Records verhuurders moeten voor belastingen houden

Documenten om op lange termijn en op korte termijn te bewaren

Een van de grote voordelen van een huisbaas zijn de belastingaftrekken waar u van kunt profiteren. Deze aftrekkingen kunnen echter gecompliceerd zijn, dus het is belangrijk dat u het hele jaar gedetailleerde gegevens bijhoudt van alle belangrijke documenten, inkomsten en uitgaven. Door georganiseerd te zijn en de juiste documenten te bewaren, kunt u uw afhoudingen maximaliseren en uw stress verminderen.

4 redenen om records bij te houden

1. Het maakt het veel eenvoudiger om je belastingen in te dienen.
   

1. Als u alles hebt vastgelegd, voorkomt u dat u inhoudingen misloopt, waardoor u geld bespaart.
   
2. Hiermee kunt u ervoor zorgen dat u nauwkeurige claims indient. In plaats van te raden: "Ik denk dat ik die aannemer $ 1.000 heb betaald", door snel een spreadsheet op te halen, weet je dat je hem op 17 juli $ 850 hebt betaald.
   
3. In het geval dat u wordt gecontroleerd of als de IRS vragen heeft over items op uw belastingaangifte, heeft u het bewijs om een ​​back-up van uw claim te maken. Als u deze documentatie niet hebt, zult u merken dat u tijd en geld spendeert om het bewijs te vinden. Erger nog, als u niet in staat bent om een ​​kwitantie te verzinnen, wordt uw claim niet gehonoreerd en moet u mogelijk zelfs extra belastingen en boetes betalen.

Welke records moet ik bijhouden?

Het korte antwoord is dat je alles moet volgen! De IRS staat bekend om het controleren van kleine bedrijven , met name bedrijven die in opeenvolgende jaren verlies boeken. Bovendien begrijpen veel IRS-agenten niet de fiscale nuances die gelden voor beleggers in onroerend goed, waardoor ze uw registratie vaker in vraag stellen.

U moet een bewijs hebben als de IRS uw artikelen in twijfel trekt of, zelfs in de dagelijkse gang van zaken, als iemand een betaling probeert te betwisten.

De twee typen records die u moet bewaren, zijn permanente records en kortetermijnrecords.

1. Permanente records

Dit zijn documenten die u voor onbepaalde tijd wilt bewaren.

Wat zijn enkele voorbeelden van permanente records?

Dit zijn documenten die relevant en waardevol voor u zullen zijn tot ver na het lopende belastingjaar, zoals:

• Alle huurders huren.
• Alle soorten juridische documenten - boetes, inspectierapporten, rechtszaken.
• Elk type vergunning dat u hebt afgesloten op het onroerend goed.
• Alles wat u wilt afschrijven- zoals eigendommen of verbeteringen.
• Als u uw bedrijf heeft opgenomen als een LLC , LP , S Corporation of een ander bedrijf, wilt u alle bijbehorende records bewaren.
• Verzekeringsbeleid.
• Lening documenten - zoals hypotheken.
• Belastingen van het afgelopen jaar.
• Eigendomstitel / akte.

2. Kortlopende Records

Op korte termijn verwijs ik niet naar een paar maanden. U zult documenten die u belangrijk genoeg acht om minimaal vijf jaar op uw belastingen te storten, bewaren. Hoe lang daarna hangt af van je comfortniveau. Dit zal u helpen in het geval u ooit wordt gecontroleerd of vervolgd.

Wat zijn enkele voorbeelden van kortetermijnrecords?

Alles dat telt als inkomen of een uitgave voor het betreffende belastingjaar, zoals:

• Advertentiekosten voor uw bedrijf of onroerend goed.
• Entertainmentuitgaven - Zoals diners of lunches voor huidige of potentiële klanten.
• Rente betaald op hypotheken en creditcards voor zakelijk gebruik.
• Juridische / professionele kosten - Voor accountants, advocaten, verzekeringsagenten, makelaars.

• Kantoorkosten - internet, tweede telefoonlijn voor bedrijven, kantoorartikelen, thuiskantooraftrek als u een thuiskantoor hebt dat uitsluitend voor zaken wordt gebruikt.
• Huur ontvangen.
• Reparaties uitgevoerd.
• Ontvangen borgsommen.- Wanneer de huurovereenkomst van een huurder eindigt, als u een deel van de borg bewaart, moet u het opnemen als inkomsten. Als u een deel daarvan moet betalen voor reparaties, wordt het geld dat u aan de reparatie besteedt beschouwd als een uitgave, die u kunt aftrekken van uw belastingen.
• Reiskosten voor bedrijven - zoals miles gereden voor verhuuractiviteiten.
• Nutsvoorzieningen betaald.
• Lonen betaald aan werknemers of onafhankelijke contractanten.

Hoe moet ik mijn gegevens bijhouden?

Bewaar een digitale kopie (computer) en een papieren versie (hard copy) van al uw gegevens.

1. Digitale kopie

U zult een spreadsheet of een programma zoals Quicken Rental Property Manager willen gebruiken om uw inkomsten en uitgaven bij te houden.

U moet dit doen zodra het inkomen binnenkomt of de kosten zich voordoen. U wilt zoveel mogelijk gedetailleerde informatie opnemen:

• Datum,
• Tijd,
• Aan wie is het betaald of wie heeft je betaald,
• Aard van de baten of lasten
• Bedrag.
• U kunt zelfs opnemen hoe het werd betaald of gemaakt (contant geld, chequenummer, creditcard, postwissel, enz.).

Het detailniveau is afhankelijk van de software die u gebruikt of maakt. Sommige programma's linken rechtstreeks naar uw bankrekeningen en registreren uw inkomsten en uitgaven voor u.

Zelfs als u kiest voor een minder duur programma of uw records bij persoonlijke spreadsheets bewaart, moet u nog steeds afzonderlijke records instellen voor elke eigenschap, voor elk type uitgave en voor verschillende soorten inkomsten. Het gaat erom zoveel mogelijk informatie op te nemen als u kunt op het moment van de transactie, zodat u gemakkelijk in de toekomst financiële rapporten kunt maken.

Maak altijd een back-up op cd, op een externe harde schijf, in een cloud en zelfs met een papieren exemplaar. Ze moeten aan het einde van elke maand en / of het einde van het jaar worden afgedrukt.

2. Hard copy

U wilt zeker weten dat u een papieren kopie van uw belangrijkste documenten hebt. Indien mogelijk, wilt u ze opslaan in een soort brandvertragend opslagsysteem of kluis. Als u er niet een kunt vinden die groot genoeg is voor al uw bestanden, dan wilt u de belangrijkste in deze doos bewaren, zoals de titels van de property. Categoriseer alles op jaarbasis en sorteer de bestanden alfabetisch zodat ze gemakkelijk te vinden zijn.