Naast administratieve functies zijn de administratief assistent en de uitvoerend secretaris ook verantwoordelijk voor het schrijven of voorbereiden van rapporten, het organiseren en plannen van vergaderingen, het beoordelen van inkomende berichten om hun betekenis te bepalen, het voorbereiden van agenda's voor bestuursvergaderingen, het maken van reisarrangementen, het opstellen van notulen, het uitvoeren van vergaderingen onderzoek, het voorbereiden van correspondentie en het begeleiden en opleiden van junior-office medewerkers.
Deze rollen kunnen verschillende niveaus van ervaring vereisen en hebben een van deze vergelijkbare functietitels:
- Administratief medewerker op instapniveau
- Administratief Medewerker
- Senior administratief assistent
- Uitvoerend secretaris
- Senior uitvoerend secretaris
- Office Manager
- Senior officemanager
Opmerking: de posities van juridische en medische assistenten zijn heel verschillend en vereisen een speciale training die vereist is in het beroep waarin ze werken.
Verschillen tussen administratieve assistenten en uitvoerende secretarissen
De rollen van directiesecretaresses en administratief assistenten overlappen elkaar aanzienlijk, en de verschillen in rollen kunnen per organisatie verschillen. In sommige gevallen richt de uitvoerende secretaris zich op meer administratieve taken voor een manager of leidinggevenden, zoals vergaderplanning, reisplanning, schriftelijke communicatie en zelfs boekhouden. Een administratief assistent kan zich concentreren op meer zakelijke operatietaken en in bepaalde hoedanigheden een leidende rol op zich nemen, agenda's maken voor vergaderingen of conferenties, budgetten beheren en facturering aan leveranciers regelen.
Administratieve assistenten kunnen worden verplicht om een meer gespecialiseerde opleiding te volgen in sommige gevallen waarin het beheren van bedrijfsactiviteiten van cruciaal belang is.
Kerntaakvaardigheden
Zowel directiesecretaresses als administratief assistenten hebben een kernpakket van werkvaardigheden die essentieel zijn in beide rollen. Deze omvatten uitzonderlijke organisatorische vaardigheden, uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden, evenals een sterke aandacht voor detail en professionaliteit.
Ze moeten technische bekwaamheid bezitten met kantoorautomatiseringshulpmiddelen, inclusief essentiële software zoals Microsoft Word, Excel en PowerPoint, en boekhoudhulpmiddelen zoals QuickBooks .
Administratief assistent of uitvoerend secretaris in een klein kantoor
In een klein kantoor worden de verantwoordelijkheden van een administratief assistent of een uitvoerend secretaris meestal uitgevoerd door een verscheidenheid aan kantoormedewerkers. Sommige werkzaamheden kunnen feitelijk door de leidinggevenden van het bedrijf zelf worden uitgevoerd, en de rollen van administratief medewerker of directiesecretaresse kunnen een grotere verscheidenheid aan verantwoordelijkheden omvatten als dat nodig is in de kleinere organisatie.
Administrative Assistant of Executive Secretary in een Medium Office
Naarmate de omvang van een bedrijf toeneemt, neemt de behoefte aan een persoon die sterk georganiseerd is en een grote verscheidenheid aan taken kan uitvoeren, toe. Dit geldt met name voor leidinggevenden die bedrijven leiden die een hoog niveau van vertrouwelijkheid en integriteit vereisen voor het bedrijf dat wordt geleid.
Administratief assistent of uitvoerend secretaris in een groot kantoor
Het is gebruikelijk dat een groot kantoor meerdere administratieve assistenten en / of directiesecretaresses heeft. Bij deze bedrijfsgrootte is het meestal noodzakelijk om een officemanager te hebben die het personeel coördineert dat de leidinggevenden van het bedrijf onderhoudt.
In sommige gevallen vergezelt een administratief medewerker de uitvoerende macht tijdens lange zakenreizen om te helpen met vergaderafspraken, planning en andere belangrijke organisatorische taken.