Houd uw kwitanties georganiseerd voor belastingen, verzekeringen en onkostendeclaraties
Heeft u een heleboel rekeningen om te organiseren en af te handelen voordat u zelfs maar kunt bedenken dat uw uitgaven worden vergoed? Of misschien hebt u ze nodig om uw belastinggerelateerde uitgaven te documenteren of om een claim te staven. Hier zijn een paar geweldige software-opties die u kunnen helpen bij het organiseren van die ontvangsten met behulp van een documentscanner als u op zoek bent naar een eenvoudigere en snellere manier.
NeatReceipts Mobile Scanner en Digital Filing System
NeatReceipts Mobile Scanner en Digital Filing System bestaat uit een compacte en lichtgewicht scanner, de software om bonnen en andere digitale afbeeldingen, een USB-kabel en accessoires voor reis- en desktopopslag te organiseren.
De NeatReceipts-software organiseert kwitanties, belastinggerelateerde documentatie, visitekaartjes en documenten - en alles afzonderlijk, zodat u ze gemakkelijk kunt vinden wanneer u ze nodig hebt. Kwitanties kunnen worden afgedrukt, gemaild of geëxporteerd naar verschillende indelingen, waaronder PDF, OFX en QIF.
02 - Schoenendozen
Scan uw kwitanties en stuur ze elektronisch naar Shoeboxed om ze online voor u te organiseren en op te slaan.
Shoeboxed kan onder bepaalde plannen met QuickBooks Online worden geïntegreerd en ook uitgavenanalysetabellen en grafieken zijn online beschikbaar. Er zijn ook gratis apps voor iPhone, iPad en Android die functies bieden, zoals de mogelijkheid om de ingebouwde GPS van je telefoon te gebruiken om nauwkeurig kilometers bij te houden en om ontvangstafbeeldingen vast te leggen met de camera van je smartphone.
De 'magische enveloppen' van Shoeboxed zijn gratis enveloppen die je kunt vullen met bonnen, visitekaartjes en andere rommel, en deze vervolgens gewoon per e-mail verzenden. Zo hoef je ze niet te scannen. Shoeboxed doet dat voor u, ze scannen naar digitale bestanden en het verzenden van de papieren exemplaren is gratis.
Ontvangsten kunnen ook automatisch worden geïmporteerd uit uw e-mail als u Google's Gmail gebruikt. Anders kunt u uw kwitanties nog steeds naar Shoeboxed e-mailen, zodat ze kunnen worden gevolgd.
Shoeboxed kan gegevens naar Quicken, Excel en naar bestandsindelingen CSV of PDF exporteren.
Er zijn drie kernplannen van Shoeboxed om uit te kiezen:
- Lite : maximaal 50 documenten per maand voor één gebruiker
- Klassiek : geschikt voor eigenaren van kleine bedrijven, 150 documenten per maand, voorafbetaalde magische enveloppen (alleen VS) met documentretournering en QuickBooks Online-integratie. Voor maximaal twee gebruikers
- Bedrijf : hetzelfde aanbod als klassiek, maar met 500 documenten per maand en maximaal drie gebruikers.
Er is ook een gratis maar zeer kleinschalig plan met een limiet van vijf documenten per maand, evenals een groot bedrijfsplan voor 1.000 documenten per maand. Elk abonnement biedt een gratis proefperiode.
Visioneer RoadWarrior
De Visioneer RoadWarrior is software voor het organiseren van ontvangst, verpakt met een kleine USB-aangedreven mobiele scanner die in seconden een pagina kan scannen. RoadWarrior maakt gebruik van Kofax Virtual ReScan of VRS-technologie om het scannen te verbeteren, en de software organiseert gescande bonnen en documenten. Ontvangstafbeeldingen kunnen worden opgeslagen in doorzoekbare PDF-indeling of als Word-, Excel- of WordPerfect-documenten. Visitekaartjes kunnen ook worden gescand.
Rack2-Filer
Rack2-Filer-software wordt meegeleverd met de Fujitsu ScanSnap S1300i en scant bonnen en andere documenten voor digitale opslag in formaten zoals Microsoft Word's DOC en DOCX of Adobe PDF. Organiseer gescande bonnen en documenten in Rack2-Filer in virtuele archiefkasten en e-mappen, die kunnen worden doorbladerd door pagina's om te slaan.
- Als u in e-binders werkt, markeert u de informatie en voegt u scheidingspagina's, hyperlinks of plaknotities toe.
- Rack2-Filer-zoekopdracht controleert elk document, inclusief plaknotities en bindertitels, op woord, woordgroep of nummer.