Hoe het APEX-initiatief de bedrijfsevenementplanning veranderde

De originele push-to-standardize-communicatie in de evenementensector

Een van de meest voorkomende verzoeken van zakelijke evenementplanners en meetingplanners is gestandaardiseerde event-planningssoftware om te helpen bij de communicatie tussen professionals uit de industrie en de algehele efficiëntie. Hoewel een volledig gestandaardiseerd en voorgeschreven systeem of software nog niet overal in de industrie is goedgekeurd, lanceerde de Conventie Industry Council (CIC) een initiatief dat een ongekende richting gaf aan evenementenplanners, professionals uit de industrie en uiteindelijk ontwikkelaars van evenementplanningssoftware in het hele land met wat bekend staat als APEX.

De Geaccepteerde Praktijken-uitwisseling van de CIC

APEX staat voor "Accepted Practices Exchange", een initiatief van de Conventie Industry Council (CIC) die is opgericht om de hele vergadering, congressen en tentoonstellingen te verenigen en vrijwillige normen voor software voor evenementplanning en andere hulpmiddelen te ontwikkelen en implementeren. Ondanks het vrijwillige karakter was het een game-wisselaar in de industrie.

Meer dan 2.500 brancheleden in 60 steden in de VS en Canada namen deel aan hands-on discussies en meer dan 350 professionals uit de industrie waren betrokken als hands-on vrijwilligers sinds 2001. Door samenwerking hoopten degenen die bij APEX betrokken waren om industriebreed geaccepteerd te worden praktijken, die normen voor eventplanning-software en andere hulpmiddelen zouden definiëren. Dit initiatief evolueerde uiteindelijk naar de creatie van de APEX-tools voor evenementplanning , die een reeks middelen bevatten voor eventplanners en de voortdurende ontwikkeling van nieuwe software voor evenementplanning.

APEX Tools en middelen

In 2001 was het APEX-initiatief de enige industriebrede en hechte push om normen te ontwikkelen voor de planning van evenementen. Uiteindelijk leidde dit tot de ontwikkeling van tools, sjablonen en richtlijnen voor best practices die veel planners van evenementen nog steeds in een of andere vorm van vandaag gebruiken. Alle bronnen zijn nog steeds beschikbaar voor online gebruik of beschikbaar om te downloaden in Microsoft Word of PDF-indelingen.

De tools zijn allemaal gratis beschikbaar.

1. The Online APEX Industry Glossary
   Deze interactieve online tool is de uitgebreide referentie voor de terminologie, het jargon en de acroniemen die worden gebruikt in de meeting- en evenementenbranche. Het zorgt voor een geweldige bron om de consistentie van de voorwaarden te waarborgen en is nog steeds een nuttig hulpmiddel voor nieuwe werknemers.
2. De ESG-sjabloon (Handleiding voor eventspecificaties)
   Evenementenplanners gebruikten de term 'CV' om naar vergaderspecificaties te verwijzen. Het acroniem ESG (dat staat voor de handleiding voor eventspecificaties) heeft deze term vervangen na de lancering van APEX met een gestandaardiseerd hulpmiddel voor het voorbereiden en delen van complete instructies en details voor evenementen van elke omvang.
3. APEX huisvesting en registratie
   Deze geaccepteerde werkwijzen zijn ontwikkeld voor het verzamelen, rapporteren en ophalen van volledige huisvestings- en registratiegegevens voor vergaderingen, conventies en andere evenementen. Het bleek ook een hulpmiddel te zijn voor het omgaan met huisvestingsvraagstukken, zoals woningaanbieders, internetaangelegenheden, internationale huisvesting en openbaarmaking.
4. De PER (na gebeurtenisgebeurtenis) sjabloon
   Het vervangen van de oude "geschiedenisrapporten", het rapport na het evenement of PER is nog steeds het geaccepteerde formaat van de evenement- en vergaderindustrie voor het verzamelen, opslaan en delen van nauwkeurige en grondige rapportgegevens na afloop van evenementen van alle soorten (hoewel er nieuwe versies bestaan ​​in verschillende programma's).

1. Request for Proposal (RFP) Templates
   Samen met een whitepaper gepubliceerd door de CIC in samenwerking met APEX-afgevaardigden en de Global Business Travel Association (GBTA), biedt de CIC nog steeds standaard RFP-indelingen die betrekking hebben op de kerninformatie en unieke behoeften voor een verscheidenheid aan verschillende RFP-behoeften, waaronder: audiovisueel, bestemming beheermaatschappij, servicecontractant, enkele installatie, transport, functieschema en functie-instelling. Met deze sjablonen kunt u gemakkelijker de juiste informatie opvragen, antwoorden vergelijken en weloverwogen beslissingen nemen.

Middelen en software voor evenementplanning

Het doel van het APEX-initiatief van de Convention Industry Council was om de manier waarop professionals communiceerden in de vergaderingen en evenementenbranche van evenementenplanners naar verkopers, leveranciers, aannemers en andere professionals in evenementendiensten fundamenteel te veranderen.

Voorafgaand aan APEX, zijn gestandaardiseerde richtlijnen, best practices en uiteindelijk zijn online tools en middelen, was communicatie de primaire uitdaging voor professionals in de industrie.

Sinds het begin van de jaren 2000 is er veel veranderd. Hoewel het idee voor APEX en deze doelstellingen reeds in 1997 was begonnen, richtte de CIC zich vooral op de conceptuele fase van 2000-2004 die wachtte tot de lancering tot 2004 en 2005. Sinds de lancering van de APEX-normen en -hulpmiddelen, vele andere middelen en evenementen er zijn planningssoftware ontwikkeld, maar geen enkele autoriteit heeft de CIC overstemd in het voorschrijven van praktische richtlijnen voor de industrie.