Reisuitgaven versus uitgaven voor woon-werkverkeer
Met de IRS kunnen bedrijven uitgaven voor dienstreizen van eigenaren en werknemers aftrekken, maar er zijn geen aftrekposten toegestaan voor de kosten van het woon-werkverkeer. De reden is dat iedereen pendelt (reist naar werk), dus woon-werkverkeer is geen zakelijke maar een persoonlijke uitgave.
Aan de andere kant zijn uitgaven voor dienstreizen zakelijke kosten en daarom aftrekbaar. De IRS maakt een onderscheid tussen woon-werkverkeer en zakenreizen; kosten voor woon-werkverkeer zijn alleen toegestaan in specifieke gevallen, terwijl zakelijke reiskosten meestal worden toegestaan, binnen bepaalde grenzen.
Een opmerking: IRS-voorschriften voor onkostenvergoedingen voor reizen zijn complex; het doel van dit artikel is om u algemene informatie te geven, maar niet om alle details van de IRS-definities en -voorschriften te behandelen. Raadpleeg IRS-publicatie 463 - Reis-, entertainment-, geschenk- en autokosten voor meer informatie.
Wat zijn woon-werkonkosten ?
De afstand tussen uw huis en uw werkplek is uw woon-werkverkeer, en de tijd die u besteedt aan het rijden tussen huis en werk, ongeacht hoe ver, is uw woon-werkafstand. De IRS staat over het algemeen aftrekposten voor woon-werkverkeer niet toe. Zie het op deze manier: iedereen moet aan de slag, zowel werknemers als ondernemers, dus deze kosten maken geen deel uit van uw bedrijf.
In een geval met een belastingrechtbank , een zelfstandige die elke dag van huis naar tijdelijke werklocaties reiste tot een afstand van 96 mijl, en elke avond terug naar huis. Dat is een lange reis, maar het is nog steeds woon-werkverkeer, niet reizen. De belastingrechter zei dat het huis van de arbeider en de tijdelijke werklocaties zich allemaal binnen het algemene grootstedelijk gebied van een grote stad in het Midwesten bevonden, dus de verplaatsingen waren woon-werkverkeer.
Wat moet ik weten om de rijkosten te verlagen?
Om in aanmerking te komen als een aftrekbare uitgave, zijn er drie hurtles die je moet springen:
1. Is het reizen naar woon-werkverkeer? Dat wil zeggen, is een regelmatige heen-en-weer-naar-werklast? Als het om woon-werkverkeer gaat, is het niet aftrekbaar als bedrijfskosten.
Dan,
2. Is er een specifiek zakelijk doel? Kunt u een korte beschrijving van de bedrijfsactiviteit schrijven? Bijvoorbeeld: "naar het kantoor van de klant rijden om een voorstel te bespreken" of "naar de bank gaan om zakelijke ontvangsten te storten." Als u een zakelijk doel kunt aantonen, dan kunt u uitgaven aftrekken.
Dan,
3. Kunnen de specifieke kosten volledig worden afgetrokken of zijn er beperkingen? De meeste zakelijke uitgaven zijn volledig aftrekbaar, maar sommige zijn beperkt. De uitgaven voor entertainment tijdens het reizen kunnen bijvoorbeeld alleen op 50% worden ingehouden.
Wat komt in aanmerking als reiskosten?
Zakelijk reizen, aan de andere kant, is niet woon-werkverkeer, als het aan een van de volgende voorwaarden voldoet:
- Als u ten minste één normale werklocatie buiten uw huis hebt en uw reis naar een tijdelijke werklocatie in dezelfde branche of branche gaat, ongeacht de afstand. Over het algemeen is de IRS van mening dat een tijdelijke werklocatie er is waar uw dienstverband naar verwachting 1 jaar of korter zal zijn.
- De reis gaat naar een tijdelijke werklocatie buiten het grootstedelijk gebied waar u woont en normaal werkt.
- Uw huis is uw hoofdvestiging en de reis is naar een andere werklocatie in dezelfde branche of bedrijf, ongeacht of die locatie regelmatig of tijdelijk is en ongeacht de afstand. De IRS is van mening dat uw woning uw hoofdvestiging is als u uitgaven voor zakelijk gebruik van uw woning aftrekt (niet als werknemer).
Welke zakelijke reiskosten kan ik aftrekken?
Als uw reis niet pendelt, maar zakenreizen is, kunt u reiskosten aftrekken, waaronder:
- Vervoer per vliegtuig, trein, bus of auto tussen uw huis en uw zakelijke bestemming
- Kosten voor taxi, limo of shuttle
- Bagagekosten of verzending van werkgerelateerde materialen (bijvoorbeeld naar een beurs)
- Autokosten , voor gebruik van uw eigen auto of een huurauto (u moet elk persoonlijk gebruik van een auto scheiden, wat niet aftrekbaar is)
- Verblijf en maaltijden, als uw reis 's nachts of lang genoeg is dat u moet stoppen om te slapen of uit te rusten
- Stomerij en wasserij kosten
- Zakelijk telefoneren terwijl u weg bent
- Tips voor zakelijke uitgaven tijdens uw reis
- Andere zakelijke uitgaven tijdens uw reis.
Het is belangrijk om een goede administratie bij te houden van deze uitgaven, zodat u zakelijke doeleinden kunt laten zien.
IRS Uitleg van kortingen voor reizen
De IRS heeft een eenvoudige verklaring van wanneer transportkosten aftrekbaar zijn (als uw huis niet uw primaire plaats van zaken is). Raadpleeg IRS-publicatie 587 - Zakelijk gebruik van uw huis voor meer informatie over hoe u kunt bepalen of uw woning uw belangrijkste bedrijfsadres is.
Lees meer over zakelijke uitgaven voor internationale reizen