Welke werknemersverhuiskosten u moet betalen
Het is het beste om vast te houden aan het vergoeden van alleen die verhuiskosten die zijn goedgekeurd door de IRS als inhoudingen op de aangifte voor werknemers.
Volgens de IRS zijn aftrekbare verhuiskosten voor werknemers alleen inclusief
"redelijke kosten van:
Verhuizing van huishoudelijke goederen en persoonlijke bezittingen van het voormalige huis naar het nieuwe huis, en
Reizen (inclusief overnachting) van het voormalige huis naar het nieuwe huis.
Terugbetalingen van niet-aftrekbare kosten zijn altijd belastbaar voor de werknemer, zelfs als de terugbetaling in aanmerking zou kunnen komen als een verantwoordingsplan (zoals hieronder beschreven).
De Belastingimplicaties van Vergoedingen voor Verhuiskosten werknemer
Over het algemeen is elke betaling die u aan werknemers doet belastbaar en het betalen van verhuiskosten voor werknemers wordt beschouwd als een belastbaar voordeel. Maar er is een manier om het voordeel niet-belastbaar te maken voor de werknemer.
Als u wilt dat de verhuiskosten van de werknemer niet belastbaar zijn voor de werknemer (de IRS gebruikt de term "uitgesloten" van belasting), moet u ze betalen via wat de IRS een verantwoordelijk plan noemt.
In dit geval betaalt de werknemer de kosten en vergoedt hij ze.
Om aan de criteria voor een verantwoordingsplan te voldoen, moeten de uitgaven worden gespecificeerd en kunnen alleen specifieke uitgaven worden betaald. De kosten moeten ook voor een zakelijk doel zijn.
De werknemer moet aftrekbare kosten hebben betaald of gemaakt tijdens het uitvoeren van diensten als werknemer van uw bedrijf. U moet mogelijk documenteren dat de verhuizing door uw bedrijf is vereist.
Er zijn ook enkele boekhoudprocedures die moeten worden gevolgd om het terugbetalingsplan te kunnen zijn
- De werknemer moet deze uitgaven binnen een redelijke termijn adequaat administreren . Dat wil zeggen, de werknemer moet u inkomsten voor alle uitgaven geven.
- Als u de werknemer een voorschot op deze uitgaven geeft, de werknemer moet overtollig geld binnen een redelijke termijn retourneren.
Stel bijvoorbeeld dat u $ 5.000 voorschrijft voor verhuiskosten en dat de medewerker u bonnen geeft voor $ 3.660. De werknemer moet u een cheque voor het saldo geven ($ 1.350). Als niet aan alle criteria voor een verantwoordingsplan wordt voldaan, is het plan geen verantwoordelijk plan. En " vergoedingen voor niet-aftrekbare kosten " (aan de werknemer) en toelagen voor diverse of niet-gespecificeerde uitgaven zijn belastbaar voor de werknemer.
Voor alle duidelijkheid: alle vergoedingen die worden gedaan aan werknemers in het kader van een niet-verantwoord plan, moeten worden behandeld als belastbaar (inclusief bronheffing), zelfs als de vergoeding betrekking heeft op uitgaven die aftrekbaar zijn voor de werknemer. En betalingen die niet worden gestaafd door ontvangsten, zelfs als ze deel uitmaken van een verantwoordingsplan, zijn belastbaar en onderworpen aan inhouding.
Inhouding van loonheffingen op het verplaatsen van onkosten naar werknemers
Als de betalingen zijn gedaan volgens de criteria voor een verantwoordingsplan en aan alle noodzakelijke voorwaarden is voldaan, zijn de betalingen aan werknemers voor verhuiskosten niet onderworpen aan inhouding.
Verhuiskostenvergoedingen die niet zijn gedaan volgens de criteria voor een verantwoordingsplan (hierboven beschreven) zijn onderworpen aan inhouding voor federale inkomstenbelastingen, VAIS-belastingen (sociale zekerheid en Medicare) en federale werkloosheidsbelastingen.
Rapportage Verplaatsbare onkosten op het W-2-formulier van een werknemer
Als de vergoeding aan de werknemer voldoet aan alle voorwaarden van een verantwoordingsplan, zoals hierboven beschreven, hoeft u deze vergoedingen niet op de W-2 van de werknemer te vermelden. Als de medewerker u voldoende boekhouding voor de kosten geeft, maar het eigen risico niet wordt terugbetaald, moet u contact opnemen met uw loonadministratie of belastingoprichter om te bepalen hoe de belastbare en niet-belastbare bedragen moeten worden gemeld. U moet het bedrag van deze uitkering aangeven wanneer u het W-2-jaarlijkse belastingrapport voor de werknemer van het voorgaande jaar invult.
Patriot Software geeft meer uitleg over hoe deze kosten worden ingevoerd op het W-2-formulier van een werknemer. We gebruiken het bovenstaande voorbeeld, waarbij de werknemer $ 5.000 ontvangt voor verhuiskosten, bonnen heeft voor $ 3.660 en de resterende $ 1.350 behoudt. Het bedrag dat de werknemer aanhoudt, is belastbaar voor de werknemer. We gaan ervan uit dat deze betaling wordt gedaan onder de vereisten voor een verantwoordingsplan, zoals hierboven beschreven:
- De belastbare $ 1.350 is opgenomen in box 1 van de W-2 (en in de vakken 3, 5 en 16, indien belast door de staat of stad).
- Federale en staatelijke bronbelasting en VAIS-belastingen moeten worden berekend voor de belastbare $ 1.350 en zijn opgenomen in de daarvoor bestemde vakken op de W-2.
- U moet de $ 3,660 (het bedrag gelijk aan de onderbouwde hoeveelheid (bijvoorbeeld het niet-belastbare gedeelte) opnemen in vak 12 van formulier W-2 met de code "L."
Zie IRS-publicatie 15 (circulaire E) voor meer informatie over hoe dit werkt .
Een medewerker extra geld geven voor verhuiskosten
Sommige bedrijven geven werknemers een vast bedrag voor verhuiskosten, afhankelijk van het type verhuizing en de afstand. De betaling kan als zakelijke kosten nog steeds aftrekbaar zijn voor uw bedrijf.
Als u een werknemer geld wilt geven voor verhuiskosten en de werknemer laat beslissen hoe dit geld zal worden uitgegeven, heeft u volgens de IRS-voorschriften een niet-verantwoord plan. In dit geval, zoals hierboven vermeld, als u niet wilt dat de werknemer bonnen moet tonen, is alle betaling belastbaar voor de werknemer als een voordeel. Bovendien moet federale inkomstenbelasting en VAIS belasting worden ingehouden op de betaling.
In dit geval wilt u misschien een extra bedrag aan de betaling toevoegen om de medewerker te helpen met de extra belastingen die moeten worden betaald. Dit wordt 'opwaarderen' van een cheque genoemd en het wordt gedaan om de werknemer het exacte bedrag van de betaling, na belastingen, te geven.
Als u bijvoorbeeld een werknemer $ 2000 aan verhuiskosten betaalt, kunt u een bruto-upberekening doen om meer dan $ 2000 te krijgen om de extra belastingen te dekken. Patriot Software heeft een gross-up calculator die u hierbij kan helpen.
Verhuiskosten voor werknemers zijn aftrekbaar
Betaling van verhuiskosten van werknemers is een aftrekbare bedrijfskost voor uw bedrijf. Vergoedingen voor personeelsvergoedingen voor werknemers moeten worden beperkt tot die welke de werknemer zou kunnen aftrekken op zijn of haar eigen belastingaangifte. Dat betekent alleen de kosten voor het verplaatsen van huishoudelijke goederen en voor reiskosten naar de nieuwe locatie voor de werknemer en zijn of haar gezin.
Medewerkers vertellen over het Vergoedingsplan Vergoedingen Onkostenvergoeding
Zoals bij elke andere personeelsbeloning, moeten alle werknemers hetzelfde worden behandeld. U kunt criteria voor kwalificatie voor het plan instellen op type medewerker (bijvoorbeeld in loondienst versus uurlijks), maar u kunt een medewerker in dezelfde classificatie niet meer van dit voordeel geven dan een ander.
Het is altijd een goed idee om dit soort voordeel schriftelijk te vermelden en op te nemen in uw communicatie met werknemers. Uw medewerkershandboek of beleids- en procedureshandleiding is een goede plaats om het plan te beschrijven. Vergeet niet om informatie over de fiscale gevolgen van dit voordeel op te nemen.
Medewerkers helpen met hun verhuiskostenaftrek
Tenzij u een gekwalificeerde belasting bereider bent , is het geven van belastingadvies aan werknemers over inkomstenbelastingaftrek geen goede zaak. Moedig uw werknemers aan om professioneel belastingadvies te krijgen of professionele belastingsoftware te gebruiken . Hier zijn enkele dingen die u kunt doen om werknemers te helpen inzicht te krijgen in dit kostenvoordeel en hoe dit hun belasting beïnvloedt:
- Geef werknemers een werkverplaatsingspakket waarin wordt uitgelegd hoe en wanneer verhuiskosten worden vergoed door uw bedrijf.
- Geef werknemers de mogelijkheid om hun inhouding (op formulier W-4 ) te wijzigen om rekening te houden met de initiële terugbetalingbetaling.