Formulier W-2-rapportage, formulier 1095-C en meer
De bepalingen van de Affordable Care Act (ACA) zijn complex en gedetailleerd en er zijn fiscale gevolgen voor deze rapporten. Werkgevers moeten hun kennis van vereisten met belasting- of juridische adviseurs herzien voordat ze beslissingen nemen of rapporten verzenden.
Rapportagevereisten voor alle werkgevers
Rapportage van kosten van uitkeringen aan werknemers op formulier W-2
De ACA "verplicht werkgevers om de kosten van dekking te rapporteren onder een door de werkgever gesponsord groepsgezondheidsplan." Vanaf het belastingjaar 2011 moesten werkgevers oorspronkelijk de "totale kosten" van "toepasselijke door de werkgever gesponsorde dekking" op de W-2 van een werknemer rapporteren.
De meest recente informatie van de IRS over deze rapportagevereiste (vanaf november 2014) is: "Voor het kalenderjaar 2012 en voor de komende jaren zijn werkgevers over het algemeen verplicht om de kosten van de gezondheidsvoordelen op het formulier W-2 te melden." Deze vereiste is van toepassing op 'alle werkgevers die zorgen voor' toepasselijke door de werkgever gesponsorde dekking '....
De IRS zegt dat ook
... werkgevers die minder dan 250 formulieren W-2 hebben ingediend voor het vorige kalenderjaar (bijvoorbeeld wanneer werkgevers minder dan 250 2012 formulieren W-2 indienen (wat Formulieren W-2 betekent voor het kalenderjaar 2012, die over het algemeen worden ingediend bij de SSA) begin 2013) is niet verplicht om de kosten van dekking op de 2013 Forms W-2 te rapporteren (die over het algemeen begin 2014 bij de SSA zijn ingediend).
Wat moet worden gerapporteerd op de W-2 van een werknemer?
Het W-2-rapport moet worden opgenomen op het W-2-formulier van elke werknemer, met behulp van code DD - kosten van door de werkgever gesponsorde ziektekostenverzekering. Vermeld bij de rapportage de waarde van alle medische, tandheelkundige en visuele aspecten waarvoor u mogelijk betaalt.
De berekeningen en wat is opgenomen in dit W-2-rapport zijn complex en de details worden nog steeds uitgewerkt door de IRS.
Lees meer informatie over deze rapportagevereiste van de IRS op deze vragen- en antwoordenpagina.
Rapportagevereisten voor grote werkgevers
Als uw bedrijf 50 of meer fulltime equivalente werknemers heeft, wordt u beschouwd als een "Toepasselijke Grote Werkgever" (ALE) met het doel deze te rapporteren en ten behoeve van Gedeelde Verantwoordelijkheid van Werkgevers.
Voltijdse werknemers zijn degenen die gemiddeld 30 uur per week werken.
Naast de hierboven beschreven rapportagevereisten voor alle werkgevers, zijn de rapportageverplichtingen voor ALE's:
1. Een verklaring aan werknemers over aangeboden dekking van de ziektekostenverzekering. Deze verklaring moet voor elke medewerker worden ingevuld op formulier 1095-C en aan de IRS worden gerapporteerd. Meer informatie over deze vereiste vindt u op deze IRS-pagina.
2. Als uw bedrijf zelf zijn zorgplan verzekert, moet u de IRS een verklaring over deze dekking verstrekken. Lees meer over deze verklaring op deze IRS-pagina.
Wanneer zijn deze rapportagevereisten van kracht?
De benodigde informatie van ALE's moet vanaf 2015 worden verstrekt en rapporten moeten worden ingediend in 2016. Werkgevers kunnen vrijwillig informatie over 2014 in 2015 melden, maar deze rapportage is niet vereist.
Wanneer moeten rapporten worden verstrekt?
De informatie-aangifte voor 2015 moet eind januari 2016 aan de werknemers worden bezorgd en aan de IRS, samen met een verzendformulier, tegen het einde van februari 2016. Merk op dat dit dezelfde deadlines zijn als voor W-2-formulieren ( behalve dat W-2-formulieren moeten worden ingediend bij de socialezekerheidsadministratie, terwijl de 1095-formulieren moeten worden ingediend bij de IRS).
Rapporten voor de komende jaren hebben dezelfde deadlines.
Disclaimer: de informatie over de vereisten van de werkgever van de Affordable Care Act is ingewikkeld en de effectieve datums en overgangsverlichting zijn verwarrend en veranderen voortdurend, en elke bedrijfssituatie is uniek. Raadpleeg uw belasting-, verzekerings- en juridische adviseurs voordat u een van deze rapportagevereisten implementeert.