Hoe betaal ik klanten?
Wanneer u een bedrijf start, moet u een van uw eerste taken zijn om te beslissen hoe u geld van klanten gaat verzamelen .
Hoe u geld van klanten krijgt, hangt af van uw bedrijfstype.
- Als u geld van klanten ontvangt via creditcards of betaalpassen, hoeft u zich geen zorgen te maken over het verzamelen.
- Sommige bedrijven accepteren alleen contant geld, maar er zijn problemen met een contant geldbedrijf, waaronder het niet bijhouden van goede bedrijfsrecords.
- Als u niet wordt betaald op het moment van de verkoop, moet u klanten factureren (inclusief andere bedrijven), wat betekent dat u een manier moet vinden om ervoor te zorgen dat deze rekeningen worden betaald.
Regel # 1 voor het krijgen van betaald door klanten
Het belangrijkste om te onthouden over het factureren en verzamelen van klanten is dat hoe langer de rekening onbetaald is, hoe minder waarschijnlijk het is dat u uw geld krijgt. U moet dus een specifiek verzamelproces opzetten en ervoor zorgen dat u het bij elke klant volgt.
Een systeem voor facturatie-klanten
Voordat u krediet aan klanten verstrekt, begint u met het maken van beleid over het accepteren van krediet, het uitvoeren van kredietcontroles en het communiceren met klanten over uw facturerings- en incassoproces.
Stel vervolgens een systeem op om de informatie over klanten vast te leggen - wie is u geld verschuldigd, hoeveel is verschuldigd en hoe lang het bedrag is verschuldigd.
De meeste zakelijke boekhoudsoftwareprogramma's hebben een klantmodule waarmee u deze gegevens kunt invoeren.
U kunt de facturen invoeren wanneer u het werk doet of het product aflevert, en betalingen invoeren wanneer ze binnenkomen. Maar u moet dit papierwerk bij houden om de debiteuren te kunnen bijhouden ( verschuldigde bedragen).
Een rapport over debiteurenveroudering is uw hulpmiddel bij het bepalen van een factureringsstrategie voor klanten.
Bills uitzenden
Onthoud Collectieregel nummer 1 wanneer u overweegt rekeningen te verzenden. Veel bedrijven sturen slechts één keer per maand rekeningen naar klanten, wat betekent dat ze maximaal zes weken mogen wachten om betaald te worden (een maand om de rekening te verzenden, en enkele weken voordat de klant betaalt).
Verzend vaker facturen of bel tussendoor om klanten eraan te herinneren om te betalen. Sommige bedrijven sturen facturen in batches, waarbij een deel van de klanten wekelijks wordt gefactureerd. Deze batchfacturatie zorgt ervoor dat er steeds contant geld binnenkomt.
Plan uw factuurbrievenstrategie
Uw incassosysteem kan telefoongesprekken, brieven of beide bevatten, afhankelijk van uw type klant. Een strategie is om op een lager niveau van intensiteit en bezorgdheid te beginnen en geleidelijk assertiever en dan agressiever te worden. Deze strategie oplopend niveau kan voor telefoon- of briefherinneringen of e-mailherinneringen werken.
- Level One - "Oeps"
In deze brief wordt ervan uitgegaan dat de klant is vergeten de betaling te verzenden; het is "u hebt dit waarschijnlijk verzonden maar de betaling moet in de e-mail staan.
- Level Two - Wat is er mis?
Deze brief gaat ervan uit dat de klant wil betalen, maar ongebruikelijke omstandigheden verhinderen betaling. Letter twee suggereert betalingsalternatieven, maar geeft een vaste datum waarop betaling moet plaatsvinden.
- Level Three - The Ultimatum
Dit niveau zou een letter moeten zijn. Het gaat ervan uit dat de klant niet zal betalen en vermeldt een vaste datum waarop betalingen moeten worden uitgevoerd of incassoprocessen worden gestart. Verstuur deze brief NIET tenzij u van plan bent om naar deze schulden te gaan.
Als de klant gewoon niet wil betalen, moet u de laatste stap zetten - de persoon naar de rechtbank voor geringe vorderingen brengen of de rekening overlaten aan een incassobureau. Lees meer over uw alternatieven die klanten gewoon niet zullen betalen.
Klanten factureren: alles samenvoegen
Tot slot, neem een beslissing over uw algemene strategie voor facturering. Zul je brieven sturen? Gebruik je de telefoon? Een combinatie? Wanneer verstuur je rekeningen of bel je?
Stel een algemeen systeem samen, met letters en telefoonscripts, en laat alles door uw advocaat beoordelen om er zeker van te zijn dat u zich aan de wet houdt.
Gebruik vervolgens uw rapport over debiteurenveroudering om u te begeleiden bij het werken aan deze klantaccounts en te beslissen over factureringsstrategieën.