verkeerde manier worden afgenomen. Als u een bericht verzendt dat twijfelachtig is, herlees het dan voordat u het verstuurt en als u het nog steeds niet zeker weet, kunt u beter de telefoon opnemen.
5. Maak uw e-mailhandtekening nuttig
Offertes, promoties en nieuwsbrieven aanmeldingen in een e-mailhandtekening kunnen in sommige situaties effectief zijn, maar deze items mogen nooit uw gebruik van uw e-mailhandtekening overtreffen voor waarvoor deze bedoeld is - het verstrekken van uw contactgegevens. Uw eerste e-mail of antwoord moet minimaal een e-mailhandtekening bevatten met uw volledige naam, bedrijf en URL. Een telefoonnummer, titel en het opnieuw instellen van uw e-mailadres doet ook geen pijn.
6. Controleer uw spelling en proeflezen
Spellingcontrole is eenvoudig. Maak er een standaardinstelling van in uw e-mailclient om alle berichten te controleren voordat u ze verzendt.
E-mail is informeler en er is wat meer clementie met spelling en grammaticale fouten, maar het ziet er niet naar uit om een bericht vol fouten te sturen. Het laatste dat u wilt, is een slechte indruk maken omdat u haast hebt om een e-mail te sturen en uw spelling en grammatica overslaat.
E-mail is een belangrijke manier van communiceren in het bedrijfsleven, zelfs als dit niet uw eerste voorkeur is. Door deze best practices voor zakelijke e-mail te volgen, kunt u uw e-mailcommunicatie professioneel en productief houden en kunt u erop vertrouwen dat de indruk die u maakt een goede is.