Alles wat u moet weten over de ROE voor Canadese werkgevers
Wat is het doel van het verslag van de werkgelegenheid?
The Record of Employment, zegt Service Canada, "is het allerbelangrijkste document bij het opstellen van een claim voor arbeidsverzekeringen (EI).
gebruikt de informatie op de ROE om te bepalen of een persoon in aanmerking komt voor EI-uitkeringen, het uitkeringspercentage en de duur van zijn / haar claim. "
Service Canada gebruikt de ROE ook om ervoor te zorgen dat niemand de fondsen voor arbeidsverzekeringen misbruikt of ten onrechte voordelen ontvangt.
Als werkgever is het echter van belang dat u een formulier voor een arbeidscontract moet invullen voor elke werknemer die een inkomstenonderbreking ondervindt, zelfs als de werknemer niet van plan is om een arbeidsverzekeringsvoordeel aan te vragen.
Let op: u moet ook ROE's afgeven aan uw werknemers als u een niet-Canadese werkgever bent die in Canada werkt.
Wat is een onderbreking van de winst?
Een onderbreking van de winst vindt plaats als:
- een werknemer stopt ermee
- een werknemer wordt ontslagen of beëindigd
- een werknemer heeft zeven opeenvolgende kalenderdagen zonder werk en geen verzekerbare inkomsten van de werkgever gehad of naar verwachting zal hebben. Dit wordt de zevendaagse regel genoemd. De zevendaagse regel is niet van toepassing op makelaars, werknemers die niet-standaard werkschema's hebben of verkopers aanstellen.
- het salaris van een werknemer daalt tot minder dan 60% van de normale wekelijkse inkomsten als gevolg van ziekte of letsel, zwangerschap, de noodzaak voor een ouder om te zorgen voor pasgeboren of geadopteerde kinderen, of de noodzaak om zorg te verlenen aan een familielid dat ernstig ziek is met een significant risico op overlijden.
In elk van deze gevallen moet u als Canadese werkgever een ROE voor de werknemer voltooien, ongeacht of hij of zij al dan niet een arbeidsverzekeringsvoordeel aanvraagt.
Hoe snel u de ROE moet indienen bij Service Canada hangt ervan af of u een papieren ROE indient of deze elektronisch verzendt. (Zie hieronder.)
Het invullen van de dossiers van de werkgelegenheid
Op het formulier Record van werkgelegenheid, voert u gegevens in over de werkgeschiedenis van de werknemer met uw bedrijf , inclusief zijn of haar verzekerbare inkomsten en verzekerbare uren.
Documenten van de werkgelegenheid kunnen worden gedaan in papieren vorm of elektronisch.
Paper Records of Employment gebruiken
Papier ROE's kunnen nog steeds worden gebruikt als u geen elektronische ROE's kunt uitgeven.
Als u de papierindeling voor ROE's gebruikt, moet u deze binnen vijf kalenderdagen na de eerste dag van de inkomstenonderbreking van de werknemer uitgeven of binnen vijf dagen op de eerste dag dat u de onderbrekingen van de inkomsten van de werknemer opmerkt.
Nadat u het formulier hebt ingevuld, doet u het volgende:
- Geef de 1e kopie (het origineel) aan uw werknemer als bewijs van verzekerbare inkomsten voor het claimen van EI-voordelen.
- Stuur de tweede kopie (blauw) naar Service Canada zoals aangegeven op het formulier.
- Bewaar het derde exemplaar (wit) in uw bestanden gedurende 6 jaar.
Meer papieren ROE-formulieren nodig? Neem contact op met het Employer Contact Center om ze te bestellen.
Het gebruik van elektronische dossiers van werkgelegenheid
Verslag van werkgelegenheid op het web (ROE Web) is een veilige web-gebaseerde applicatie gemaakt en onderhouden door de Canadese overheid voor werkgevers om te gebruiken voor het creëren, indienen, wijzigen en afdrukken van 53-week ROE's elektronisch.
U kunt ook ROE-gegevens importeren in uw eigen salarissysteem . U kunt zich online aanmelden voor ROE Web.
De deadline voor het uitgeven van een elektronisch rekeningrecord hangt af van het type betaalperiode van uw bedrijf.
Als de betalingsperiode van uw bedrijf wekelijks, tweewekelijks of halfmaandelijks (tweemaal per maand) is, heeft u maximaal vijf kalenderdagen na het einde van de betaalperiode waarin de inkomstenonderbreking van een werknemer plaatsvindt om een elektronische ROE uit te geven.
Als uw bedrijf een maandelijkse betaalperiode heeft of uw werknemers elke vier weken betaalt, moet u ook een ROE afgeven:
- 5 kalenderdagen na het einde van de betaalperiode waarin een werknemer een inkomstenonderbreking ervaart; of
- 15 kalenderdagen na de eerste dag van een onderbreking van de inkomsten, afhankelijk van op welke datum eerder is.
Service Canada heeft een grafiek met een overzicht van de ROE-deadlines per betaalperiode.
Wanneer u ROE's elektronisch invult en archiveert, hoeft u geen papieren exemplaar voor uw werknemers af te drukken. Medewerkers die zich hebben geregistreerd bij de online service My Service Canada Account kunnen kopieën van hun elektronische ROE's bekijken en afdrukken.
Help bij het invullen en archiveren van gegevens van werk
Service Canada's Gids voor het invullen van de formulieren voor arbeidsbemiddeling geeft hier details over en geeft blok-voor-blok instructies voor het invullen van de Record of Employment. Het bevat ook voorbeelden van zowel voltooide papieren als elektronische verslagen van werkgelegenheid.