Wanneer zijn geschenken, beloningen, bonussen belastbaar?
Eerst twee vragen stellen
- Zijn deze geschenken / onderscheidingen / bonussen belastbaar voor de werknemers? Als ze belastbaar zijn, moet u alle toepasselijke federale, staats- en lokale inkomsten en VAIS-belastingen aftrekken. U moet ook andere werkgelegenheidsbelastingen (bijvoorbeeld werkloosheidsbelasting ) over deze bedragen betalen.
- Zijn deze geschenken / onderscheidingen / bonussen aftrekbaar als zakelijke kosten? Om aftrekbaar te zijn, hebben deze items vaak limieten. Als u de limieten kent, kunt u het bedrag van het geschenk bepalen.
Relatiegeschenken aan werknemers
Uw bedrijf kan elk jaar maximaal $ 25 aan een persoon aftrekken, inclusief werknemers. Zie I RS-publicatie 463 voor meer informatie over geschenklimieten. Het kennen van de antwoorden op deze vragen kan u helpen goede beslissingen te nemen om op de juiste manier te belasten en af te trekken.
Cadeaukaarten en cadeaubonnen voor werknemers
Cadeaubonnen en de nieuwere cadeaubonnen zijn voor het grootste deel belastbaar voor werknemers omdat ze kunnen worden omgezet in contanten. Er is enige discussie geweest over de vraag of kleine bedrag cadeaubonnen / certificaten ($ 25 of minder) niet konden worden onderworpen aan belastingen, omdat het "de minimis" -voordelen (een klein bedrag) zijn, maar de IRS heeft hier geen richtlijnen voor gegeven, dus het is het beste om uw belastingadviseur te raadplegen en om ze als belastbaar te beschouwen.
Als u cadeaubonnen of cadeaubonnen verstrekt, moet u de belasting op werknemersbetalingen voor deze geschenken achterwege laten of deze bruteren (zie hieronder). tastbaar persoonlijk bezit .
Bonussen aan eigenaren en werknemers
Bonussen voor werkgevers / eigenaars zijn legitieme zakelijke kosten en kunnen onder bepaalde omstandigheden worden afgetrokken.
Bekijk eerst de bonussen voor eigenaren / aandeelhouders:
- S Bedrijven kunnen bonussen aftrekken voor aandeelhouders en eigenaars, zolang ze hun aandelen bezitten op het moment dat de bonus wordt betaald.
- C Bedrijven kunnen alleen bonussen aftrekken voor aandeelhouders / eigenaren die een 50 procent of hoger eigendom hebben op het moment dat de bonus wordt betaald.
- Voor eenmanszaken , partnerschappen en naamloze vennootschappen (LLC's) zijn bonussen geen aftrekbare bedrijfskosten omdat de eigenaren / partners / leden door de IRS als zelfstandige worden beschouwd. Dit is een situatie waarin het hebben van een bedrijf en het hebben van een werknemer van dat bedrijf kan resulteren in meer belastingaftrek .
Bonussen aan werknemers worden beschouwd als inkomsten en zijn belastbaar voor de werknemer. U moet inkomstenbelastingen en VAIS-belastingen op werknemersbonussen inhouden (tenzij de werknemer de maximale sociale zekerheid voor het jaar overschrijdt.) Als u besluit uw werknemers een bonus te geven, moet u hen de mogelijkheid geven om hun inhoudingsvergunning te wijzigen (op formulier W -4) voor dat loonstrookje, en verander het voor volgende salarisstroken. Veel werknemers willen graag hun bonuscontrole wijzigen, zodat ze meer van de bonus ontvangen. (Zie hieronder hoe u dit kunt doen.)
Employee Awards en belastingverminderingen
Hier zijn de implicaties van het uitgeven van personeelsprijzen:
- Aftrekbaarheid. U kunt de kosten van werknemersawards van uw bedrijfsbelastingen aftrekken, tot maximaal $ 400 voor toekenningen van tastbaar persoonlijk eigendom (zoals een horloge) voor elke medewerker per jaar. Dit omvat serviceprijzen en veiligheidsprijzen. Er zijn ook limieten aan werknemersonderscheidingen door partnerschappen. Lees het onderstaande artikel voor meer informatie.
- Belastbaarheid. Service- en veiligheidsprijzen zijn niet belastbaar voor werknemers als ze beperkt zijn. Er zijn limieten aan serviceprijzen (niet gedurende de eerste vijf jaar, en niet vaker dan elke vijf jaar) en veiligheidsprijzen (niet tot meer dan 10% van de werknemers). Toekenningen boven de limieten zijn belastbaar.
Bronvermelding of "opwaarderen" van werknemersgeschenken of bonussen
Medewerkersgeschenken zijn meestal klein genoeg, zodat u zich geen zorgen hoeft te maken over werknemers die hun bronaftrekken willen wijzigen.
Maar voor grotere bonussen moet u werknemers de mogelijkheid geven om hun W-4-inhoudingsaftrekbedrag te wijzigen voor dat ene salaris. U moet werknemers toestaan hun W-4-formulieren zo vaak te wijzigen als zij willen.
Sommige werknemers zullen hun inhouding willen wijzigen om meer van de bonus te ontvangen. Voor dit proces zijn twee W-4-formulieren nodig: een voor de kleinere broncode bij de ene cheque en een andere om terug te keren naar de oorspronkelijke bronbelasting van de werknemer.
In sommige gevallen wilt u misschien een bonus bruteren. Dat wil zeggen, u geeft de werknemer meer toe te staan voor inhouding. Als u bijvoorbeeld een medewerker een bonus van $ 1000 geeft, is de bonuscheque mogelijk pas bij wijze van spreken $ 750. Je kunt een hoger bedrag voor de bonus berekenen, zodat de cheque de volledige $ 1000 toont. U geeft de werknemer dus een grotere bonus om rekening te houden met de extra belastingen. Paycheckcity heeft een gross-up calculator die u kunt gebruiken om het nettobedrag van een bonuscheck te bepalen, rekening houdend met loonheffingen.
Disclaimer: de informatie in dit artikel en op deze site is alleen voor algemene informatiedoeleinden. Deze belastingaangelegenheden zijn ingewikkeld en elke situatie is anders, dus u moet uw belastingadviseur raadplegen voordat u iets doet dat een belastingplicht voor werknemers kan zijn of dat van invloed kan zijn op de aftrekbaarheid van een werknemersgeschenk.
Voor meer informatie: IRS Werkgeversgids voor extralegale voordelen