Om georganiseerd te worden, moet je veel meer doen dan alleen het stapelen van papieren en het afstoffen van de rommel die je op je bureau hebt. Organisatie omvat het creëren van systemen en procedures voor alle verschillende onderdelen van uw bedrijf; dit heeft het potentieel om u te helpen productiever en winstgevender te worden. De onderstaande ideeën bevatten enkele van de beste manieren waarop u meer georganiseerd kunt worden in uw kleine bedrijf. Probeer er maar een voor een langzame en aanhoudende verbetering of maak een plan om dit jaar elke maand een nieuw organisatieproces in uw bedrijf op te nemen.
01 - Neem de controle over uw documenten en documenten
Nu u een beter idee hebt van het soort documenten waarmee u werkt, is het tijd om uw kantoorarchiveringssysteem te maken of te verbeteren. Susan Ward heeft een handige gids samengesteld voor het maken van een documentbeheersysteem waarmee u uw papierproces kunt maken of afstemmen en het overzichtelijk kunt maken.
Als u besluit dat het tijd is om naar een papierloos kantoor te gaan ( lees eerst deze voor- en nadelen ), dan kunt u beginnen met het scannen en digitaliseren van uw ontvangstbewijzen, met behulp van online facturering en betalingsservices zoals FreshBooks, overgaan naar een digitaal handtekeningsprogramma zoals DocuSign en het gebruik van de cloud voor gegevensback-up en archivering. Als u tijdens het jaar visitekaartjes verzamelt, kan het ook een goed idee zijn om te investeren in een scanner voor visitekaartjes, zodat u contactgegevens direct kunt digitaliseren en de papieren kaarten kunt verwijderen.
02 - Gebruik de juiste productiviteitstools
- Contactbeheer. Van het bijhouden van uw klanten tot het onthouden van mensen die u ontmoet tijdens het netwerken, elke eigenaar van een klein bedrijf heeft een systeem nodig voor het beheren van contactgegevens. U kunt kiezen voor een uitgebreid CRM-systeem (Customer Relationship Management) zoals Salesforce, of voor kleinschaliger beheer kunt u uw bestaande Contacten-app instellen om voor uw bedrijf te werken.
- Vergaderingen en communicatie. Of u nu face-to-face, telefonisch of via videochatservices vergadert, er is een manier om het proces overzichtelijker te maken. U kunt een service zoals Do gebruiken om uw vergaderingen overzichtelijker te maken - voor, tijdens en na.
- Boekhouding en boekhouding. Organiseer en stroomlijn de manier waarop u factureert, betalingen verricht en de cashflow beheert met tools zoals Quickbooks Online, Xero en Wave.
- Reizen en kosten bijhouden. U kunt apps zoals Expedia en TripAdvisor gebruiken om reisplannen eenvoudiger te maken. Dan helpen apps als Expensify je eenmaal om onderweg de uitgaven bij te houden en de rapportage te maken wanneer je thuis veel meer georganiseerd bent.
- Social media management. We weten allemaal hoeveel tijd kan worden verspild op sociale media als je het niet op een systematische en georganiseerde manier benadert. Dit is de reden waarom tools zoals Hootsuite en Buffer van onschatbare waarde kunnen zijn voor eigenaren van kleine bedrijven.
- E-mail management. Als u Gmail gebruikt in uw kleine bedrijf, heeft u toegang tot een flink aantal Google-extensies waarmee u uw Postvak IN snel kunt ordenen. Als je een andere e-mailapp gebruikt, probeer dan SaneBox voor automatische filtering, herinneringen en meer.
- Project management. Een goede app voor projectbeheer helpt je taken bij te houden, bestanden te delen en samen te werken met teamleden op één plek en het kan een van de beste tools zijn die je kunt gebruiken om je werk georganiseerd te krijgen. Probeer Basecamp of Asana voor een alles-in-één oplossing voor projectbeheer.
Productiviteit is een zeer persoonlijk proces en de apps die u nodig hebt, zullen specifiek zijn voor u, voor het werk dat u doet en voor de manier waarop u werkt. Neem de tijd om te onderzoeken wat uw behoeften zijn voordat u een nieuwe tool in uw proces inbouwt. Je hebt misschien niet zoveel nodig als je denkt. Lees voor meer inspiratie over productiviteitstool dit artikel met 101 apps voor kleine zakelijke productiviteit en ontdek deze 27 tijdbesparende apps .
03 - Breng je computer georganiseerd
Hier is een lijst met dingen die u nu kunt doen om uw computer georganiseerd en weer in werkende vorm te krijgen:
- Ruim je bureaublad op. Er zijn een aantal manieren om hier naartoe te gaan, en het hangt allemaal af van je werkstijl en hoe je je computer gebruikt. Je kunt alles van je bureaublad verwijderen, behalve je prullenbak (onthoud dat de pictogrammen op je bureaublad alleen maar snelkoppelingen zijn - al je actuele apps staan meestal in je map Toepassingen). Of u kunt een paar snelkoppelingen toevoegen aan uw meest gebruikte apps en bestanden. Ik neig naar de eerste optie, die zo gestroomlijnd mogelijk gaat, maar vaak mijn bureaublad gebruikt voor eenvoudige toegang tot bestanden waar ik momenteel aan werk. Daarna verplaats ik ze naar hun permanente woning zodra ik klaar ben.
- Stel een digitaal archiveringssysteem in. Over het feit dat u uw documenten een permanent thuis kunt geven, hier maakt u een archiefsysteem dat u volkomen begrijpt, zodat u de documenten kunt vinden die u nodig hebt wanneer u ze nodig hebt. Deze gids voor het organiseren van bestanden en mappen biedt een aantal uitstekende tips om u op weg te helpen.
- Update software. Als uw computer is ingesteld om de updates van het programma en het besturingssysteem automatisch te installeren, prima. Als het een handmatig proces voor u is, moet u ten minste tweemaandelijks controleren op updates, omdat veel beveiligingspatches bevatten. Bekijk vervolgens eens per jaar de huidige versies van de software die u gebruikt en neem de beslissing of het tijd is om te upgraden.
- Scannen op virussen en prestatieproblemen. Ongeacht welk type computer je hebt, ze kunnen allemaal virussen of malware krijgen (ja, zelfs Macs!). Als u een Windows-computer hebt, helpen deze pc-onderhoudstips van PCWorld u om uw computer gezond en soepel te laten werken.
- Controleer de integriteit van uw gegevensback-up. U maakt een back-up van uw gegevens, toch? Als dit niet het geval is, sla dan al het andere voorlopig over en doe dit eerst. U kunt een cloudgebaseerde gegevensback-upservice gebruiken, zoals Carbonite, Backblaze of CrashPlan, of u kunt een externe harde schijf gebruiken die u op uw computer aansluit (ik beide). Met beide opties configureert u de service of schijf om doorlopende automatische back-ups uit te voeren, zodat u niets handmatig hoeft te doen. Doe dan een of twee keer per jaar een beroep op uw back-upservice of rijd en neuk rond om te controleren of alles beschikbaar en toegankelijk is, mocht u kopieën naar uw lokale computer moeten kopiëren.
- Verdeel je inbox. Veel eigenaren van kleine bedrijven hebben een haat-liefdeverbinding met hun e-mailinbox. Ze zijn er dol op, omdat het een zeer productieve en efficiënte communicatietool is; toch haten ze het omdat het snel uit de hand kan lopen en onnodige stress veroorzaakt. Er zijn dingen die u kunt doen om uw inbox op één lijn te houden, zoals het gebruik van automatisering, het stroomlijnen van wat u dagelijks ontvangt en het beperken van hoe vaak u e-mail gedurende uw dag controleert. Lees dit artikel voor tips voor e-mailbeheer waarmee u uw inbox een krachtig productiviteitstool kunt maken en geen grote tijd zift.
Met de bovenstaande tips kunt u uw bedrijf direct beter organiseren, maar onthoud hoe snel dingen uit de hand kunnen lopen. Koppel deze activiteiten met een resolutie om een paar keer per maand een paar keer per maand uw papieren, productiviteitstools en computerstatus te beoordelen, zodat u georganiseerd kunt blijven en voorkomen dat dingen een overweldigend niveau van desorganisatie bereiken.