Wat u moet doen om werknemers legaal in te huren
Wat u nodig heeft voordat u werknemers in Canada inhuurt
Ontvang een bedrijfsnummer (BN) en / of open een Payroll Deductions-account.
Als werkgever moet u een Payroll Deductions-account openen. Hiervoor moet u een bedrijfsnummer hebben. Als u nog geen bedrijfsnummer heeft, moet u er een krijgen van de Canada Revenue Agency.
U kunt een bedrijfsnummer op drie manieren verkrijgen:
- Registreer online voor een zakelijk nummer.
- Vul Formulier RC1, Verzoek om een ondernemingsnummer (BN) in en mail of fax het naar uw dichtstbijzijnde belastingdienstkantoor (TSO) of belastingcentrum (TC).
- Neem telefonisch contact op met het Canada Revenue Agency op 1-800-959-5525 tijdens kantooruren.
Als u zich aanmeldt voor een bedrijfsnummer, kunt u tegelijkertijd een payroll-programmakrekening aanvragen. Als u al een zakelijk nummer hebt, voegt u feitelijk een nieuw account toe aan uw bestaande account.
(Houd er rekening mee dat u al uw bedrijfsaccounts, inclusief de loonadministratie, kunt beheren met behulp van de online portal My Business Account van de CRA.)
U kunt een payroll-account toevoegen met een van de volgende methoden:
- Gebruik uw My Business-account.
- Vul het formulier RC1B in en mail of fax het naar uw dichtstbijzijnde belastingdienstkantoor (TSO) of belastingcentrum (TC).
- Bel de Canada Revenue Agency op 1-800-959-5525 en vraag om een Payroll Deductions Account.
(Merk op dat een bedrijf meer dan één Payroll Deductions-account kan hebben.Als u bijvoorbeeld verschillende kantoren in verschillende steden had, heeft u mogelijk ook aparte Payroll-accounts voor elk kantoor.)
Het wervingsproces in Canada
Dit schetst de kern van het echte wervingsproces; wat je legaal moet doen om een werknemer in Canada aan te nemen wanneer je hebt besloten dat je iemand wilt inhuren.
Dit zijn de stappen die u moet nemen nadat u het hele voorbereidende wervingsproces voor het maken of verfijnen van een functiebeschrijving hebt doorlopen, de functiepositie (s) hebt geadverteerd en potentiële kandidaten hebt geïnterviewd. Dat is allemaal achter je.
U maakt de persoon een aanbod voor werk. Nu moet je:
Laat de werknemer de jobaanbieding accepteren en ondertekenen.
De overheid heeft dit niet nodig, maar het is een uitstekend idee om de arbeidsvoorwaarden schriftelijk te hebben. Het verduidelijkt details zoals de taken, werkuren, voordelen, salaris en proeftijd als er een is en vermijdt toekomstige misverstanden. (Bij het aannemen van werknemers moet je baanaanbod uiteraard voldoen aan de arbeidsnormen van je provincie of gebied.) Zie:
Federale arbeidsnormen
Alberta Employment Standards
BC werkgelegenheidsnormen
Manitoba-werkgelegenheidsnormen
Ontario Employment Standards
Werkstandaarden voor Nova Scotia
Arbeidsnormen Newfoundland en Labrador
Bekijk het Social Insurance Number (SIN) van de werknemer.
Het sofi-nummer wordt gebruikt voor het beheren van overheidsvoordelen. Als werkgever moet u de SIN-kaart van elke nieuwe medewerker binnen drie dagen nadat de medewerker met zijn werk begint, bekijken en de naam van de werknemer en SIN precies noteren zoals ze op de kaart voorkomen.
Let op SIN's die beginnen met het cijfer "9"! Een ZONDE die met dit nummer begint, duidt een persoon aan die geen Canadese staatsburger of permanente inwoner is en die alleen toestemming heeft om voor een bepaalde werkgever te werken met een geldige werkvergunning van het staatsburgerschap en immigratie Canada.
(Als een toekomstige nieuwe werknemer in aanmerking komt om in Canada te werken en geen ZONDE heeft, richt hem of haar dan om er een aan te vragen bij een Service Canada Office.)
Laat de werknemer Form TD1, Personal Tax Credits Return invullen.
Formulier TD1 bepaalt hoeveel belasting moet worden afgetrokken van het inkomen uit arbeid van een persoon. Een nieuwe werknemer moet de federale TD1 en de provinciale TD1 voltooien als er meer dan het persoonlijke basisbedrag wordt geclaimd.
(Merk op dat werknemers in Quebec de federale TD1 en provinciale vorm TP1015.3-V moeten gebruiken, Source Ductures Return ). Zie formulier TD1 voor meer informatie over wie dit formulier moet invullen en welke vorm ze kunnen of moeten gebruiken ( Canada Revenue Agency).
Zie de gids voor Canadese loonaftrek voor gedetailleerde informatie over loonaftrek, inclusief inkomstenbelasting, Canada Pension Plan (CPP) , EI, en belastbare voordelen.
Controleer de begindatum en -tijd en alle andere informatie die betrekking heeft op iemands eerste werkdag.
Gaat de nieuwe medewerkersdag van start met een vergadering met een leidinggevende of een rondleiding door de faciliteit? Is er speciale apparatuur die ze moet brengen of een kledingvoorschrift waaraan ze zich moet houden? Is er een nieuwe medewerker oriëntatiesessie of interne mentoring? Het invullen van de nieuwe medewerker over alle details die betrekking hebben op haar eerste dag op het werk, zal haar angst verlichten en zorgt voor een goede start.
Start een bestand voor de werknemer als u dat nog niet hebt gedaan.
Het is een goed idee om dit meteen te doen bij het aannemen van werknemers . Als werkgever gaat u personeelsgegevens verzamelen zoals tijdschema's en prestatiebeoordelingen en formulieren beheren die verband houden met lopende salarisadministratie, zoals T4-stukjes. Door uw werknemersrecords een georganiseerde start te geven, bespaart u later tijd.