Ze kunnen echter ook voor ervaren presentatoren rampspoed betekenen als u een van deze cruciale Powerpoint-fouten maakt. De sleutel tot succes is om ervoor te zorgen dat uw diavoorstelling een visueel hulpmiddel is en geen visuele afleiding .
Gebruik voor de beste resultaten deze gebruikelijke 'zeven hoofdzonden' van Powerpoint-presentaties.
1. Verschuift overgangen en geluidseffecten.
Ze worden de focus van de aandacht, die op zijn beurt het publiek afleidt. Erger nog, wanneer een presentatie met verschillende effecten en overgangen veel langzamer op een computer wordt uitgevoerd dan waarop deze is gemaakt, is het resultaat een trage, bijna komische weergave. Dergelijke gimmicks verbeteren zelden de boodschap die u probeert te communiceren. Tenzij je presenteert op een science fiction-congres, laat je de lasergestuurde tekst achterwege!
Laat de fade-ins, fade-outs, doekjes, blinds, dissolves, checkerboards, cuts, covers en splitjes over aan Hollywood-filmmakers. Zelfs "builds" (tekstregels die verschijnen elke keer dat je met de muis klikt) kunnen storend werken. Focus op uw boodschap, niet op de technologie.
2. Standaard clipart.
Dood aan scherm bonen! Powerpoint is nu zo wijdverbreid dat de bijgevoegde clipart een "visueel cliché" is geworden. Het toont een gebrek aan creativiteit en een vermoeide aanhankelijkheid aan een standaardvorm.
Zorg er eerst voor dat u grafische afbeeldingen nodig heeft om uw boodschap te verbeteren. Gebruik in dat geval uw eigen gescande foto's of afbeeldingen van betere kwaliteit van bedrijven zoals PhotoDisc.
Schermafbeeldingen kunnen realisme toevoegen bij het presenteren van informatie over een website of computerprogramma. Twee populaire schermopnameprogramma's zijn Snagit (www.techsmith.com) voor Windows en Snapz Pro (www.ambrosiasw.com) voor Macintosh.
Beide zijn beschikbaar als shareware.
3. Presentatiesjablonen.
Nog een visueel cliché. Sjablonen dwingen je om je originele ideeën in te passen in de voorverpakte mal van iemand anders. De sjablonen bevatten vaak afleidende achtergronden en slechte kleurencombinaties. Kies een goed boek over webafbeeldingen en pas dezelfde principes toe op uw dia's. Creëer uw eigen onderscheidende look of gebruik uw bedrijfslogo in een hoek van het scherm.
4. Tekst-zware dia's.
Geprojecteerde dia's zijn een goed medium om een idee grafisch weer te geven of een overzicht te geven. Ze zijn een slecht medium voor detail en lezen. Vermijd alinea's, citaten en zelfs volledige zinnen.
Beperk je dia's tot vijf regels tekst en gebruik woorden en zinnen om je punten te maken. Het publiek kan gemakkelijker belangrijke punten verteren en behouden. Gebruik uw dia's niet als sprekernota's of om eenvoudig een overzicht van uw presentatie te projecteren.
5. Het "ik" -paradigma.
Presentatoren scannen een tabel of afbeelding vaak rechtstreeks vanuit hun bestaande zakelijke gedrukte bedrijfsmateriaal en voegen deze toe aan presentaties in diavoorstellingen. De resultaten zijn bijna altijd suboptimaal. Print-afbeeldingen zijn meestal bedoeld om van 8-12 inch te worden bekeken in plaats van vanaf een aantal voeten te worden bekeken. Meestal zijn ze te klein, te gedetailleerd en te tekstueel voor een effectieve visuele presentatie.
Hetzelfde geldt voor de tekengrootte; 12-punts lettertype is voldoende als de tekst voor je staat. Zoek in een diavoorstelling naar een lettertype van minimaal 40 punten. Onthoud het publiek en verplaats de cirkel van 'mij' naar 'wij'. Zorg ervoor dat alle elementen van een specifieke dia groot genoeg zijn om gemakkelijk te kunnen worden gezien. Grootte doet er echt toe.
6. Lezen.
Een mondelinge presentatie moet zich richten op interactief spreken en luisteren, niet lezen door de spreker of het publiek. De eisen van gesproken en geschreven taal verschillen aanzienlijk. Gesproken taal is korter, minder formeel en directer. Het lezen van tekst ruïneert een presentatie. Een gerelateerd punt heeft te maken met hand-outs voor het publiek.
Een van uw doelen als presentator is om de aandacht van het publiek vast te houden en vast te houden. Als u materiaal distribueert vóór uw presentatie, leest uw publiek de hand-outs in plaats van naar u te luisteren. Vaak zijn delen van een effectieve presentatie afhankelijk van het creëren van spanning om het publiek te engageren.
Als het publiek alles kan lezen wat je gaat zeggen, is dat element verloren.
7. Geloof in technologie.
U weet nooit wanneer een apparaatstoring of incompatibele interfaces u zullen dwingen om uw presentatie op een andere computer te geven. Wees voorbereid door een back-up van je presentatie op een CD-ROM te maken.
Nog beter is een compact-flashgeheugenkaart met een adapter voor het PCMCIA-slot in uw notebook. Hiermee kunt u nog steeds last-minute wijzigingen aanbrengen. Het is ook een goed idee om een paar kleurtransparanten van uw belangrijkste dia's voor te bereiden.
In het slechtste geval werkt geen enkele technologie en heb je geen visuals om te presenteren. Je moet nog steeds een uitstekende presentatie kunnen geven als je je op het bericht concentreert. Maak uzelf altijd vertrouwd met de presentatie, oefen het en wees klaar om het publiek te engageren, ongeacht de technologie die beschikbaar is. Het is bijna een verloren kunst.
Dr. Joseph Sommerville heeft de titel "The Presentation Expert" gekregen om professionals te helpen bij het ontwerpen, ontwikkelen en leveren van effectievere presentaties. Hij is het hoofd van Peak Communication Performance, een in Houston gevestigd bedrijf dat wereldwijd werkt om professionals te helpen bij het ontwikkelen van vaardigheden op het gebied van strategische communicatie.