De meeste onafhankelijke detaillisten hebben een P & L van hun boekhouder of accountant; ze analyseren de gegevens echter niet wanneer ze deze ontvangen; ze vijlen het gewoon weg in een la.
Voor de meeste retailers waar ik mee werk, weten ze gewoon niet hoe ze de gegevens moeten lezen of interpreteren.
Het bereik van een P & L-verklaring versus een balans
Een P + L kijkt naar een korte periode van 30 dagen. Een balans kijkt daarentegen naar een langere periode, meestal een kalenderkwartaal of een bepaald jaar. Een balans is een afrekening van onze financiële gezondheid ten tijde van het rapport. Een P & L is een verslag van hoe je gedurende een bepaalde periode hebt gepresteerd. Samen vormen deze documenten uw financiële overzichten.
De verschillende secties van een P & L-verklaring
De eerste regel op uw P & L is Revenue. Dit vertegenwoordigt uw totale omzet voor de rapportageperiode. Vaak wordt dit het "bovenste regel" -nummer genoemd, het is een boekhouding van de bruto verkopen zonder inhoudingen. Netto-omzet is de regel die uw werkelijke verkopen weergeeft, omdat hiermee zaken zoals kortingen en andere afwaarderingen worden afgetrokken van de bovenste regel.
Het volgende deel van de P & L is de kosten .
In dit gedeelte worden alle uitgaven voor het runnen van de winkel bijgehouden. Het is meestal onderverdeeld in categorieën of emmers van soorten uitgaven. Kostprijs van verkochte goederen ( COGS ) geeft bijvoorbeeld weer wat de voorraad u kostte om het in te brengen. Dit gedeelte bevat vracht en eventuele datakortingen die u mogelijk van de leverancier hebt ontvangen.
Het volgende gedeelte is Operationele kosten (OPEX), deze heeft betrekking op kosten zoals huur, nutsvoorzieningen en loonadministratie. Het volgende gedeelte is Afschrijving. Deze kosten zijn voor uw apparatuur en meubilair. Wanneer u een activum koopt, moet u dit doorgaans in de loop van de tijd afschrijven.
Denk aan je auto, wanneer je hem koopt voor $ 30k begint hij te dalen tot het punt dat je hem drie jaar later zou verkopen, je krijgt er misschien maar $ 18k voor. Hetzelfde geldt voor uw winkel. Het kassasysteem waarvoor u $ 10k betaalde, is vijf jaar later nog geen $ 10k waard. Met technologie is het zelfs helemaal niets waard!
EBIT en EBITDA
De winst op uw P & L is waar het verwarrend kan worden. De eerste keer dat u dit woord ziet, geeft dit de omzet minus kosten weer; we moeten echter nog rekening houden met andere boekhoudkundige voorwaarden. Uw accountant kan gedetailleerder worden en een regel weergeven met de naam Earnings Before Taxes (EBIT). Dit laat zien wat uw winkel heeft gedaan voordat dat bedrag wordt belast.
Om het verwarrender te maken (niet echt, alleen nauwkeuriger) wordt de volgende regel Winst voor rente, belastingen, afschrijvingen en amortisatie (EBITDA) genoemd. Dit is een weergave zonder de afschrijvingskosten. Aangezien afschrijvingen geen daadwerkelijk contant geld zijn dat uw account verlaat, voorspelt dit cijfer nauwkeuriger de gezondheid van uw bedrijf.
Netto winst
Uiteindelijk komen we bij de "bottom line" en lezen we de nettowinst (soms aangeduid als netto-inkomen). Dit is het eindresultaat van al het bovenstaande. Dit is echt het geld dat je als eigenaar in je eigen zak steekt.
Inkomsten en uitgaven vs. Cash Flow
Hier is het frustrerende deel van P & L's als het gaat om het runnen van uw winkel - ze vertellen het verhaal van inkomsten en uitgaven, maar niet de cashflow. Cashflow is essentieel in de detailhandel. Je moet elke maand je rekeningen kunnen betalen. Een P & L zal laten zien hoeveel geld uw winkel heeft gemaakt, maar als u grote schulden heeft (facturen naar uw leveranciers voor goederen), zal de P & L dit niet weerspiegelen.
Dit wordt weerspiegeld op de balans. Als u bijvoorbeeld $ 1.000 aan schoenen van een leverancier hebt gekocht en de leverancier 90 dagen heeft gegeven (90 dagen om het te betalen), zou de verkoop van die schoenen op uw inkomstenregel worden weergegeven.
Maar aangezien u de rekening nog niet hebt betaald, is het contante geld dat u in de bank heeft, mogelijk niet genoeg om de schuld te dekken. In de detailhandel is contant geld koning en de P & L vertelt je niets over geld.
Dus in het laatste voorbeeld zou uw balans de opbrengsten van de verkoop laten zien die in uw contanten weerspiegeld worden, maar ook de schuld die u verschuldigd bent om te betalen, weerspiegeld in crediteuren. Dus terwijl uw P & L zal laten zien dat u geld hebt verdiend op de verkoop, zal de balans nog steeds aantonen dat u de verkoper verschuldigd bent en daardoor eruit ziet alsof u de inkomsten niet hebt ontvangen - althans niet zo veel - omdat het heeft afgetrokken wat u verschuldigd bent.
Ik kan je niet het aantal keren vertellen dat ik aan de andere kant van de tafel heb gezet van een verkoper die hier stomverbaasd over was. Hun P & L''s die zeggen dat ze winstgevend zijn, maar ze kunnen hun rekeningen niet betalen. Beheer de geldstroom verstandig en dit zal u nooit gebeuren. Gebruik de P & L om je prestaties te analyseren, maar onthoud wat het je vertelt en wat het je niet vertelt.