Hoe te weten of u een probleem met de voorraadbeheer hebt
Er zijn verschillende methoden die u kunt gebruiken om uw inventariscontroleprocessen onder druk te testen. Eén methode is om een beoordeling te ondergaan van recentelijk gemiste zendingen naar uw klanten. Waren deze gemiste zendingen als gevolg van een gebrek aan inzicht in wat u bij de hand hebt en beschikbaar om te verzenden?
U kunt bijvoorbeeld elk van Deel A 100 hebben gehad en een klant heeft er telkens om 100 gevraagd. Maar ze hadden je tot de volgende week niet nodig om het te verzenden, dus de 100 elk van Deel A zat in je magazijn. De volgende dag belde een andere klant en vroeg om een 100 van elk deel A. U was weg van het kantoor en zorgde voor de veertig miljoen andere dingen die de eigenaar van een klein bedrijf moet regelen, dus uw andere medewerker nam de oproep aan . Die ene andere medewerker controleerde en zag de 100 elk van Deel A daar zitten en stuurde het de tweede klant. De volgende week moest je de 100 elk van deel A naar de eerste klant sturen, en het was er niet.
Uw kleine onderneming heeft mogelijk een probleem met de voorraadbeheer. Het is belangrijk om niet alleen te weten wat uw kleine bedrijf bij de hand heeft, maar ook wat u beschikbaar hebt om te verzenden. In het bovenstaande geval, terwijl uw ene medewerker zag dat u 100 elk van Deel A had om te verzenden, was er geen proces om haar te laten weten dat de 100 elk waren toegewezen aan een andere klant.
Audit van vloer tot blad
Een andere methode die u kunt gebruiken om uw inventariscontrole onder druk te testen, is het uitvoeren van een controle van vloer tot blad. Dat betekent dat u naar uw magazijnvloer (of magazijn, of halkast of garage loopt - waar uw kleine bedrijf zijn inventaris bewaart) en u een aantal items selecteert om te tellen.
We zullen bespreken hoeveel items later moeten worden geteld, maar als u klaar bent, neemt u die telnummers naar uw systeem dat de inventaris volgt. Dit kan uw WMS (magazijnbeheersysteem), ERP / MRP (enterprise resource planning / planning van materiaalbehoeften), een Excel-spreadsheet, een grootboek of mogelijk een stapel post-its zijn. Als u geen systeem hebt dat uw inventaris volgt - ook al is het maar een stapel post-its - heeft u een voorraadbeheerprobleem.
In vloer-tot-vel-audits vergelijkt u vervolgens de fysieke tellingen die u zojuist deed met wat uw voorraadbeheersysteem dacht dat u had. Nogmaals, je doel moet 100% accuraat zijn. Als uw fysieke aantallen niet precies overeenkomen met wat uw voorraadbeheersysteem dacht dat u had, weet u waarom? En kun je tegenmaatregelen implementeren om te voorkomen dat dit opnieuw gebeurt? Enkele van de meest populaire redenen die tellen, stemmen niet overeen:
- U hebt een zending ontvangen van uw leverancier, maar u hebt de onderdelen niet in de vakken geteld. De paklijst mag niet als 100% nauwkeurig worden beschouwd. Open de vakken en tel de inhoud. Als uw leverancier zegt dat ze u 1000 onderdelen hebben gestuurd en zij u slechts 990 onderdelen hebben gestuurd en dat u de fout niet opmerkt, hebt u niet alleen problemen met de voorraadbeheer, maar kunt u ook uw eigen klanten tekortschieten.
- U hebt onderdelen naar een klant verzonden, maar heeft uw voorraad niet correct verlaagd. Of helemaal niet. Zorg ervoor dat u uw uitgaande zendingen in realtime van uw voorraadtotalen aftrekt.
- Kwaliteitsproblemen dwongen je om een deel van je voorraad te verwijderen uit je bruikbare voorraadstapel. Uw voorraadbeheersysteem heeft echter geen manier om onderscheid te maken tussen bruikbaar en niet-bruikbaar, dus uw systeem zegt dat u meer hebt dan u kunt gebruiken. De mogelijkheid om onderscheid te maken tussen bruikbare en niet-bruikbare voorraad is niet alleen een belangrijke functie waarmee u onderdelen kunt bijhouden met kwaliteitsproblemen, maar het kan ook een mechanisme zijn om voorraad aan een klant toe te wijzen terwijl u die onderdelen op voorraad houdt.
- Zijn uw producten waardevol en gemakkelijk om mee weg te lopen? Een bedrijf dat aambeelden verkoopt, heeft misschien minder een diefstalprobleem dan een bedrijf dat gouden munten verkoopt. Zorg ervoor dat uw voorraadbeheerplan een manier bevat om de beveiliging van uw producten te handhaven. En implementeer een programma voor het tellen van cycli waarmee u uw inventaris kunt bijhouden.
Cycle Count Programma Basics
Een programma voor het tellen van cycli is wat er gebeurt tijdens die van-vloer tot blad-telling. Een cyclustellingprogramma is een proces waarmee u regelmatig een percentage van uw onderdelen meet, zodat u ze over een jaar allemaal hebt geteld (of al uw meest waardevolle onderdelen).
U kunt een programma voor het tellen van cycli gebruiken in combinatie met een jaarlijkse fysieke inventaris , die doorgaans helpt om de varianties van die fysieke voorraden te verkleinen. Sommige bedrijven gebruiken cyclustellingen in plaats van jaarlijkse fysieke inventarissen, maar ik raad dat niet aan.
Om de parameters van uw cyclustellingprogramma te bepalen, moet u bepalen:
- Hoeveel onderdelen moet je tellen?
- Gaat u ze allemaal in de loop van een jaar tellen? Zo nee, hoe ga je het afkappunt bepalen? Doorgaans volgen bedrijven de 80-20-regel, dat wil zeggen 80% van uw voorraadwaarde komt uit 20% van uw onderdelen, dus concentreer u op het tellen van die 20%.
- Hoe vaak ga je tellen?
- Wie gaat er tellen? Als uw bedrijf groot genoeg is, moet de cyclusteller iemand zijn wiens taakprestaties zijn gekoppeld aan de nauwkeurigheid van de inventaris. Dit helpt mogelijke belangenconflicten bij het tellen van cycli te elimineren. Een aantal cycli is een audit - geen tool voor het beoordelen van de prestaties van een baan.
- Hoe gaat de telling worden uitgevoerd? Het vloer-tot-vel-proces heeft de voorkeur. Een cyclusteller moet een lijst met onderdeelnummers en locaties krijgen. De toonbank gaat dan op de grond en telt ze. Hij zou geen idee moeten hebben van hoeveel te verwachten om daar te zijn. Een andere methode is het tellen van een werkblad naar een verdieping. Dit is het omgekeerde van de methode van vloer tot blad. De methode van plaat naar vloer begint wanneer u uw teller een lijst met onderdelen en de bijbehorende tellingen geeft volgens uw voorraadvolgsysteem. De teller controleert vervolgens de fysieke hoeveelheden in de schappen in vergelijking met het aantal systemen.
Door de bovenstaande cyclustellingprocesfactoren te begrijpen, kunt u vervolgens uw cyclustellingprogramma opbouwen. Als u bijvoorbeeld 500 onderdeelnummers hebt om te tellen en u kunt één keer per week tellen, dan kunt u 10 delen per week tellen (of slechts twee per dag). Aan het einde van een 50 weken durende jaar, telt u alle 500 onderdeelnummers. Vergeet niet om bij elke telling verschillende onderdeelnummers te tellen, om te voorkomen dat één onderdeelnummer te veel wordt geteld en een ander onderdeel te tellen.
Tijdens dit proces is het belangrijk om te weten wanneer uw inventaris telt. Daarom moet een cyclusteller geen magazijntoezichthouder of voorraadcontrolebediende zijn. Het is een menselijke aard voor die werknemers om fixes in te voeren zonder de onderliggende problemen naar het management te escaleren. Als eigenaar of manager van een klein bedrijf moet u weten wanneer de onderliggende voorraadbeheerprocessen niet werken, zodat u tegenmaatregelen kunt implementeren om problemen verderop in de keten te voorkomen.
Problemen met voorraadbeheer oplossen
Een programma voor het tellen van cycli, in combinatie met een jaarlijkse fysieke inventaris, gaat een lange weg naar het oplossen van problemen met voorraadbeheer. Cyclustellingprogramma's helpen om tekortkomingen in voorraadbeheer te identificeren , maar het is aan jou om wijzigingen aan te brengen om de problemen die je cyclusgetalprogramma blootlegt recht te zetten.