Voordat u begint met het schrijven van uw handboek, dient u een waarschuwing te vermelden:
Zorg ervoor dat je een advocaat hebt die een expert is op het gebied van arbeidsrecht. Bekijk je handboek om er zeker van te zijn dat er niets in zit dat je problemen kan bezorgen. Het betalen van een advocaat om deze beoordeling te geven, kan u behoeden voor het opnemen van iets dat door een lezer verkeerd kan worden begrepen.
De Inleiding tot uw werknemershandboek is meer dan een paar woorden over uw bedrijf.
Het laat uw werknemers het belang van het handboek begrijpen en bevat een ruimte voor werknemers om te ondertekenen om te erkennen dat zij het handboek hebben gelezen. Hier is meer informatie over wat de Introductie sectie bevat:
- De geschiedenis van uw bedrijf
Beschrijf in het kort uw bedrijf, inclusief hoe het begon en belangrijke gebeurtenissen in zijn geschiedenis. - Uw verklaring van doel of opdrachtverklaring.
Als u een visie of missie voor uw bedrijf hebt gemaakt, kunt u deze hier bespreken. Door uw visie te vermelden, kunnen medewerkers zien waar u in gelooft en worden ze enthousiast over het werken voor uw bedrijf. - Welkomstbrief
Voeg een welkomstbrief toe, spreek rechtstreeks met medewerkers en laat hen weten hoe belangrijk je denkt dat ze zijn voor de organisatie. - Verklaring van "Dit is geen contract"
Vermeld in uw welkomstbrief of afzonderlijke verklaring een verklaring om werknemers te laten weten dat zij geen garanties krijgen:"Dit handboek vormt geen arbeidsovereenkomst en biedt ook geen enkele garantie op een baan."
- Een handtekeningpagina
Voeg een verklaring toe dat alle nieuwe medewerkers het handboek moeten ondertekenen om te laten zien dat zij het document hebben gelezen en begrijpen.
De introductie is een belangrijk onderdeel van uw werknemershandboek. Zorg ervoor dat je advocaat deze sectie in het bijzonder evalueert.
Een medewerkershandboek maken
Het eerste hoofdgedeelte van uw werknemershandboek bevat personeelsbeleid.
Dit beleid geeft medewerkers informatie over uw verwachtingen.
Werknemersvoordelen
Het laatste deel van uw werknemershandboek beschrijft de voordelen en vrije tijd die u aan werknemers biedt:
- Aanwezigheid en stiptheid
Neem een gedeelte op waarin staat dat van werknemers wordt verwacht dat ze elke dag en op tijd op het werk zijn. Bepaal 'buitensporig' ziekteverzuim en 'gebruikelijke' te laatheid. - Pauzes, lunchtijden, personeelslounge
Mogen medewerkers op elk moment pauzeren of zijn er specifieke pauzes? Hoe zit het met lunch? Beschrijf de protocollen voor gebruik van de personeelslounge. - Computersoftware en documenten
Maak werknemers bewust van auteursrechtwetten met betrekking tot documenten. Welke documenten mogen niet worden gekopieerd? Welke exemplaren kunnen van software worden gemaakt? Waar zijn de softwarelicenties en wat zeggen ze? - Vertrouwelijkheid; cadeaus
Staatsbeleid met betrekking tot zakelijke aangelegenheden en eigen procedures. Medewerkers mogen geen geschenken van klanten aannemen, behalve voor zeer kleine tokens. - Discipline / beëindiging
Beschrijf procedures voor discipline, inclusief waarschuwingen, schriftelijk en mondeling. Neem een beroepsprocedure op, zelfs voor een klein kantoor, zodat werknemers denken dat ze 'ergens naartoe moeten gaan'. Beschrijf de omstandigheden waaronder het dienstverband kan worden beëindigd. Hoeveel kennisgeving wordt gegeven? Hoe wordt de opgebouwde vakantie betaald?
- Drugs en alcoholgebruik; rookbeleid
Vermeld dat het gebruik van drugs of alcohol op het bedrijfsterrein een reden is voor onmiddellijk ontslag. Sta je roken op bedrijfsterrein toe? - EEOC-verklaring
Je discrimineert niemand om welke reden dan ook; je zou ook accommodatie kunnen bespreken voor religieuze observanties en beleid met betrekking tot aanvragers en werknemers met een handicap. - Gelijke beloning
U evalueert uw werknemersbeloning afhankelijk van het niveau van de functie en de prestaties, niet van externe factoren zoals seks. - evaluaties
Vertel medewerkers hoe en wanneer u functioneringsgesprekken voert. - Werknemersstatus (voltijd versus deeltijd, proeftijd).
Beschrijf de wekelijkse uren die nodig zijn voor een volledige baan (32? 35? 40?). Hebben fulltime werknemers voordelen (zoals een ziektekostenverzekering) die parttimers niet hebben? Ontvangen deeltijders een betaalde vakantie?
- Intimidatie
Stel dat uw bedrijf het niet tolereert, hetzij tussen werknemers of met klanten. Bespreek hoe klachten over intimidatie moeten worden behandeld. - Inhuurbeleid
Beschrijf hoe u een positie promoot, intern en extern, en uw sollicitatieproces. - Office Dress Code
Misschien wilt u een algemene verklaring opnemen over het beleid ten aanzien van naleving van kleding, inclusief haar, make-up, sieraden. Als werknemers specifieke uniformen moeten dragen, wie betaalt deze dan? Wie betaalt voor het schoonmaken? Vuile of beledigende taal kan een "goede reden" zijn voor beëindiging. - Oriëntatie / training van nieuwe medewerkers
Beschrijf het trainingsprogramma en de oriëntatie van uw bedrijf op het werk. Wordt oriëntatietijd betaald? - Betaalperioden / urenstaten / loonstrookjes / overuren
Hoe vaak worden werknemers betaald? (Elke twee weken of twee keer per maand zijn typerend.) Benadruk dat tijdkaarten / tijdkaarten moeten worden bijgehouden door alle werknemers; wanneer moeten ze worden ingeleverd? Stel dat loonstroken bevatten informatie over inhoudingen, jaar-to-date informatie. Geef aan wanneer werknemers in aanmerking komen voor overwerk. - Parkeren voor werknemers
Beschrijf uw parkeerplaats en eventuele beperkingen voor het gebruik ervan. Hebben medewerkers een parkeerkaart nodig om de kavels te betreden? Hoe worden de kavels bewaakt? - Persoonlijke telefoontjes en bezoekers
Beschrijf uw beleid inzake bezoekers en persoonlijke telefoontjes. - Proeftijd
Het is een goed idee om een tijdsperiode op te nemen, meestal niet meer dan 90 dagen, waarin een nieuwe werknemer wordt geëvalueerd en de tewerkstelling "tijdelijk" of "naar believen" is. U kunt de beloning na deze proeftijd aanpassen om een nieuwe werknemer een prikkel te geven. Gewoonlijk ontvangen proeftijdwerknemers geen uitkeringen, maar betaalt u werknemers op proef voor betaalde vakantiedagen die binnen de proeftijd vallen? Gaan werknemers op proef in die periode tijd winnen voor het berekenen van het vakantieloon? - Ontslag genomen
Verzoek dat een medewerker die wenst af te treden, u dit ten minste twee weken van tevoren meedeelt. - Weer dagen
Beschrijf hoe en wanneer u werknemers op de hoogte zult stellen als het bedrijf gesloten is wegens slecht weer. Voeg een verklaring toe over hoe u de tijd van werknemers voor weersomstandigheden wilt behandelen wanneer het bedrijf open blijft. - Wachttijden
Moeten werknemers een bepaalde tijd wachten om voordelen te ontvangen? Kunnen werknemers op proef proeftijd opbouwen (opbouwen)? - Betaalde vrije tijd (vakanties, persoonlijke dagen, zieke tijd)
Dit gedeelte wordt op verschillende manieren behandeld. Er is geen federale wet die vereist dat u een werknemer betaalt voor vrije tijd, inclusief vakanties, vakanties, persoonlijke tijd of ziektijden, hoewel 'vrije tijd' hoog op de lijst met verwachtingen van werknemers staat. Medewerkers hebben de mogelijkheid om zonder loon vrijaf te nemen. Elke betaalde vrije tijd heeft een directe invloed op uw productiviteit en klantenservice. Een manier om dit te verhelpen is om een algeheel "betaald verlof" -voordeel te bieden dat in de loop van de tijd oploopt tot een maximum van "x" -uren. De betaalde tijd kan voor elk doel worden gebruikt. Deze procedure beloont medewerkers die elke dag werken, waardoor ze de mogelijkheid krijgen om vakantie te nemen of af en toe een persoonlijke dag tegemoet gaan. Vraag van werknemers om de aftakas ruim van tevoren te plannen, met uitzondering van ziekten. Wanneer u dit gedeelte hebt voltooid, bent u bijna klaar om het aan werknemers te laten zien. Maar voordat u dat doet, breng het dan naar uw advocaat of een advocaat die ter beoordeling een expert is op het gebied van arbeidsrecht.
- Vacations.
Beschrijf vakantie in aanmerking te komen; hoe lang moet een werknemer werken om recht te hebben op vakantie? Hoe wordt de lengte bepaald? Hoe worden vakanties betaald? Wat gebeurt er als iemand vertrekt; ontvangt hij / zij de beloning voor ongebruikte vakantietijd? De meeste werkgevers staan toe dat werknemers om verschillende redenen geen salaris ontvangen in plaats van vakantie te nemen. Sta niet toe dat een medewerker vakantie meeneemt naar het volgende jaar; iedereen zou elk jaar vakantie moeten nemen. Wanneer moeten werknemers hun vakantieplannen bekendmaken? Wie krijgt voorrang bij het plannen? - Vakantie.
Geen federale wet vereist vakantiegeld; als het kantoor gesloten is, hoeft u deze tijd niet te betalen. Welke betaalde vakantie biedt u? Maak een lijst van specifieke vakanties voor elk jaar. U kunt besluiten om de vakantie van jaar tot jaar te veranderen, maar meestal moet u hetzelfde aantal behouden. Moeten werknemers de dag voordien en de dag na een vakantie werken om vakantiegeld te ontvangen? U hoeft geen deeltijdse werknemers te betalen voor een vakantie, zelfs als full-time werknemers deze ontvangen. Als u besluit het kantoor op een bepaalde dag te sluiten en geen werknemers betaalt, moet u hen van tevoren op de hoogte stellen. - Zieke tijd / persoonlijke dagen
De meeste kleine kantoren vinden het een grote last om werknemers te betalen voor extra vrije tijd, zowel op het gebied van personeel als financiële kosten. Misschien wilt u werknemers een beperkt aantal betaalde persoonlijke / zieke dagen per jaar geven, wetende dat ze ze waarschijnlijk zullen nemen, of ze die nu nodig hebben of niet. Misschien wilt u deze dagen gezamenlijk aanduiden als 'persoonlijke' dagen, inclusief ziektedagen; laat mensen niet liegen over ziek zijn om een vrije dag te krijgen. Sta niet toe dat werknemers deze dagen naar een volgend jaar overdragen; gebruik ze of verlies ze. Kunnen werknemers ½ dagen of een bepaald aantal uren duren in plaats van een volledige dag? Deeltijdwerknemers komen meestal niet in aanmerking voor ziekteverlof. Beschrijf de procedure voor het aanvragen van persoonlijke / ziektedagen. - Juryplicht
U moet werknemers vrijaf geven als een werknemer een dagvaarding voor juryrecht ontvangt. Hoe ga je hiermee om? Betaal je ze in deze periode? Wil je van hen eisen dat ze hun jurylid inleveren of mogen ze het houden? Wanneer moeten zij zich weer melden ("wanneer de rechtbank niet in zitting is")? Let op het scenario in het slechtste geval in dit gedeelte. - Leaves of Absence
Hoewel u geen onbetaald verlof hoeft te verstrekken, wilt u misschien deze bepaling overwegen, met name voor waardevolle werknemers. Wat is de maximale tijd dat iemand onbetaald verlof kan opnemen en toch verzekerd is van een functie bij zijn / haar terugkeer naar het werk? Als u een verzekering afsluit, kan de persoon deze verzekering voortzetten als hij / zij de premies betaalt? Wat gebeurt er als de werknemer terugkeert; ontvangt hij / zij de vorige functie? - Militair verlof
De Uniformed Services Employment and Reemployment Rights Act uit 1994 verplicht werkgevers zich redelijkerwijs in te spannen om vaardigheden van werknemers die terugkeren uit militaire dienst opnieuw te trainen of te verbeteren. Hoe zit het met werknemers die naar het zomerkamp gaan of naar andere militaire verplichtingen op korte termijn? Hoe wordt hun terugkeer behandeld?
Wanneer u dit gedeelte hebt voltooid, bent u bijna klaar om het aan werknemers te laten zien. Maar voordat u dat doet, breng het dan naar uw advocaat of een advocaat die ter beoordeling een expert is op het gebied van arbeidsrecht.
Disclaimer: ik ben geen advocaat en ik verleen geen juridisch advies. Dit artikel wordt ter informatie verstrekt en mag niet worden gebruikt. Raadpleeg een advocaat voor dit document en alle documenten van dit type.