Als u dagvergoedingen gebruikt voor werknemersreizen, is alles wat u werknemers betaalt over het dagtarief belastbaar voor de werknemer.
Hoe Per Diem-tarieven worden bepaald
In de Verenigde Staten stelt de General Services Administration (GSA) het dagloon vast voor elke Amerikaanse stad en staat en voor buitenlandse reizen.
De dagtarieven veranderen elk jaar, meestal op 1 oktober. Het ministerie van Defensie en andere federale instanties gebruiken de GSA-dagritentabel. U kunt de huidige dagelijkse tarieven bekijken door naar deze webpagina voor het beheer van algemene services te gaan: https://www.gsa.gov/travel/plan-book/per-diem-rates.
De dagvergoedingen zijn belangrijk voor werkgevers om te volgen omdat vergoedingen aan werknemers boven de toegestane dagvergoedingen als inkomen aan de werknemers belastbaar zijn. Werkgevers moeten een verantwoordingsplan hebben voor de vergoedingskosten van werknemers om te voldoen aan de IRS-voorschriften met betrekking tot dagvergoedingen.
Hoe de per dag temertabel te lezen
GSA Per Diem-frequentietabel ( CONUS verwijst naar de continentale VS; OCONUS verwijst naar landen buiten de continentale VS) Deze informatie is voornamelijk bedoeld voor werknemers van de Amerikaanse overheid, maar kan worden gebruikt door particuliere werkgevers die de dagprijs willen gebruiken.
De per diem-tabel is nu doorzoekbaar.
U kunt zoeken op staat en stad of op postcode. U ziet een uitsplitsing van overnachtingspercentages per maand en het recht op maaltijden en incidentele kosten aan de rechterkant. Sommige maanden kunnen anders zijn. Merk op dat dit de "maximale accommodatieprijs per maand, inclusief belastingen" is. Over het maximum betaalde bedragen zijn als inkomen aan de werknemers belastbaar.
Zorg ervoor dat u de juiste tabel gebruikt; de CONUS voor de continentale VS en de OCONUS voor buiten de continentale VS Je kunt geen dagvergoedingen gebruiken voor internationale reizen.
Per Diem-tarieven en belastingen
De IRS zegt dat dagvergoedingen niet belastbaar zijn, zelfs als ze de werkelijke uitgaven overschrijden, maar niet als ze de federale rente overschrijden. Als een medewerker bijvoorbeeld in mei 2016 in Tampa is voor een conferentie, kan die werknemer het bedrag van $ 106, plus $ 54 voor maaltijden en incidentele kosten inleveren.
Als u dagboeken voor werknemers wilt gebruiken, moet u deze voor het volledige kalenderjaar gebruiken, maar u kunt de werkelijke uitgaven vergoeden of maaltijden en incidentele kosten voor specifieke locaties gebruiken.
U kunt ook alleen de maaltijden en eventuele bijkomende kosten gebruiken als u rechtstreeks een accommodatie betaalt, accommodatie in natura aanbiedt en de werkelijke verblijfskosten vergoedt. U kunt ook per dag gebruiken voor maaltijden en incidentele kosten voor dagtochten waarbij er geen verblijfskosten zijn.
Meer details, beperkingen en kwalificaties van de IRS
Zoals gebruikelijk bij de IRS zijn er nog veel meer gegevens die u moet weten als u per dag wilt gebruiken voor het reizen van werknemers. Meer informatie over Per Diem-tarieven in IRS-publicatie 463: reis-, entertainment-, geschenk- en autokosten.