Goed belastingregistratie is misschien wel de belangrijkste administratie voor uw bedrijf. De Internal Revenue Service (IRS) vereist dat u bepaalde belastinggegevens voor bepaalde perioden en andere records voor verschillende perioden bewaart. U wilt geen belastingtijd om rond te lopen en moet in paniek raken omdat uw bedrijf zijn belastinggegevens niet op orde heeft. Belastinggegevens in wanorde kunnen u aftrekken en als u een audit zou krijgen, kan dit een probleem veroorzaken en kost het geld. U wilt immers alle aftrekposten krijgen die u kunt en een back-up kunnen maken.
Hier volgen acht tips voor het bewaren van belastinggegevens, hoe u ze kunt bewaren en hoe lang u ze moet bewaren:
01 - Stel een Good Accounting Software-systeem op
Uw uiteindelijke belastingaangifte is een product van uw goede boekhouding via uw boekhoudsoftware-systeem in eigen beheer.
02 - Bewijslast voor belastingheffing op ondernemingen
Wanneer u een boeking doet, zoals inkomsten, uitgaven en inhoudingen, op uw belastingaangifte, heeft u wat bekend staat als de bewijslast voor hen. U moet kunnen aantonen dat u recht heeft op bepaalde aftrekken en kosten om in aanmerking te komen voor aftrek.
Hoe stel je bewijs vast? Door een goede administratie, natuurlijk. Als u gegevens hebt die deze aftrekposten en uitgaven onderbouwen, hebt u uw verantwoordelijkheid op u genomen om de bewijslast voor de IRS te dragen. Neem geen aftrek of claim geen inkomsten zonder documentatie waaruit blijkt dat u de bewijslast draagt.
03 - Brondocumenten voor boekhoudjournalen
De brondocumenten voor aankopen voor uw bedrijven, zoals geannuleerde cheques, ontvangsten, kassatapes en andere, zijn de gegevens waaruit u uw boekhoud- en journaalboekingen maakt. Ze zijn ook uw documentatie voor belastingaftrek voor uw bedrijf die u aan het einde van het belastingjaar neemt. Brondocumenten die goed worden bewaard, kunnen u ver brengen met een goede administratie.
De originele papieren documenten moeten bij de grootboeken worden bewaard waar u de transactie registreert. Als back-up moet elk brondocument in geval van brand of een andere ramp worden gescand naar het juiste computerbestand en worden opgeslagen op een flashstation.
04 - EFT en uw zakelijke betalingen
Technologie verandert de manier waarop we onze bedrijven runnen. In plaats van papieren cheques voor transacties te schrijven, gebruiken we vaak creditcards of bankpassen of elektronische overboekingen (EFT) om de rekeningen te betalen. Hoe zorgen we ervoor dat we onder deze omstandigheden over de juiste brondocumenten voor de IRS beschikken?
Als u elektronische overboeking of creditcards / betaalpassen gebruikt, gebruikt u de financiële overzichten die door uw bank zijn uitgegeven als brondocumenten. Voor EFT moet de verklaring het volgende bevatten: het overgedragen bedrag, de naam van de begunstigde en de datum waarop de overdracht door de financiële instelling op de rekening is geboekt. Voor creditcards / betaalkaarten moet de verklaring het volgende bevatten: het bedrag in rekening gebracht, de naam van de begunstigde, de transactiedatum.
Het bewijs van betaling op zich hoeft nog niet te betekenen dat u recht heeft op een belastingaftrek. Bewaar creditcardbewijzen en facturen om uw claim op een aftrek te onderbouwen.
05 - Dagelijkse en maandelijkse samenvatting van geldontvangsten en uitbetalingen
Uw dagelijkse en maandelijkse kassabonnen en werkblad met geldbetalingen zijn goud waard. Alles wat u in uw boekhoudkundige grootboeken en tijdschriften hebt gemist, kunt u waarschijnlijk hier vinden. Nogmaals, u zult brondocumentatie nodig hebben. Verschotten zoals uitgaven voor telefoon- en internetdiensten en voor vrachtkosten per vrachtwagen / auto kunnen hier worden opgehaald als mogelijke belastingaftrek.
06 - Aandacht voor uw kleine kasfonds
Alle transacties die worden verricht in het kader van het kleine kasfonds moeten worden behandeld als contante betalingen met een brondocument. Sommige zijn mogelijk fiscaal aftrekbaar .
07 - Personeelsbelastingaftrek
De loonheffingen op werknemers zijn complex. De belastinggids richt zich meestal op persoonlijke belasting, maar dit artikel vat de fiscale gevolgen van bedrijfsbelasting voor werknemers samen. Houd ongebruikelijk goede gegevens bij voor uw werknemers.
08 - Hoe lang moet u uw belastingaangiften behouden?
Volgens de Internal Revenue Tax Code moet u uw administratie bewaren zolang ze nodig zijn voor het beheer van een deel van de belastingcode.
Als u werknemers heeft, moet u hun gegevens bijhouden binnen een periode van niet minder dan vier jaar. Om veilig te zijn, houd werknemersregistraties een periode van niet minder dan 7 jaar. Als u belasting verschuldigd bent, bewaar uw gegevens dan niet minder dan drie jaar. Als u een eigendom bezit, houdt u dan uw administratie bij totdat de periode van beperkingen afloopt voor het jaar waarin u de woning in een belastbare staat vervreemdt. Als u geen inkomsten rapporteert, moet u dit melden en het is meer dan 25% van het bruto-inkomen op de aangifte, bewaar uw gegevens gedurende 6 jaar.