Hoe u het beste de financiële administratie van uw advocatenkantoor bijhoudt

Als u een praktiserende advocaat wilt worden met uw eigen advocatenkantoor, moet u weten welke records u moet onderhouden. U bent mogelijk een expert in de praktijk van de wet, maar u kunt zich niet zo zeker voelen over uw boekhoudkundige kennis. Het begrijpen van de grondbeginselen en het gebruik van gespecialiseerde boekhoudsoftware kan uw praktijk veilig houden.

Boekhoudsystemen voor een advocatenkantoor

Een goed boekhoudsysteem voor elk klein bedrijf zal sterke interne controles omvatten om zowel inkomsten als uitgaven te bewaken.

Als advocaat moet u ervoor zorgen dat uw boekhoudsysteem sterke interne controles heeft, zowel voor facturering als kosten en uitgaven voor klanten.

Ongeacht of facturen op basis van een specifieke provisie, jaarlijkse aanhouding, voorwaardelijke vergoeding of verwijzingskosten, uw vergoeding is gebaseerd op de tijd die u aan de projecten van uw klanten hebt besteed. Dat is de reden waarom advocaten gewoonlijk gedetailleerde dossiers bijhouden om de tijd die aan zaken wordt besteed te volgen.

U kunt handmatige of elektronische systemen gebruiken om uw tijd en kosten te volgen. Klantenrekeningkaarten werden gebruikt om die informatie vast te leggen vóór de komst van legale tijd- en factureringssoftware . Ongeacht de gewenste methode voor het bijhouden van gegevens, wilt u deze track meestal opnemen in de tijd die u aan klantaangelegenheden hebt besteed, samen met de eventuele kosten die de cliënt heeft gemaakt.

Van tijd tot tijd kunt u kosten voor rekening van uw klant betalen voor het indienen van vergoedingen of andere kosten.

Meeste praktijkverslag van de advocaat deze geavanceerde kosten worden op een vergelijkbare manier in het systeem opgenomen als andere debiteuren.

Boekhoudsoftware heeft speciale journalen om een ​​enkel type vaak voorkomende transactie op te nemen. Voor advocaten geeft het kasontvangstboek een uitsplitsing van (1) ontvangen vergoedingen en (2) onkostenvergoedingen, inclusief een toewijzing tussen betaalde reguliere overheadkosten en betaalde klantkosten.

De complexiteit van het kasontvangstboek zal variëren afhankelijk van de grootte van het advocatenkantoor, waarvan de meest elementaire alleen het bankafschrift en chequekopieën zijn.

Andere essentiële records

Naast de hierboven besproken archieven, onderhouden advocaten meestal minstens het volgende:

1. Afsprakenboek: een afsprakenboek bevat afspraken van afspraken, meestal in een kalendervorm.
2. Debiteurenboek: het debiteurenboek geeft de gefactureerde en niet-geïnde vorderingen weer.
3. Individuele klantenboeken: deze grootboekrekeningen bevatten een beschrijving van de verleende diensten, kosten en tegoeden, een samenvatting van niet-factureerbare kosten en definitieve facturen.
4. Case time-records: tijdrecords worden geregistreerd voor elke client.
5. Cases-in-progress register: dit register vat alle lopende juridische werkzaamheden samen en wordt meestal op naam van de klant georganiseerd.
6. Tijdsamenvattingen: tijdrapporten kunnen meestal worden gesorteerd door de advocaat of door de klant en bevatten informatie zoals de tijd, de data waarop gewerkt is, de facturen en andere te betalen kosten.

Dit zijn de basisboeken en -verslagen die de meeste advocaten, ongeacht specialiteit, voor hun bedrijven in ons bestand hebben. Veel advocaten gebruiken boekhoudsoftware en legal practice managementsoftware om hun boeken en records in elektronische vorm te houden.

Terwijl sommige advocatenkantoren QuickBooks gebruiken, gebruiken veel andere bedrijven legale branchespecifieke softwareprogramma's, zoals Abacus Next, Clio of ProLaw, om hun praktijken te beheren.

OPMERKING : dit artikel is alleen bedoeld voor educatieve doeleinden; u moet een belastingprofessional raadplegen om vragen of problemen die u heeft met uw boekhouding, boekhouding of inkomen te bespreken.