Software en apps die u helpen uw bonnen te beheren
Als de afdrukken op uw papieren bonnetjes vervagen of u moe bent van het bijhouden van de vele losse stukjes papier die in schoenendozen of bestandsmappen zijn gestopt, is het tijd om het digitale tijdperk in te gaan. Het opslaan en vinden van al uw kassabonnen en het organiseren ervan in onkostendeclaraties, is veel eenvoudiger als u papier in digitale bestanden verandert.
Een ander voordeel van digitaal gaan is dat u de ontvangstdocumentatie gemakkelijk kunt vinden wanneer u het nodig hebt door een zoekopdracht uit te voeren op basis van zoekwoorden die u herkent, zoals boodschappen, hotels, gas, auto-onderhoud enzovoort.
Of u nu bonnetjes in de cloud wilt opslaan, een mobiele app wilt gebruiken of uw bonnen wilt scannen en opslaan, een van de volgende opties zal u helpen onkostendeclaraties sneller te laten verlopen, fiscaal aftrekbare kosten te declareren , verzekeringsdocumenten bij te houden of bonnetjes te beheren om welke reden dan ook. (Het is vermeldenswaard dat de opties voor online en mobiele apps over het algemeen gebruik maken van beveiliging op bankniveau.)
01 - Cloudservices om online ontvangsten te organiseren
Dit zijn onze keuzes voor online apps die bonnen organiseren waarmee u onkostendeclaraties snel kunt maken, wanneer en waar u ze nodig hebt. Deze toepassingen bieden verschillende manieren om uw ontvangsten vast te leggen, inclusief e-mail, sms-berichten, de camera van uw smartphone en anderen. Sommige van deze applicaties hebben ingebouwde uitgavenrapportagetools en opties voor export naar software zoals Quicken, Quickbooks, Freshbooks of Excel.
02 - Mobiele apps om ontvangsten en onkostennota's te organiseren
Vanwege de constante verbeteringen in mobiele technologie (inclusief camera's op iPhones, tablets en mobiele Android-apparaten) is het gebruik van een mobiele app om ontvangsten te organiseren en onkostenmeldingen gedaan veel handiger dan het gebruik van een desktop of online software.
Mobiele apps kunnen uitgavenrapportgegevens opslaan in de cloud, ruimte op uw mobiele apparaat besparen en sommige werken met een online app. Sommige bieden volledig geautomatiseerde verwerking door gegevens direct van creditcards of scans van mobiele telefoons te importeren en gedetailleerde onkostenrapporten te genereren, waaronder kostencategorisering, datum, leverancier en andere relevante informatie. Het beste nieuws is dat het allemaal voor u is ingevuld. Hier zijn vier mobiele mobiele apps met bon die we leuk vinden.
03 - Ontvangstscansoftware
Als u tonnen ontvangstbewijzen heeft om te organiseren om kosten te vergoeden, documentgerelateerde kosten te declareren of een back-up te maken van verzekeringsclaims en u een snelle manier nodig hebt om onkostendeclaraties te voltooien, zijn er enkele goede bureaubladsoftwareopties voor Mac en Windows die kunnen worden gebruikt met uw huidige scanner. Er zijn ook kleine mobiele scanners die u voor uw tijd buiten het kantoor kunt kopen. Start eerst de software en voer bonnen uit via de scanner die wordt gevoed door een USB-verbinding met uw computer. Gegevens worden van de bon in de software getrokken en een kopie van de bon wordt opgeslagen. Meestal hoef je zelfs geen informatie in te voeren of te corrigeren.
Als dit de oplossing voor u lijkt, bekijk dan vijf scanner- en softwarebundels voor het beheer van ontvangsten en onkostenrapporten.