De boekhouding bij een bedrijf is de basis van het boekhoudsysteem van het bedrijf. Boekhouders zijn verantwoordelijk voor het vastleggen en classificeren van de boekhoudkundige transacties van het bedrijf en technieken voor het registreren van die transacties.
Als u een eigenaar van een klein bedrijf bent, moet u ofwel uw eigen boekhoudsysteem opzetten of iemand inhuren om het voor u in te stellen. Als u als zelfstandige werkt en het een eenmanszaak is, doet u het zelf. Als u personeel in dienst neemt en veel groei verwacht, kunt u een controller inhuren om uw financieel beheer en boekhouding af te handelen. Als uw bedrijf groeit, maar u anticipeert op trage groei, kunt u eenvoudig een accountant of boekhouder inhuren om het boekhoudsysteem te beheren.
Wat doet de accountant?
Wanneer de boekhouder de financiële transacties van het bedrijf registreert en classificeert, neemt de boekhouder de volgende stappen en analyseert, evalueert, rapporteert en interpreteert hij financiële informatie voor het bedrijf.
Wat doet een controller?
De controller is in feite de belangrijkste rekenplichtige van het bedrijf. Hij / zij is verantwoordelijk voor het opzetten en onderhouden van het boekhoudsysteem van het bedrijf. De controller is verantwoordelijk voor financiële en management accounting; met andere woorden, op een passende en verantwoorde manier reageren op de boekhoudgegevens van de onderneming. Een controller wordt meestal ingehuurd als een bedrijf groter wordt.
Boekhouding met en zonder een computerprogramma
Deze tutorial over boekhouden leert u elementaire boekhouding zonder een computerprogramma te gebruiken. Waarom moet je dat weten, omdat er zoveel computerprogramma's zijn die je kunt gebruiken? Heb je ooit het gezegde gehoord: "Garbage in, garbage out?" Je moet de basis boekhouding achter wat je invoert in het computerprogramma begrijpen om de juiste informatie in te voeren. Een latere tutorial zal gaan over het gebruik van een computerprogramma om de boekhouding voor uw bedrijfsorganisatie af te handelen.
01 - Moet u Single of Double Entry Bookkeeping gebruiken?
Als uw bedrijf van elke omvang en complexiteit is, wilt u een boekhoudsysteem met dubbele invoer opzetten. Voor elke transactie worden minstens twee boekingen gemaakt. Er wordt een afboeking gedaan op één rekening en er wordt een credit geboekt naar een andere boekhouding. Dat is de sleutel tot dubbel boekhouden .
02 - Moet u Cash of Accrual Accounting gebruiken?
Een van de eerste beslissingen die u moet nemen bij het opzetten van uw boekhoudsysteem, is of u al dan niet een contant of boekhoudsysteem wilt gebruiken. Als u vanuit een eenpersoonskantoor een klein, éénpersoonsbedrijf vanuit huis of zelfs een grotere adviespraktijk exploiteert, wilt u misschien geld opnemen met contant geld . Als u kasboekhouding gebruikt, registreert u uw transactie wanneer contant geld daadwerkelijk van eigenaar verandert. Contant geld kan van alles zijn, van echt geld tot elektronische overboeking. Soms starten bedrijven hun bedrijf met cash-accounting en schakelen ze over naar accrual accounting wanneer ze groeien.
Als u uw klanten krediet gaat aanbieden of als u krediet van uw leveranciers wilt aanvragen, moet u een accrual-boekhoudsysteem gebruiken. Met behulp van accrual accounting registreert u onmiddellijk aankopen of verkopen, zelfs als het geld pas op een later tijdstip van eigenaar verandert, zoals in het geval van crediteuren of debiteuren.
03 - Basisprincipes - Activa, passiva en eigen vermogen begrijpen
Voordat u uw boekhoudsysteem opzet, moet u de basisrekeningen van het bedrijf begrijpen - activa , passiva en eigen vermogen . Activa zijn die dingen die het bedrijf bezit , zoals de voorraad en debiteuren. Verplichtingen zijn die zaken die het bedrijf verschuldigd is , zoals wat ze verschuldigd zijn aan hun leveranciers (crediteuren), bank- en zakelijke leningen, hypotheken en andere schulden op de boeken. Eigen vermogen is het eigendom van de ondernemer en alle investeerders in het bedrijf.
Evenwicht tussen de boeken
Om uw boeken in evenwicht te houden, moet u deze items zorgvuldig volgen en zeker zijn dat de transacties die betrekking hebben op activa, passiva en eigen vermogen correct en op de juiste plaats worden geregistreerd. Er is een sleutelformule die u kunt gebruiken om ervoor te zorgen dat uw boeken altijd in evenwicht zijn. Die formule wordt de boekhoudkundige vergelijking genoemd :
Activa = verplichtingen + eigen vermogen
De boekhoudkundige vergelijking betekent dat alles wat het bedrijf bezit (activa) wordt afgewogen tegen vorderingen tegen het bedrijf (verplichtingen en eigen vermogen). Verplichtingen zijn claims op basis van wat u leveranciers en geldschieters verschuldigd bent. Eigenaars van het bedrijf hebben vorderingen op de resterende activa (eigen vermogen).
Beginvoorwaarden voor boekhouden met betrekking tot de boekhoudkundige vergelijking
Laten we activa, passiva en eigen vermogen van naderbij bekijken, zodat u volledig begrijpt wat er allemaal in zit.
- Activa : als u kijkt naar de indeling van een balans , ziet u de activum-, passiv en vermogensrekeningen. Activumrekeningen starten meestal met de geldrekening en de verhandelbare effectenrekening. Vervolgens worden de debiteurenadministratie ontvangen en worden vaste activa zoals terreinen, gebouwen en installaties en apparatuur vermeld. Dat zijn tastbare activa. Je kunt ze echt aanraken. Bedrijven hebben ook immateriële activa zoals goodwill van klanten.
- Passiva : de passiefrekeningen op een balans omvatten zowel kortlopende als langlopende schulden. Kortlopende schulden zijn meestal crediteuren en overlopende rekeningen. De crediteuren zijn meestal wat de onderneming te danken heeft aan haar leveranciers, creditcards en bankleningen. Overlopende posten bestaan uit verschuldigde belastingen, inclusief verschuldigde omzetbelasting en federale, staats-, socialezekerheids- en Medicare-belasting op de werknemers, die over het algemeen driemaandelijks worden betaald.
- Eigen vermogen : de aandelenrekeningen omvatten alle vorderingen die de eigenaren hebben op het bedrijf. Het is duidelijk dat de bedrijfseigenaar een investering heeft en het is misschien de enige investering in het bedrijf. Als het bedrijf andere investeringen heeft gedaan, wordt dat hier ook overwogen.
04 - Basisprincipes van de inkomstenverdeling - Opbrengsten, uitgaven en kosten
Als u de balans in stap 4 bekijkt, komt u meer te weten over activa, passiva en eigen vermogen. Als u doorgaat naar de resultatenrekening , krijgt u meer informatie over inkomsten, uitgaven en kosten.
Inkomsten zijn alle inkomsten die een bedrijf ontvangt bij de verkoop van zijn producten of diensten. Kosten, ook wel kosten van verkochte goederen genoemd, is al het geld dat een bedrijf besteedt aan het kopen of produceren van de goederen of services die het aan zijn klanten verkoopt. In het account Aankopen worden de gekochte goederen bijgehouden. Onkosten zijn al het geld dat wordt uitgegeven om het bedrijf te runnen dat niet specifiek gerelateerd is aan een product of dienst die wordt verkocht. Een voorbeeld van een onkostenrekening zijn lonen en salarissen.
Een boekhouder is verantwoordelijk voor het identificeren van de rekeningen waarin transacties moeten worden geregistreerd. Als het bedrijf bijvoorbeeld een contante verkoop verricht aan een klant en uw bedrijf gebruikt dubbele boekhoudingen, neemt u de contanten op die zijn ontvangen op de activumrekening Cash en wordt de verkoop geboekt in de omzetrekening met de naam Verkoop. Hier is nog een voorbeeld van een boekhouding voor een contante verkoop. Deze werpt een andere variabele in - wat de boekhouder moet doen als er omzetbelasting bij komt kijken.