Volg niet alleen uw tijd; Regel het!
En dan stoppen ze ermee omdat ze geen positieve veranderingen hebben gerealiseerd. Natuurlijk hebben ze een paar gebeurtenissen uitgeschakeld en andere prioriteiten gesteld. Maar ze hebben er echt niets aan gedaan; ze hebben het net herschikt. Aan het eind van de dag zijn ze nog steeds dronken en gefrustreerd.
Maar bijhouden van hoe u uw tijd doorbrengt, is geen tijdbeheer. Tijdbeheer gaat over het aanbrengen van wijzigingen in de manier waarop u uw tijd besteedt.
Voor effectief tijdbeheer moet u een tijdbeheersysteem toepassen dat u helpt te zien waar wijzigingen kunnen en moeten worden aangebracht ... wat betekent dat de eerste stap van tijdbeheer is om te analyseren hoe u uw tijd daadwerkelijk besteedt, zodat u kunt bepalen welke veranderingen je wilt maken.
Categoriseren voor effectief timemanagement
Hoe manage je eigenlijk tijd? Het geheim zit in de categorieën. Kijk naar je agenda voor morgen. Het is waarschijnlijk al vol met evenementen en activiteiten die u hoopt te bereiken. Terwijl je werkt of daarna, vul je de lege ruimtes in met details over wat je feitelijk hebt gedaan.
Bekijk aan het eind van de dag de lijst en label elke taak en / of gebeurtenis in een van de volgende categorieën. Hoeveel tijd heb je tijdens je werkdag daadwerkelijk uitgegeven:
1) Branden blussen. Een onverwacht telefoontje. Een rapport dat nodig is voor een vergadering die gisteren had moeten worden afgedrukt. Een ontbrekend bestand dat op uw bureau zou moeten staan . Hoeveel van uw dag is daadwerkelijk besteed in de crisismodus? Voor de meeste mensen is dit een negatieve categorie die hun energie afvoert en hun productiviteit verstoort.
Hulp bij het ordenen van bestanden
Een documentbeheersysteem instellen
10 Tips voor het organiseren van elektronische bestanden
2) Omgaan met onderbrekingen. Telefoongesprekken en mensen die langs uw kantoor komen, staan waarschijnlijk bovenaan de lijst als u evenementen aan deze categorie toewijst. Nogmaals, voor de meeste mensen is dit een negatieve categorie omdat het de productiviteit belemmert (en soms doodt).
Hulp omgaan met onderbrekingen
Omgaan met inkomende telefoontjes
Op schema blijven tijdens het werken
Een succesvol thuisbedrijf met kinderen runnen
3) Geplande taken uitvoeren. Dit is het meest positieve gebruik van tijd tijdens uw werkdag. Je bent de baas en volbrengt wat je wilde bereiken. Geplande taken kunnen bestaan uit telefoongesprekken , vergaderingen met personeel en zelfs het beantwoorden van e-mail - als dit taken zijn die u op uw agenda hebt geplaatst.
4) Ononderbroken werken. Je werkt misschien niet aan een taak die je van plan was te doen, maar je gaat iets bereiken, en voor de meeste mensen is dit een zeer productieve, positieve werkmodus .
5) Ononderbroken downtime. Die tijden tijdens de werkdag die worden gebruikt om nieuwe energie op te doen en te hergroeperen. Lunch of een pauze in de ochtend kunnen tellen als ze ononderbroken zijn.
Als je het geluk hebt om samen te werken met een bedrijf dat on-site work-outfaciliteiten of slaapzalen (Fortune) biedt, zou dat ook gelden. Iedereen heeft een bepaalde hoeveelheid ononderbroken downtime nodig die in zijn tijd is ingebouwd om productief te zijn tijdens zijn werktijd.
Een week van je verleden is de sleutel tot de toekomst
Nu u de categorieën van dit tijdbeheersysteem begrijpt, is het tijd om ze te gebruiken om uw 'typische' werkweek te analyseren. Gebruik het kalendersysteem dat u gebruikt voor het weergeven van afspraken en activiteiten in uw dagelijks leven. Ga terug en selecteer een recente, typische week. Doorloop de invoer van elke werkdag en categoriseer ze op basis van de tijdmanagementcategorieën hierboven, als je dat nog niet hebt gedaan. Door aan de onderkant van elke dag een lopend totaal te houden, kunt u gemakkelijk zien hoe u uw dagelijkse werktijd hebt doorgebracht.
Nu hebt u de gegevens die u nodig hebt om wijzigingen aan te brengen in de manier waarop u uw tijd op het werk doorbrengt. Brengt u teveel tijd door met het blussen van branden? Vervolgens moet u de organisatorische of fysieke wijzigingen aanbrengen om deze constante crises te voorkomen of uit te stellen. Reinig uw bureau en reorganiseer het , zodat u eenvoudig de bestanden kunt vinden die u nodig hebt en een routine kunt opzetten om de bestanden die u nodig hebt voor de volgende dag op uw bureau te plaatsen voordat u naar de dag gaat.
Krijgt u niet genoeg ononderbroken downtime tijdens uw werkdag? Dan moet u Tijd voor u plannen . Stop bijvoorbeeld met het nuttigen van een lunch aan uw bureau en verlaat het gebouw fysiek voor uw vastgestelde lunchtijd.
Door mijn werkcategorieën tijdbeheer toe te passen en de wijzigingen aan te brengen die u moet maken om meer van uw tijd tijdens uw werkdag in de positieve categorieën en minder tijd in de negatieve categorieën door te brengen, kunt u uw tijd effectief beheren - en het echte doel van tijdmanagement bereiken, om zich beter te voelen.