Dit vertegenwoordigt een gemiddelde jaarlijkse groei van ongeveer 6% in de komende vier jaar.
Waar het op neer komt is dat e-mail de voorkeursoptie is geworden voor alle zakelijke communicatie en deze trend blijft groeien. Nieuwe technologieën zoals e-maildiensten op cloudbasis, met name Google Apps en Microsoft Office 365, zullen naar verwachting de komende vier jaar snel toenemen.
E-mails kunnen worden verzonden vanaf smartphones , tablets en andere mobiele apparaten. Hoewel dit een groot gemak is, heeft het de neiging om laks te worden met de formaliteit van de inhoud van de communicatie. Mobiele apparaten hebben de manier veranderd waarop we in het zakenleven communiceren, omdat ze ons in staat stellen onmiddellijk te communiceren met onze klanten, partners en werknemers. Omdat de inhoud van de zakelijke e-mail geen verbuigingen bevat, is het echter gemakkelijk voor de ontvanger van de e-mail om de bedoeling van de woorden verkeerd te interpreteren. Om dit ongelukkige resultaat te voorkomen, moeten zakelijke e-mails zo zakelijk en zakelijk zijn als zakelijke brieven zijn.
Bedenk dat decennia geleden de enige manier om schriftelijk met een klant te communiceren; verkoper of medewerker was door een formele brief te gebruiken. De vervaardigde letter vereiste alle decorum en correctheid van een geschreven communicatie. Als het niet in een envelop met betaalde post wordt verstuurd, werd het misschien per fax verzonden.
Of de brief nu werd verzonden of per fax werd verzonden, het vertegenwoordigde een juridisch bindende mededeling die "op schrift gesteld" was.
Dit is ook het geval bij elke verzonden e-mail: het is een juridisch bindende mededeling omdat deze schriftelijk is. Er is geen sprake van horen zeggen wanneer een bedrijf schriftelijk communiceert. Daartoe moet e-mailcommunicatie altijd voldoen aan dezelfde richtlijnen en principes voor het schrijven van een professionele brief. Periode.
Het schrijven van een zakelijke e-mail is heel anders dan het schrijven van een tekst of een Instant Message (IM). Deze vormen van communicatie zijn ontworpen voor een snelle en informele scherts tussen vrienden. Daarom is de taal van teksten en IM's die zijn eigen uitdrukkingen zoals LOL, ROFL en vele andere bevat acceptabel voor een chat met een vriend, maar deze hebben geen plaats in een professionele zakelijke e-mail.
Evenzo voor emoji's. Emoji's zijn ook een nieuwe taal die is ontwikkeld en geëvolueerd met de verspreiding van communicatie via mobiele apparaten. Dezelfde regel over het afzien van het gebruik van teksttaal en afkortingen moet van toepassing zijn op het gebruik van emoji's - deze nieuwe taal hoort niet thuis in een zakelijke e-mail. Hoewel het verleidelijk kan zijn om wat smiley-gezichten erin te strooien om het punt in een zakelijke e-mail te accentueren, weer, omdat e-mails onderhevig zijn aan de interpretatie door de ontvanger, weersta de verleiding om de e-mail met dit informele jargon aan te kleden.
Wanneer u vanaf dit moment een zakelijke e-mail verzendt, stel u dan voor dat u voor een typemachine zit, met een dikke standaardbrief of een vel papier van Legal-formaat en dat u op het punt staat een formele brief te schrijven die door u ondertekend wordt bij de onderaan de laatste pagina en per post verzonden of per fax verzonden.