Neem alles op, van geleverde diensten tot betalingsschema's
Vier woorden moeten hun plaats krijgen in uw handboek voor het plannen van evenementen: schrijf het op . De meesten van ons hebben de zin ooit gehoord. Met een goede reden. Beloften die in de loop van een gesprek worden gemaakt, kunnen gemakkelijk een verre herinnering worden of helemaal worden vergeten. Het op schrift stellen van de overeengekomen voorwaarden dient ter bescherming van beide partijen en is een noodzaak in het bedrijfsleven. Weten hoe te onderhandelen over de beste evenementenplannercontracten is een belangrijke stap op weg naar succes.
Geef op welke services u wilt bieden
Je zou kunnen denken dat het als een evenementplanner vrij duidelijk is welke diensten je gaat aanbieden. Reden te meer om deze tot in de kleinste details te beschrijven. Evenementenplanners bieden een breed scala aan diensten; het doel is om vast te stellen wat je gaat aanbieden om verwarring later te voorkomen. Of het nu gaat om menuselectie, bloemstukken of het kiezen van de locatie, vermeld duidelijk de items die onder uw verantwoordelijkheid vallen. Na ondertekening zijn uw verantwoordelijkheden beperkt tot de specifieke items die zijn opgenomen in het contract met de evenementenplanner.
Lees tussen de regels in
Houd bij het beoordelen van gebeurteniscontracten rekening met de details. Lees elke regel zorgvuldig. En lees dan tussen de regels door . Wees op uw hoede voor elke taal die vaag is; items die in algemene termen worden behandeld, zullen worden geïnterpreteerd en dat kan grote schade aanrichten voor u en uw evenementplanningsbedrijf.
Let op eventuele verborgen kosten of clausules die aangeven dat er mogelijk extra toeslagen zijn. Verduidelijk die add-ons of onderhandel om ze volledig te verwijderen uit het evenementcontract .
Vraag, Vraag, Vraag
Wanneer u bezig bent met het onderhandelen over evenementen, vraag dan elke aanklacht. Als een hotel of verkoper een item heeft dat wordt vermeld in het gebeurteniscontract, moeten zij de aanwezigheid daar kunnen verklaren en de bijbehorende kosten kunnen rechtvaardigen.
Soms kan alleen het vragen om opheldering ertoe leiden dat het honorarium wordt kwijtgescholden.
Wees niet geïntimideerd. Als jonge mensen wordt ons geleerd dat de enige dwaze vraag de vraag is die niet gesteld wordt. Vraag weg bij het onderhandelen. Als iets in een contract onduidelijk voor u is, vraag het dan. Als u merkt dat een regelitem is weggelaten, vraagt u dit. Het is beter om het nu te vragen dan de prijs ervoor later te betalen.
Accepteer niet wat u niet wilt; Vraag in plaats daarvan wat je wilt doen
Als gratis lokale gesprekken voor uw gasten niet belangrijk zijn vanwege de beschikbaarheid van mobiele telefoons, accepteer dit dan niet als een inbegrepen voorziening. Vraag in plaats daarvan het hotel om dit regelitem in te wisselen voor iets dat belangrijk is voor uw gasten. Lagere tarieven of kortingen kunnen veel waardevoller voor je zijn, dus maak een lijst van die "freebies" die je niet wilt en in plaats daarvan onderhandelen voor iets beters dat je wel wilt. Voorzieningen die doorgaans beschikbaar zijn, zijn vervoer naar de luchthaven, gratis pasjes voor de healthclub, kamerupgrades, internetservice, gratis verzending en ontvangst en nog veel meer.
Betalingsschema
Zorg ervoor dat uw contract voor evenementplanning uw betalingsschema specificeert. Dit omvat de eerste storting of provisie en details over hoe toekomstige betalingen zullen worden gedaan.
Het planningsschema voor betalingen kan gekoppeld zijn aan bepaalde mijlpalen in het proces voor evenementplanning of kan een vaste datum in de kalender voorafgaand aan het evenement zijn. Ontwikkel het schema dat het beste werkt voor uw activiteiten voor evenementenplanning en uw cashflow. Zorg ervoor dat u eventuele belastingen en toeslagen toevoegt. Het belangrijkste is dat u pas echt begint met het plannen van een evenement nadat u de eerste aanbetaling hebt ontvangen. Als de borg nooit verschijnt, hebt u al dat werk voor niets gedaan. Letterlijk.
Evenement annulering
Terwijl u uw tijd en energie concentreert op het plannen van een evenement, is het laatste waar u aan denkt misschien wel het annuleren van hetzelfde evenement. Als uw klant echter besluit de gebeurtenis op elk gewenst moment te annuleren nadat het werk is begonnen - om welke reden dan ook -, moet uw contract specificeren wat er gebeurt als het evenement wordt geannuleerd.
Dit is een noodzakelijke stap om uzelf, uw evenementplanningsbedrijf en uw verwachte inkomsten te beschermen.
Het belangrijkste punt om schriftelijk op te nemen is dat de aanbetaling en alle eerdere betalingen die zijn gemaakt tot het moment van annulering niet-restitueerbaar zijn. Bij de planning van evenementen wordt het grootste deel van het werk voltooid voorafgaand aan het daadwerkelijke evenement. Je verdient het om betaald te worden voor al voltooid werk. Tot dat moment, afhankelijk van uw betalingsschema, wilt u mogelijk ook een clausule opnemen waarin staat dat klanten betalen voor diensten die worden teruggegeven tot de datum waarop u een schriftelijke kennisgeving ontvangt dat het evenement is geannuleerd.
Beëindiging clausule of overmacht
Een opzeggingsclausule - of overmacht - wordt in een contract opgenomen om een of beide partijen te ontslaan van aansprakelijkheid in het geval zij niet aan de voorwaarden van het contract kunnen voldoen om redenen buiten hun controle, zoals werkonderbrekingen, oorlog of extreme weersomstandigheden. De bedoeling hier is om u te beschermen tegen risico's die voortkomen uit onbeheersbare omstandigheden. Zorg ervoor dat u beschermd bent door deze clausule en geef de voorwaarden en het tijdschema voor beëindiging op. Bijvoorbeeld: "elke partij kan deze overeenkomst beëindigen zonder aansprakelijkheid vanwege een of meer van deze of soortgelijke redenen na schriftelijke kennisgeving aan de andere partij binnen tien dagen na een dergelijk voorval."
Vrijwaring ("It's Not My Fault")
Een vrijwaringclausule biedt bescherming als de andere partij iets doet dat u schade berokkent of een derde partij ertoe aanzet om u voor schade aan te klagen. De clausule is een belofte die inhoudt dat de andere partij u niet verantwoordelijk kan houden voor claims, verliezen, schade, aansprakelijkheden en uitgaven die het gevolg zijn van nalatigheid, nalaten of opzettelijk wangedrag. Zorg ervoor dat uw contract deze clausule heeft.
Wanneer u onderhandelt, wees voorbereid
Maak je huiswerk voordat je onderhandelt over evenementencontracten. Bepaal wat er bij het plannen van dit evenement is betrokken en weet welke termen en beveiligingen u wilt. Uw contract moet gedeelde verantwoordelijkheid weerspiegelen, dus vermijd overeenkomsten die eenzijdig zijn. Wat goed is voor de ene partij is goed voor de andere. Ga tijdens het onderhandelen goed luisteren. Besteed aandacht aan contractitems die mogelijk onderhandelbaar zijn en die u ongemakkelijk maken. Wees zelfverzekerd en hap niet onder druk. Stevig staan. Onderteken niets totdat u volledig tevreden bent dat de voorwaarden eerlijk zijn en u de bescherming bieden die u nodig hebt.