Bespaar tijd, geld en hoofdpijn door deze veel voorkomende fouten te vermijden
Hoewel het handig kan zijn om transacties snel te verwerken met een krachtig boekhoudsoftwareprogramma, is het betalen aan het corrigeren van fouten iets dat u wilt vermijden. Het is vaak zo dat het weten wat fouten zijn om naar te kijken het verschil maakt tussen betalen om een fout te herstellen en het de eerste keer goed te doen. U kunt zelfs tijd en geld besparen voor uw kleine bedrijf door de veelgemaakte fouten te voorkomen die kleine bedrijfseigenaren maken bij het bijhouden van hun boekhouding . Hier zijn vijf algemene boekhoudkundige fouten die ondernemers maken en enkele suggesties voor het oplossen ervan:
01 - Per ongeluk opnames van transacties in een voorgaande periode
Balans vorige periode controleren op wijzigingen
Als u transacties in een voorgaande periode hebt geboekt, verandert de balans. Daarom kunt u de balans van uw vorige periode controleren om er zeker van te zijn dat deze niet is gewijzigd sinds u uw boeken voor het laatst hebt gesloten. Als dit is gewijzigd, moet u dit onderzoeken.
02 - Onjuist evenwicht in balans tussen activa en verplichtingen
Activarekeningen moeten debetsaldi hebben, terwijl de passivarekeningen een tegoed moeten hebben. De meest voorkomende oorzaken van het hebben van een onjuist saldo in deze balansrekeningen zijn het posten van boekingen naar de onjuiste rekening, het verkeerd classificeren van rekeningen en het dupliceren van boekingen.
Controleer uw balans op fouten
U controleert de balans om te controleren of activa en passiva de juiste saldi hebben. Als er een account met een onjuist saldo is, kunt u de details van dat account ophalen om de vermeldingen te vinden die de fout hebben veroorzaakt. Deze controle moet minstens maandelijks worden uitgevoerd.
03 - Onjuist saldo in omzet of onkostenevenwicht
Inkomstenrekeningen moeten een creditsaldo hebben, terwijl onkostenrekeningen debetsaldi moeten hebben. Sommige oorzaken van deze fout zijn het posten van boekingen op de onjuiste rekening, het verkeerd classificeren van accounts en het dupliceren van boekingen, wat dezelfde redenen zijn voor het hebben van onjuiste saldi in balansrekeningen.
Controleer uw resultatenrekening op fouten
U controleert uw resultatenrekening om ervoor te zorgen dat inkomsten en uitgaven de juiste balans hebben. Als er een account met een onjuist saldo is, kunt u de details van dat account ophalen om de vermeldingen te vinden die de fout hebben veroorzaakt. Deze controle moet minstens maandelijks worden uitgevoerd.
04 - Onleesbare uitgaven
Boekhoudsystemen voor kleine bedrijven besparen tijd, omdat vermeldingen snel en gemakkelijk kunnen worden gepost. Wanneer informatie wordt ingevoerd, is het ook gemakkelijk om de verkeerde onkostendeclaratie of kostenbeschrijving te kiezen. Onmiskenbare uitgaven houden niet alleen in dat het boekhoudsysteem mogelijk niet goed weergeeft wat er in uw bedrijf leeft, maar kan echte kopzorgen veroorzaken als financiële en fiscale rapportage niet correct is.
Kijk periodiek over uw onkostenverklaringen
Wijs iemand toe om periodiek uw uitgaven te scannen om er zeker van te zijn dat de gegevens redelijk lijken. Als een maaltijduitgave bijvoorbeeld in de lease- onkostendeclaratie wordt geboekt, valt deze meestal op vanwege de beschrijvingsinschrijving. Een andere indicatie dat uitgaven mogelijk verkeerd worden geclassificeerd, zijn onverklaarde budget-tot-werkelijke verschillen.
05 - Niet zoeken naar hulp wanneer nodig
Je hebt de uitdrukking "waardig en slecht" gehoord met betrekking tot mensen die een paar uur van hun tijd spenderen om een paar dollar te besparen. U moet beseffen dat het uw taak is om uw bedrijf te runnen - een aannemer bouwt, een schilder schildert en een makelaar verkoopt. Soms is het gewoon niet de moeite waard om urenlang uren te besteden aan het doornemen van de details van uw boekhouding of aan het onderzoeken hoe u een door u gemaakte fout kunt corrigeren.
Leun op een Professional Accounting Professional
Als je kunt, verdien je meer dan je uitgeven door naar andere zaken te kijken dan je boekhoudkundige problemen, dan zou je moeten overwegen het probleem uit te besteden aan een professionele accountant of boekhouder.
06 - Geen bonnetjes bewaren
U hebt ijverig al uw uitgaven in uw boekhouding vastgelegd. Uw declaratie is een kunstwerk, zonder fouten of weglatingen. Vervolgens wordt u door de IRS gevraagd; zonder kwitanties zijn uw declaraties nutteloos.
Bewaar uw bonnen
Bewaar uw kassabonnen of maak gescande kopieën van alle kassabonnen.
07 - Fout bij het plannen van back-ups
Veel kleine bedrijven vertrouwen op software om het boekhoudwerk voor hen uit te voeren, maar houden geen rekening met systeemcrashes of fouten. Eén enkel probleem kan uw bestanden vernietigen.
Plan routine backups
Plan wekelijkse automatische back-ups met cloudopslag of een specifieke server die voor deze taak is gereserveerd.
08 - Geen personeel trainen
Hoe krachtig uw software ook is, uw personeel moet worden opgeleid om effectief te zijn. Een niet-getraind personeelslid kan per ongeluk uw administratie verwoesten, waardoor al uw uitgaven en winstmeldingen verloren gaan.
Regelmatige training uitvoeren
Houd tijdens het onboarding-proces uitgebreide trainingssessies en ontvang elk kwartaal vernieuwingen om ervoor te zorgen dat al het personeel nauwkeurig informatie kan invoeren en uitvoeren.