Hoe Payroll in Canada te doen
Hoe Payroll in Canada te doen
Als Canadese werkgever zijn er vijf stappen om de payroll te runnen:
1. Openen en uitvoeren van een payroll-rekening bij de Canada Revenue Agency (CRA).
2. Verzamelen van vereiste informatie van werknemers, zoals hun sociale verzekeringsnummer (SIN) en een ingevuld federaal en provinciaal TD1-formulier.
3. Het maken van de juiste Canadese loonheffingskortingen van werknemers betaalt elke betaalperiode.
4. Het terugstorten van deze loonaftrek, samen met het werkgeversaandeel in Canada Pension Plan (CPP) -bijdragen en premies voor arbeidsverzekeringen (EI), naar het Canada Revenue Agency zoals vereist.
5. Rapportage van het inkomen en de aftrek van elke werknemer op de toepasselijke T4- of T4A-slip en het indienen van een informatiereturning op of vóór de laatste dag van februari van het volgende kalenderjaar.
Laten we de details eens bekijken.
Stap 1) Open en bedien een payroll-rekening bij de Canada Revenue Agency (CRA).
U heeft een CRA-rekeningafrekening voor het salarisaftrekprogramma nodig om uw salarisaftrek af te dragen aan het Canada Revenue Agency.
Als u al een zakelijk nummer hebt en eerder bent geregistreerd voor andere CRA-programmarekeningen (zoals GST / HST), voegt u gewoon een Payroll-aftrekkingsaccount toe aan uw bestaande programma-accounts.
Als u nog geen ondernemingsnummer heeft, moet u er eerst een krijgen. Dit kunt u op verschillende manieren doen:
- registreer online met de dienst Business Registration Online (BRO)
- Neem telefonisch contact op met de Canada Revenue Agency via 1-800-959-5525
- mail of fax Formulier RC1, aanvraag van een bedrijfsnummer bij uw dichtstbijzijnde belastingdienstkantoor (TSO) of belastingdienst (TC)
Zodra u een zakelijk nummer hebt, kunt u zich registreren voor programma-accounts via de Business Registration Online (BRO) -service, waaronder:
- loonaftrek
- GST / HST
- vennootschapsbelasting
- import- export
Stap 2) Verzamel de vereiste informatie van werknemers, zoals hun sociale verzekeringsnummer (SIN) en een ingevuld federaal en provinciaal TD1-formulier.
Als onderdeel van het sollicitatieproces had je de SIN-kaart van elke nieuwe medewerker moeten onderzoeken en de naam en de ZEK van de werknemer moeten precies zo hebben genoteerd als ze op de kaart staan. (Vergeet niet te letten op sociale verzekeringsnummers die beginnen met het cijfer '9' wanneer u dit doet, omdat dit cijfer een persoon aangeeft die u niet kunt inhuren, hij of zij geen Canadese staatsburger of permanente inwoner is en gemachtigd is om alleen te werken voor een bepaalde werkgever met een geldige arbeidsvergunning afgegeven door Citizenship and Immigration Canada.)
U had de nieuwe werknemer ook al moeten vragen om het juiste federale en provinciale formulier TD1, persoonlijk belastingkrediet, dat bepaalt hoeveel belasting in mindering moet worden gebracht op het inkomen uit arbeid van een persoon.
Stap 3) Maak de juiste loonaftrek van werknemers betaalt elke betaalperiode.
Voeg eerst de belastbare voordelen van uw werknemer toe.
Voorziet u een werknemer van kost en inwoning, het gebruik van een bedrijfswagen, parkeren of een lening met een lage rente? Alles wat u een andere medewerker dan geld verstrekt, kan worden beschouwd als een belastbaar voordeel.
En als het loon van een werknemer belastbare voordelen inhoudt, moeten deze aan elke inkomstenperiode van een werknemer worden toegevoegd voordat u enige salarisaftrek maakt, omdat het totale inkomen het totale bedrag bepaalt dat onderworpen is aan bronaftrek en het belastbare voordeel kan worden onderworpen aan CPP-bijdragen, EI-premies en inkomstenbelastingaftrek, net als elk ander inkomen.
De Canada Revenue Agency's Guide T4130, Werkgeversgids - Belastbare voordelen en vergoedingen geeft details over hoe de waarde van deze voordelen te berekenen en welke belastbare voordelen onderworpen zijn aan GST / HST.
Dan ben je klaar om je Canadese loonaftrek af te trekken. Over het algemeen moeten werkgevers de volgende drie aftrekposten van het overheidsprogramma maken van de beloning van werknemers:
- Inkomstenbelasting
- Bijdragen van Canada Pension Plan (CPP)
- Premies voor arbeidsverzekeringen (EI).
U kunt andere personeelsaftrek hebben die specifiek is voor uw organisatie, zoals uitgebreide gezondheidsvoordelen, levensverzekeringen, pensioenplannen, enz.
1) Aftrek van inkomstenbelasting
Om te weten hoeveel inkomstenbelasting u moet aftrekken van de beloning van werknemers, gebruikt u de provinciale of territoriale tabellen voor de provincie of het territorium waar de werknemer rapporteert om te werken. De eenvoudigste manier om dit te doen, is door de Online Calculator van Payroll Deductions van het Canada Revenue Agency te gebruiken, die ook alle andere af te halen bedragen van de loonsom zal berekenen.
Als u de online calculator voor Payroll-aftrekposten echter niet kunt gebruiken, zijn alle tabellen met loonaftrekbedragen die u nodig hebt, beschikbaar via de Payroll-pagina van de Canada Revenue Agency.
2) Bijdragen aftrekken van Canada Pension Plan (CPP)
Over het algemeen moet u de CPP-bijdragen aftrekken als een werknemer ouder is dan 18 jaar en jonger is dan 70 jaar, in pensioen, niet-gehandicapt en geen CPP- of QPP-pensioen (Quebec Pension Plan) ontvangt.
U vindt een link naar de tabel met CPP-bijdragen, maxima en vrijstellingen en andere nuttige informatie over CPP-bijdragen op deze Canada Pension Plan-pagina van de Canada Revenue Agency.
Als u een werkgever bent in Quebec
Merk op dat de provincie Quebec zijn eigen provinciale pensioenplan heeft, het Quebec Pension Plan (QPP), het Quebec Parental Insurance Plan (QPIP) en zijn eigen provinciale inkomstenbelasting -
"Werkgevers met werknemers in Quebec moeten premies aftrekken voor de QPP in plaats van de CPP, als de tewerkstelling pensioengevend is volgens de QPP. Werkgevers moeten aftrekposten nemen voor zowel de QPIP als de EI, als de tewerkstelling verzekerbaar is" T4001 Werkgevershandleiding - Loonaftrek en geldovermakingen (Canada Revenue Agency).
Bezoek de Revenu Québec-website voor meer informatie.
3) Aftrek van premies voor arbeidsverzekeringen (EI)
Normaal gesproken trekt u de EI-premies af van het loon van werknemers op elke dollar verzekerbare inkomsten tot het jaarlijkse maximum. De EI-bijdrage van de werkgever is 1,4 keer de EI-premie die wordt ingehouden voor elke werknemer. Houd er rekening mee dat er in tegenstelling tot CPP geen leeftijdslimiet geldt voor het in mindering brengen van EI-premies. Als de aftrek van uw werknemer EI het jaarlijkse maximumbedrag bereikt, stopt u met aftrekken.
Raadpleeg het overzicht van de EI-premies en maxima van de Canada Revenue Agency om de EI-aftrekkingen voor een bepaald jaar te bepalen. Merk op dat er een aparte grafiek is voor Quebec, die een andere tariefstructuur heeft.
In 2017 bedragen de maximale jaarlijkse verzekerbare inkomsten $ 51.300 en zijn de loonheffingen afgetrokken tegen een Federal Rate van 1,63% (1,27% in Quebec) met een maximale jaarlijkse federale premie voor werknemers van $ 836,19 ($ 651,51 in Quebec). De maximale jaarlijkse federale werkgeverpremie van 2017 is $ 1.170,67 ($ 912,11 in Quebec).
Net als bij andere aftrekkingen van de salarisafrekening, kunt u de online calculator voor salarisaftrekkingen van het Canada Revenue Agency gebruiken om het bedrag aan arbeidsverzekeringen dat u moet aftrekken te berekenen voor elke betaalperiode.
U kunt ook de tabellen gebruiken die zijn verstrekt door de Canada Revenue Agency, Guide T4302, Payroll Ductures Tables en Guide T4008, aanvullende tabellen met salarisaftrek of deze handmatig berekenen met behulp van deze methode.
Sommige uitkeringen en betalingen die u aan werknemers doet, zijn niet onderworpen aan een arbeidsverzekering; zie deze lijst met Canada Revenue Agency.
Als Canadese werkgever kunnen er ook speciale situaties zijn die van invloed zijn op uw aftrek van EI; Raadpleeg de pagina Arbeidsverzekeringen van de Canada Revenue Agency voor informatie over onderwerpen als tewerkstelling buiten Canada, speciale betalingen en het inhuren van een familielid.
Stap 4) Geef de loonaftrek van uw werknemers, samen met de werkgeversbijdragen, terug aan de Canada Revenue Agency.
Normaal gesproken stuurt de Canada Revenue Agency u een overmakingsformulier in de e-mail telkens wanneer een afrekening van de salarisafrekening verschuldigd is. Als nieuwe Canadese werkgever hebt u echter geen overmakingsformulier voor uw eerste betaling, dus u moet een cheque of postwissel aan de curator-generaal sturen met uw bedrijfsnummer (BN) dat op de achterkant van de geschikt belastingcentrum.
Bij deze cheque of postwissel moet u een brief opnemen met de volgende tekst:
- dat je een nieuwe remitter bent,
- de periode die uw overschrijving bestrijkt,
- uw volledige werkgeversnaam, adres en zakelijk telefoonnummer; en
- uw bedrijfsnummer.
Nieuwe werkgevers worden door het CRA geclassificeerd als reguliere afzenders, wat betekent dat u uw aftrek moet terugstorten zodat de Canada Revenue Agency ze ontvangt op of voor de 15e dag van de maand die volgt op de maand waarin u de aftrek hebt gedaan. Later, als u eenmaal een overboekingsgeschiedenis hebt vastgesteld, wordt u mogelijk herklasseerd als een driemaandelijkse of versnelde afzender en moet u minder papierwerk voltooien.
Zie de pagina Remailing payroll deductions van CRA voor meer informatie over geldovermakingen, inclusief het corrigeren van fouten in de remailing.
Stap 5) Voer alle T4-strookjes en informatieresultaten in.
Ten slotte moet u als werkgever elk jaar een T4-slip voor elke werknemer invullen en het T4-overzichtsformulier invullen.
U moet de T4-aangifte indienen en de T4-strookjes geven aan de werknemers op of vóór de laatste dag van februari volgend op het kalenderjaar waarop de informatieretourering van toepassing is.
T4 Slips kunnen elektronisch worden ingevuld met behulp van de T4 Web Forms-applicatie van het Canada Revenue Agency (waarmee u één tot zes originele of gewijzigde T4-slips kunt indienen) of online kunt invullen met een PDF-invulbaar T4-formulier.
Zie de T4-pagina Informatie voor werkgevers van CRA voor meer informatie over T4-slips.
Het T4-overzichtsformulier kan ook elektronisch worden ingevuld en gearchiveerd. U kunt het ook op papier indienen, in welk geval u de originele samenvatting en bijbehorende T4-stukjes naar het Ottawa Technology Center moet sturen. U vindt een link naar dit adres en regel voor regel instructies voor het invullen van het T4 Summary formulier door de link aan het begin van deze paragraaf te volgen.
Meer informatie over het uitvoeren van Payroll in Canada
Al uw zakelijke gegevens , inclusief uw gegevens met betrekking tot de loonlijst, moeten worden bewaard op uw plaats van vestiging of in uw woonplaats in Canada, tenzij de Canada Revenue Agency u toestemming heeft gegeven om ze elders te bewaren.
Merk ook op dat bedrijfsdocumenten en ondersteunende documenten "die nodig zijn om uw fiscale verplichtingen en rechten te bepalen" gedurende zes jaar moeten worden bewaard.
Niet-naleving van Canadese loonlijstvereisten
De boetes voor niet-naleving van de Canadese loonlijstvereisten variëren van boetes van $ 1.000 tot $ 25.000, een gevangenisstraf van maximaal twaalf maanden of een combinatie van beide. De pagina CRA-sancties bevat de details voor bepaalde strafbare feiten en weglatingen door het nalaten om de juiste loonaftrek voor het niet tijdig indienen van informatieformulieren te maken.
Meer Payroll in Canada Resources
De Canada Revenue Agency heeft veel middelen met betrekking tot de loonlijst. Naast de hierboven geciteerde CRA-middelen, kunt u deze werkgeversgidsen bijzonder nuttig vinden:
- T4001: Handleiding voor werkgevers - Afrekeningen en afdrachten van gelden
- T4130: Gids voor werkgevers - Belastbare voordelen en vergoedingen
Zie ook:
Het wervingsproces: hoe werknemers in Canada te huren
Stappen voor het starten van een bedrijf in Canada
7 manieren om werknemers aanwerving gemakkelijker te maken