Hoe het inkomstenverslag van een werknemer wordt aangemaakt en gebruikt
Het loonrecord van een medewerker is een record van de berekening van het salaris van een werknemer, voor elke betaalperiode gedurende het jaar, met een actueel totaal year-to-date.
Wat is inbegrepen in een winstboek van werknemers
Het personeelswinstrecord bevat de volgende informatie en berekeningen voor elk salaris.
- Eerst wordt het brutoloon berekend, voor het uurloon en voor de werknemers in loondienst.
- Vervolgens worden de federale, staats- en lokale bronbelastingen berekend op basis van het brutobetalingsbedrag. Het federale inkomstenbelastingbedrag wordt berekend op basis van het W-4-formulier van de werknemer.
- De VAIS-belastingaftrek (sociale zekerheid en Medicare) wordt berekend op basis van brutoloon.
- Andere vrijwillige aftrekposten zijn inbegrepen.
- Alle inhoudingen en aftrekkingen worden opgeteld.
- Nettoloon wordt berekend als brutoloon minus totale inhouding en inhoudingen.
Een voorbeeld van één regel uit een werknemersrecord:
Dit is één record, vanaf één betaalperiode voor één werknemer. De inhoudingen worden getotaliseerd. Het nettoloon is het brutoloon minus totale inhouding.
Werknemers-inkomstenverslag
| Brutoloon | Federale inkomstenbelasting ingehouden | Staats Inkomstenbelasting ingehouden | VAIS Belasting ingehouden | Totaal ingehouden | Netto salaris |
| $ 850.00 | $ 170.00 | $ 65,02 | $ 25.99 | $ 261,01 | $ 588,99 |
Hoe een werknemer-inkomstenverslag wordt gebruikt
De informatie over het werknemersrecord heeft verschillende doelen:
- Het primaire doel van deze record is om het nettoloon van de werknemer te berekenen (het loonstrookje)
- Het record wordt aan de medewerker gegeven om aan te tonen hoe de berekeningen zijn uitgevoerd, voor het geval de werknemer vragen heeft.
- Het record wordt gebruikt om alle personeelswinsten voor het jaar bij te houden, om het W-2-formulier voor te bereiden - het jaarlijkse loon- en belastingoverzicht - dat na het einde van het jaar aan de werknemer wordt gegeven.
- De totalen voor alle werknemers voor de betalingsperiode, voor federale, staats- en FICA-belastingheffing, worden op betaalrekeningen geboekt voor rapportagedoeleinden voor formulier 941 - het kwartaalverslag van de werkgever
- De te betalen rekening voor VAIS-belastingen wordt ook toegevoegd aan de werkgeversbijdrage., Die overeenkomt met de inhouding door de werknemer. Dus in het bovenstaande voorbeeld zijn zowel de werknemer als de werkgever $ 65,02 verschuldigd voor deze betaalperiode.
- Het gecombineerde totaal van de bronbelasting voor inkomstenbelasting en VAIS-belastingen, plus de werkgeversbijdrage aan VAIS-belastingen, wordt berekend en naar de IRS gestuurd.
- De totalen voor het achterhouden van VAIS worden gecontroleerd, om er zeker van te zijn dat het gedeelte van de sociale zekerheid wordt stopgezet wanneer de werknemer het maximum voor de sociale zekerheid voor het jaar bereikt.
- Het brutoloon wordt gemonitord om een aanvullende Medicare-belasting op te nemen als het brutoloon van de werknemer een bepaald bedrag overschrijdt.
Overige items die mogelijk worden opgenomen in de winstcijfers van een werknemer
Naam, adres en sofinummer van de werknemer,
Burgerlijke staat van de werknemer en aantal vrijstellingen (vanaf formulier W-4), voor het berekenen van federale inkomstenbelastingen.
Inhoudingen voor vrijwillige bijdragen van werknemers aan gezondheidsplannen voor werknemers;
Inhoudingen voor werknemersbijdragen aan 401 {(k) of 403 (b) -plannen
Gegevens over secundaire arbeidsvoorwaarden die aan werknemers zijn betaald en hoe hun waarde is bepaald
Periodes van tewerkstelling voor elke werknemer
Speciale betalingen zoals ziekengeld , forfaitaire verlofuitkeringen, invaliditeitsuitkeringen en levensverzekeringsbetalingen.
Vergoedingen voor reizen, maaltijden en entertainment voor werknemers, of dagelijkse uitgaven
Vergoeding voor gebruik door werknemers van een persoonlijk voertuig voor zakelijke doeleinden.
Alle betalingen aan werknemers en personeelsbeloningen moeten worden gecategoriseerd in de inkomstenrecord van de werknemer, zodat ze op formulier W-2 correct kunnen worden geregistreerd voor belastingdoeleinden.