Waarom contant betalen is een slecht idee
Hoewel het niet illegaal is om werknemers en onafhankelijke contractanten contant te betalen, is het om veel redenen geen goede zakelijke praktijk. Sommige bedrijven gebruiken contant geld om werknemers te betalen in een poging om loonbelasting te vermijden , en sommige werknemers vragen om contante betalingen om inkomstenbelastingen te ontduiken.
Dit artikel bespreekt juridische en fiscale kwesties en federale wetten met betrekking tot inkomstenbelastingen, loonheffingen en andere belastingaangelegenheden.
Loon- en belastingaangelegenheden bij het contant betalen van werknemers
- Werkgevers moeten loonbelasting (federale en staat inkomstenbelasting en VAIS (sociale zekerheid / Medicare) belasting) inhouden van werknemersbeloning;
- Werkgevers moeten ook de loonbelasting, inclusief de werknemer- en het werkgeversgedeelte van VAIS-belastingen, aan de IRS rapporteren en betalen
- Andere belastingen op de werkgelegenheid moeten worden betaald op de inkomsten van de werknemers , inclusief werkloosheidsbelastingen , en betalingen voor het compensatiefonds van de nationale werknemers
- Werkgevers moeten het inkomen van werknemers elk jaar op formulier W-2 melden. Dit omvat contante inkomsten.
- Werkgevers moeten de geschiktheid van nieuw ingehuurde werknemers voor het werk verifiëren met behulp van formulier I-9 of het E-Verify-systeem. Deze verificatie plaatst de werknemer in het federale systeem en als deze werknemers contant worden betaald, kunnen kruiscontroles bij bureaus pogingen onthullen om loonbelasting te voorkomen door contant te betalen.
Effect van contante betalingen op werknemers
- Medewerkers die contant zijn betaald en die geen vastgehouden VAIS-belastingen hebben, worden inkomsten uit de sociale zekerheid geweigerd die kunnen worden gebruikt bij het berekenen van hun potentiële voordelen voor de sociale zekerheid.
- Evenzo komen werknemers die niet "op de loonlijst staan" niet in aanmerking voor werknemerscompensatie of werkloosheidsuitkeringen.
CPA Gail Rosen zegt dit over het contant betalen van werknemers:
Het illegaal contant betalen van werknemers kan naast belastingproblemen ook tot ernstige problemen leiden. Wanneer een werknemer "niet in de boeken" is, kun je plotseling voorwaardelijke verplichtingen hebben die echt rampzalig kunnen zijn.
Als een werknemer gewond raakt tijdens het werk en in het ziekenhuis belandt, wordt hem gevraagd of hij zich tijdens het werk pijn heeft gedaan. Als de gewonde werknemer ja antwoordt, dan zijn ze gedekt onder de werknemersvergoeding. Je hebt een serieus probleem, als je geen compensatie betaalde voor arbeiders, omdat je ze contant betaalde. Hetzelfde geldt voor het niet betalen aan het fonds voor arbeidsongeschiktheid en werkloosheid. Als u bijvoorbeeld de werknemer ontslaat en werkloos wordt, krijgt u auditors bij u aan de deur.
Betaalde kinderen, echtgenoten of familieleden in contanten
Het loon van kinderen jonger dan 18 jaar die werkzaam zijn in uw bedrijf zijn onderworpen aan dezelfde bronbelasting, loonbelasting en werkbelastingverplichtingen als andere werknemers. Als u uw eigen kinderen aanneemt, zijn ze mogelijk niet onderworpen aan VAIS-belastingen, maar hun lonen moeten aan de IRS worden gemeld. Lees meer over het inhuren van uw kinderen als werknemers.
Het inhuren van uw echtgenoot of andere familieleden om voor uw bedrijf te werken en contant te betalen, kan deze persoon ook de voordelen van de sociale zekerheid ontnemen.
En alle andere hierboven genoemde kwesties, waaronder uw wettelijke verantwoordelijkheid om loonheffingen te melden en te betalen, zijn van toepassing.
Onafhankelijke contractanten in contanten betalen
Veel bedrijven betalen contractmedewerkers (vrijetijdsarbeid, zomerarbeiders). Hoewel betalingen aan onafhankelijke contractanten minder problemen hebben dan die van werknemers, zijn twee zaken de moeite van het vermelden waard:
- Betalingen aan contractmedewerkers moeten jaarlijks worden gerapporteerd op formulier 1099-MISC , en
- U moet de identiteit van de belastingplichtige verifiëren voor onafhankelijke contractanten; als de ID van de belastingplichtige niet kan worden geverifieerd, moet u een back-up van de vergoeding van de aannemer nemen.
Contante betalingen aan verkopers en anderen met wie u zaken doet, moeten nog worden onderbouwd als u wilt dat deze contante betalingen worden afgetrokken als uitgaven voor uw bedrijfsbelastingaangifte . Zelfs kleine betalingen in contanten moeten worden betaald via een klein kasfonds , met de juiste documentatie.