Hoe een Small Business Chart of Accounts op te zetten
Het rekeningschema instellen
Wanneer u een nieuw bedrijf start, stelt u uw rekeningschema in als een eerste stap bij het vaststellen van het boekhoudsysteem van uw bedrijf.
Kleine bedrijven hebben niet allemaal hetzelfde rekeningschema. De rekeningen die u in het rekeningschema opneemt, zijn afhankelijk van het type bedrijf. Als u bijvoorbeeld een servicebedrijf hebt, heeft u geen voorraadrekening. Als u een bedrijf heeft dat producten verkoopt, heeft u een voorraadrekening nodig.
Wanneer u uw rekeningschema opstelt, denk dan aan de toekomst. Denk niet alleen aan de accounts die u nu nodig heeft voor uw kleine onderneming. Denk aan de rekeningen die u mogelijk 5 of 10 jaar later nodig heeft en neem deze op in uw grafiek. U heeft misschien nu geen werknemers, maar over een paar jaar kunt u werknemers toevoegen aan uw bedrijf, dus voeg die accounts toe, nu dat u in de toekomst misschien nodig zult hebben. Mogelijk moet u tijdens uw afwezigheid accounts toevoegen aan uw rekeningschema.
U moet een nummeringssysteem maken voor uw rekeningschema. Als u een geautomatiseerd boekhoudsysteem gaat gebruiken, moet uw rekeningschema gebaseerd zijn op een viercijferig nummeringssysteem.
Een blok met nummers wordt meestal toegewezen aan elk van de categorieën waaruit het rekeningschema bestaat, en blanco nummers worden aan het einde overgelaten om in de toekomst aanvullende accounts toe te voegen.
Als onderdeel van de boekhoudcyclus wordt het rekeningschema gebruikt voor journaaltransacties. Er zijn vijf categorieën in het rekeningschema .
Vijf categorieën in het rekeningschema
- Middelen
- Passiva
- Eigen vermogen
- Omzet
- uitgaven
Middelen
U wilt uw rekeningschema organiseren , net zoals het formaat van de balans van het bedrijf. In de activacategorie houdt u bij wat uw bedrijf bezit. U wilt mogelijk dat uw inventariscategorie begint met het getal 1000. Dat is meestal het aantal geautomatiseerde boekhoudprogramma's dat wordt gebruikt. Nummer elke activarekening in een reeks zoals 1000, 1010, 1020, enzovoort, te beginnen met vlottende activa en door te gaan naar vaste activa.
Vlottende activa omvatten rekeningen voor contant geld, zoals contanten in uw betaal- en spaarrekeningen. Mogelijk heeft u klanten aan wie u krediet verleent, zodat u een debiteurenaccount nodig heeft . Als u producten verkoopt, heeft u een voorraadrekening nodig .
Voer na uw vaste-activarekening een rekening voor geaccumuleerde afschrijving in. De geaccumuleerde afschrijving is altijd een negatief getal op de balans en houdt rechtstreeks verband met uw vaste activa, want dat is wat u deprecieert. Laat geen ruimte over voor andere accounts tussen vaste activa en geaccumuleerde afschrijvingen. U heeft mogelijk afschrijvingen op meer dan één vast activum opgebouwd. U kunt uw gebouwen, voertuigen, bedrijfsapparatuur , enzovoort, afschrijven.
Passiva
De categorie passiva houdt in dat u de schuldverplichtingen van uw bedrijf bijhoudt of wat uw bedrijf in de toekomst verschuldigd is of kan zijn. Misschien wilt u het nummer van de verplichtingen beginnen met nummer 2000. Net zoals bij de categorie Activa, wilt u de traditionele vorm van de balans volgen bij het ontwikkelen van het gedeelte over verplichtingen van het rekeningschema. U hebt een sectie Kortlopende schulden en een rubriek Langlopende schulden.
Het gedeelte kortlopende schulden bevat kortetermijnschuldrekeningen zoals crediteurenadministratie, het account waarop u zult opnemen wat u aan uw leveranciers verschuldigd bent. Het bevat ook uw periodetoerekening . Accrual-rekeningen omvatten wat u verschuldigd bent in loonheffingen en omzetbelastingen. Je hebt ook een account voor opgebouwde lonen. U kunt ook een kortlopende aansprakelijkheidsrekening hebben voor te betalen creditcards en kortlopende leningen .
In de toekomst kunt u wat langlopende schulden aangaan, zoals een hypotheek. U moet ruimte opnemen in uw rekeningschema voor andere langlopende schuldenrekeningen .
Eigen vermogen
Eigen-vermogensrekeningen omvatten uw investering in het bedrijf. Als u besluit om andere investeerders ergens langs de lijn aan te nemen, moet u rekeningen opnemen voor gewone aandelen en misschien preferente aandelen . U wilt een account voor ingehouden winsten voor eventuele winsten die u terugplooit in het bedrijf. Meestal start u de aandelenrekeningen van de eigenaar met 3000.
opbrengsten
Verkoopomzet is de eerste rekening in het rekeningstelsel met betrekking tot de resultatenrekening . Verkoopopbrengsten zijn de primaire inkomstenbron voor uw bedrijf. Meestal begint dit gedeelte van het rekeningschema met 4000. Naast de verkoopopbrengstrekening wilt u misschien ook een rekening opnemen voor verkoopkortingen en verkoopteruggaven en -rechten. U wilt ook een rekening voor rentebaten opnemen voor alle inkomsten die u verdient met de beleggingen van uw bedrijf.
Verkoopkosten of kosten van verkochte goederen is meestal het volgende type rekening dat moet worden overwogen. Zelfs servicebedrijven moeten verkoopkosten in rekening brengen. U neemt ook rekeningen op voor kortingen van leveranciers , verzendingskosten en diverse verkoopkosten.
uitgaven
De laatste categorie die in het rekeningschema wordt vermeld, is de onkostendecategorie die gewoonlijk 5000 is genummerd. Een handige manier om uitgaven in het rekeningschema te vermelden, is door te kijken naar schema voor de belastingopzet voor interne belastingaangifte C en de manier te volgen waarop uitgaven op die lijst worden vermeld. het formulier. Dat maakt het gemakkelijk voor u en uw accountant wanneer de belastingtijd komt. Ontwikkel een account voor elk van de kosten die zijn vermeld in Schedule C plus alle andere kosten die specifiek zijn voor uw bedrijf. Laat verschillende lege accounts beschikbaar voor het geval u ze in de toekomst nodig heeft. Wijs een nummer toe aan het bereik van 5000-5999.
Als u zover bent gekomen, heeft u het rekeningschema ontwikkeld voor zowel de balans als de resultatenrekening . U bent nu klaar om deze informatie te gebruiken om de boekhoudkundige tijdschriften en het grootboek voor uw bedrijf te ontwikkelen.