De onderstaande tips helpen u bij het afstemmen van uw communicatievaardigheden zodat u tijd kunt besparen, stress kunt verminderen en productiever kunt worden door effectief te communiceren in elke interactie die u in uw kleine onderneming hebt.
Beperk afleidingen en luister
Luisteren is de sleutel tot effectieve communicatie, maar het is niet altijd gemakkelijk. Een manier om een betere luisteraar te worden, is door tijdens uw gesprekken afleidingen te beperken die het moeilijk maken om te horen en te absorberen wat anderen zeggen. Dat kan betekenen dat u uw e-mailclient sluit, uw beltoon uitschakelt of de deur naar uw kantoor sluit. Door deze kleine dingen te doen, zorgt u ervoor dat de persoon met wie u praat, uw volledige aandacht heeft.
Het is ook belangrijk om interne afleidingen te beperken, dat wil zeggen, alles wat er in je geest gebeurt. Wanneer je verschillende onderwerpen hebt om aan te pakken tijdens een vergadering of een gesprek door hen heen te rennen om al je ideeën eruit te krijgen, kan dit verleidelijk zijn, maar dit veroorzaakt verwarring en kan de andere persoon het gevoel geven dat zijn of haar inbreng niet belangrijk is.
Vertragen en onthoud dat communicatie een tweerichtingsverkeer is. Breng een give-and-take tot stand waardoor beide partijen hun zegje kunnen doen.
Wees responsief
Een van de ergste dingen die u kunt doen wanneer een conflict ontstaat, of iemand heeft een klacht over uw bedrijf, producten, diensten, enz. Negeert het. In de meeste gevallen moet onmiddellijk een reactie worden gegeven, ook al is het slechts een korte verklaring dat u het probleem zult onderzoeken.
Als je wacht totdat je alle informatie hebt die nodig is voordat je de ongelukkige partij bereikt, kunnen ze niet alleen ongelukkig maar nu ook boos worden. Houd de communicatielijnen open in alle situaties door zo reactief mogelijk te zijn en ervoor te zorgen dat de mensen die contact met u opnemen het gevoel hebben dat hun probleem belangrijk voor u is.
Stel de juiste vragen
Zoveel communicatie is afhankelijk van het verkrijgen van de informatie die je nodig hebt, en vaak betekent dit dat je de juiste soort vragen moet stellen. Er zijn aanwijzingen over welke vragen je zou moeten stellen in elk deel van het gesprek dat je hebt. Je moet in staat zijn om naar die aanwijzingen te luisteren en erachter te komen welke vragen de informatie zullen ontrafelen die je nodig hebt.
Overweeg het geval van een werknemer die zijn doelstellingen niet heeft bereikt en over het algemeen niet tevreden is op het werk. Als u niet de juiste vragen stelt, komt u misschien nooit aan de wortel van het probleem te pas, wat van alles kan zijn, van persoonlijke problemen tot onbetwistbaar.
Haal het meeste uit vergaderingen
Vergaderingen zijn berucht omdat ze tijdverspillers zijn als ze niet goed gepland en grondig georganiseerd zijn. Als u de organisator bent, is het eerste wat u moet doen om ieders tijd te respecteren en uw vergadering zo efficiënt mogelijk te houden, om dit van tevoren te plannen.
Neem vervolgens de tijd om een agenda voor te bereiden die de aandachtspunten schetst en een structuur voor de vergadering schept.
Hier volgen enkele andere slimme vergadertips waarmee u ervoor kunt zorgen dat uw vergaderingen productief zijn:
- Bevestig de vergadertijden in de juiste tijdzones één tot twee dagen vóór de vergadering.
- Wijs een moderator voor vergaderingen toe die de vergadering beheert en ervoor zorgt dat deelnames aan de agenda blijven.
- Stimuleer input en vragen van iedereen in de vergadering.
- Maak aantekeningen of wijs iemand anders toe om notities te maken, om de belangrijke details van de vergadering vast te leggen.
Combineer communicatiemethoden
Face-to-face of voice-to-voice communicatie is ideaal om tijdsproblemen te voorkomen die vaak met e-mail worden veroorzaakt. Maar het kan ook meer vragen en verwarring creëren als alle betrokken partijen niet op dezelfde pagina staan.
Zelfs als het grootste deel van uw communicatie via de telefoon of bij netwerkevenementen plaatsvindt , kunt u samenvattende e-mails maken waarin staat wat er is besproken, wat de volgende stappen zijn en wie waarvoor verantwoordelijk is. Het kan een geweldige manier zijn om verschillende communicatiemethoden te combineren voor meer effectieve (en minder verwarrende) toekomstgerichte communicatie.
Focus op klantenservice
Goede klantenservice is afhankelijk van tweerichtingscommunicatie. Vaak als er conflicten ontstaan met klanten, communiceert de sleutel tot de oplossing om het probleem bloot te leggen en blijft communiceren totdat er een oplossing wordt gevonden.
Een manier om langdurige relaties met uw klanten te onderhouden, is door open communicatielijnen te houden. Het betekent vragen om input over hoe het gaat en hoe ze denken over de producten en diensten die u aanbiedt. Het kan worden bereikt aan het einde van een project, tijdens dagelijkse gesprekken, met een focusgroep of via formele enquêtes.
Gebruik de feedback die u ontvangt
Als u al met uw klanten communiceert, ontvangt u waarschijnlijk regelmatig feedback, zelfs als u dit niet via formele methoden vraagt. Het kan een goudmijn zijn van nuttige informatie over hoe uw bedrijf, producten en services worden waargenomen door klanten en potentiële klanten. Om effectief te zijn, moet u deze gegevens gebruiken om uw processen te wijzigen en te verbeteren. Maak een proces om de feedback die u ontvangt op één plek te verzamelen en zet vervolgens elke maand of twee de tijd uit om de gegevens te analyseren en een plan op te stellen voor het implementeren en bijhouden van verbeteringen.
Uiteindelijk kan effectieve communicatie een van de belangrijkste vaardigheden zijn die u in uw bedrijf gebruikt. Als uw communicatievaardigheden enige verfijning kunnen gebruiken, neem dan de tijd om te analyseren hoe u communiceert en de resultaten van uw communicatie. Richt u vervolgens op manieren waarop u het na verloop van tijd kunt verbeteren. Het zal u misschien verbazen hoeveel dat uw relaties met personeel, klanten en collega's ten goede verandert.