De oude kantoorkopieermachines zijn vrijwel verdwenen in het digitale tijdperk en vervangen door multifunctionele printers die de functies printen, kopiëren, scannen en optioneel faxen naar een enkel apparaat combineren.
Technisch gezien is een "kopieermachine" in de huidige terminologie gewoonlijk een printer met een ingebouwd scanapparaat, zodat een te kopiëren document door de printer kan worden gescand en gereproduceerd.
Zoals met de meeste elektronica, blijven kopieerapparaten / printers in prijs dalen en hebben ze nog meer functies dan ooit, en het gemak van kopiëren in huis in plaats van het rijden naar een drukkerijwinkel is niet te overtreffen.
Hier zijn de belangrijkste aankoopfactoren om u te helpen bij het kiezen van een printer / copier voor uw SOHO.
Inkjet versus laser / LED
Voor het snel kopiëren van tekstdocumenten zijn Laser- / LED-printers over het algemeen de betere keuze. Inkjetprinters kunnen met veel hogere resoluties afdrukken en zijn dus beter geschikt voor grafische afbeeldingen en met name voor foto's.
Kosten
Wanneer u kijkt naar de kosten van een printer / copier, is het belangrijk om rekening te houden met de doorlopende kosten van verbruiksartikelen als u van plan bent meer te doen dan af en toe afdrukken / kopiëren. Fabrikanten zijn in de afgelopen jaren van koers veranderd en in plaats van winst te maken op de verkoop van printer / copiers, verkopen ze deze nu vaak tegen kostprijs (of zelfs verlies) en maken ze in plaats daarvan enorme winstmarges op de verkoop van inkt en toner.
Veel eenheden worden nu geleverd met inkt / tonercartridges met ingebouwde microchips die voorkomen dat er "niet-officiële" cartridges worden gebruikt of "startercartridges" met de helft van de normale capaciteit. Die voordelige inkjet of laser ziet er niet zo goedkoop uit als het tijd is om de dure inkt- of tonercartridge (s) te vervangen.
Kleurenprinter / copiers zijn bijzonder duur om te gebruiken omdat ze 4 cartridges vereisen (zwart en wit, cyaan, magenta en geel). Het is typerend dat de vervangingskosten van inkjet / tonercartridges de aanschafprijs van een volledige eenheid overschrijden, waardoor printers een gemeenschappelijke bewoner van depots en stortplaatsen voor elektronische recycling worden.
Gelukkig kunnen de meeste inkjet- en sommige lasertonercartridges tegen veel lagere kosten worden bijgevuld - bedrijven zoals Costco bieden inkjetvullingen van een uur bijvoorbeeld aan. Er zijn ook navulverpakkingen verkrijgbaar voor de doe-het-zelftypen, maar het bijvullen van inkjet- of tonercartridges is rommelig en niet voor de mechanisch uitgedaagd. En u kunt ervoor zorgen dat printerinktcartridges langer meegaan zonder dat u het hoeft te doen.
Voordat u een printer / copier aanschaft, moet u de gepubliceerde kosten per pagina van de fabrikant controleren.
Volume
De meeste kleine zakelijke printers / copiers zijn niet ontworpen voor zwaar volume, dus controleer het aanbevolen gebruik van het apparaat (werkcyclus van pagina's per maand). De ISO-opbrengst voor de inkt / tonercartridges geeft u een idee van hoe vaak de cartridges moeten worden vervangen.
Houd er rekening mee dat zelfs als u een interne printer / copier heeft, het nog steeds zinvol kan zijn om lokale of online kopieer- / afdrukservices (zoals nietjes of UPS) te gebruiken voor grotere afdruk- / kopieeropdrachten of speciale afdrukken, zoals brochures .
Met de prijs van verbruiksartikelen (zoals hierboven beschreven) is het eenvoudigweg niet rendabel om grote volumes af te drukken / kopiëren op minder dure printers / copiers, in het bijzonder met kleurendocumenten of foto's. De aanschaf van een voordeliger printer / copier voor basisbehoeften en het uitbesteden van grotere afdruk- / kopieertaken is een ideaal compromis voor de meeste kleine bedrijven - het afsteken van 500 exemplaren van een kleurenbusiness-brochure is een taak voor een professionele drukkerij.
dubbelzijdig afdrukken
Dubbelzijdig afdrukken is de mogelijkheid om aan beide zijden van de pagina te printen / kopiëren en is een zeer wenselijke functie. Naast het besparen van papier is het een must om professionele kopieën te maken van dubbelzijdig gedrukt materiaal.
connectiviteit
Voor het gebruik van het apparaat als een printer, hoe meer opties om verbinding te maken met het apparaat, hoe beter. Afgezien van directe USB-connectiviteit met een pc, komen de meeste printer / copiers met netwerkconnectiviteit - bedraad, wi-fi, of beide.
Als u moet afdrukken vanuit de cloud of vanaf mobiele apparaten, moet uw printer technologie ondersteunen zoals Google Cloud Print of Apple AirPrint.
Zwart en wit of kleur?
Kopiëren in kleur is langzamer en duurder, maar kan een functie zijn die u voor uw printer / kopieerapparaat wilt gebruiken als u promotiemateriaal voor uw kleine bedrijf wilt produceren, zoals brochures of kleurenfoto's kopiëren.
Veelzijdigheid van media
De belangrijkste reden om een kopieerapparaat voor uw kleine of thuiskantoor te kopen, is het gebruiksgemak. U moet zeker een kopieermachine kiezen die geschikt is voor verschillende papierformaten en -gewichten en andere media, zoals transparanten en indexkaarten. . Zoek naar copiers die flatbed-kopieën aanbieden als u zich zorgen maakt over het kopiëren van boeken of het kopiëren van andere objecten die niet door een sheetfeeder passen.
Papier verwerking
Als kleine ondernemer heeft u betere dingen te doen dan papierladen bij te vullen of losse vellen door een printer / kopieerapparaat te voeren. Als u regelmatig afdrukt / kopieert, zoekt u naar een model met een papiercapaciteit van minstens 250 vellen - of meer. U zult ook zeker een automatische documentinvoer willen die minstens 30 vellen bevat.
Reactietijd
Printer / kopieerapparaten zonder opwarmtijd zijn ideaal voor kleine kantoren en thuiskantoren, waar het apparaat uren of dagen inactief kan zijn. Hoge afdruk- / kopieersnelheden zijn geweldig, maar besparen u niet als u minuten moet wachten voordat het apparaat wordt opgewarmd telkens wanneer het uit de slaapstand komt. Sommige printers / copiers bieden nu een eerste kopieertijd van minder dan 10 seconden.