Beheers de kunst van collecties
Elk bedrijf moet worden betaald als het hoopt te overleven, en dat van jou is geen uitzondering. Het niet op tijd betalen van rekeningen is niet uniek voor uw klanten; bedenk hoeveel mensen de belastingdienst niet op tijd betalen, of hun kabelrekening, of hun creditcard. Slechts ongeveer 71 procent van de respondenten in een onderzoek dat in 2015 werd uitgevoerd voor de National Foundation for Credit Counseling meldt dat zij al hun rekeningen op tijd betalen. Houd er ook rekening mee dat individuen niet de enigen zijn die wat achterlopen bij het betalen van hun rekening; ook bedrijven en andere instellingen betalen niet altijd op tijd. Het is een gegeven dat advocaten niet alles zullen verzamelen waar ze naar op zoek zijn. Vandaar dat de term realisatiegraad verwijst naar de hoeveelheid geld die de onderneming daadwerkelijk van klanten ontvangt, gedeeld door het bedrag dat de onderneming heeft gefactureerd.
Als een klant niet reageert op e-mail- of telefoonberichten van uw ondersteuningsmedewerkers, betekent dat dat u aan de telefoon moet gaan om te proberen te worden betaald.
Hier zijn enkele tips voor het effectief verzamelen van openstaande schulden van klanten.
- Ken de wetten en ethische regels in uw rechtsgebied, en houd ook uw wanpraktijkenverzekering in gedachten. Uw directe doel is om betaald te krijgen. U wilt niet worden beschuldigd van het overtreden van wetten met betrekking tot het incasseren van schulden. Houd er rekening mee dat de reikwijdte van sommige staatswetten over incasso van toepassing is op elke persoon die een schuld heeft en niet beperkt is, zoals de Fair Debt Collection Practices Act is, aan externe incassobedrijven en advocaten die zijn ingehuurd om schulden te innen. U wilt ook niet dat uw inspanningen voor het verzamelen van facturen worden overgedragen op bedreigingen voor het aanvechten van niet-betaalde kosten, tegenbedreigingen om een klacht in te dienen of wanpraktijken wegens wanpraktijken, omdat u uw bedrijf bij een aantal factureringsgeschillen betrekt. U moet weten voordat u belt of u rente kunt vragen voor te late facturen, een retentierecht kunt vestigen op het eigendom van de klant of het werk kunt staken totdat de betaling is gedaan. Houd het optimale resultaat in het achterhoofd: het krijgen van het geld, terwijl het ruim binnen de beperkingen van verschillende wetten en ethische regels blijft.
- Bereid een script voor en noteer het. Velen van ons zijn ongemakkelijk in het bespreken van aan ons verschuldigd geld, en verward raken of boos of anderszins emotioneel zijn wanneer iemand ontwijkt, is betalen natuurlijk. In de hitte van het moment kan het vasthouden aan het script je helpen kalm te blijven voor het gesprek. Nogmaals, onthoud: uw best-case scenario is dat de klant u betaalt.
- Sta op wanneer u collectiegesprekken voert. Je voelt je gewoon gezaghebbend. Je wilt hier de alfa zijn; leiden zodat de cliënt je zal volgen. Je kunt je zwakker voelen als je gaat zitten.
- Houd je toon licht maar professioneel en assertief. Veel hangt hier af van je algehele persoonlijkheid en die van de klant. U zou kunnen beginnen met te zeggen dat u alleen de basis wilt aanraken, omdat u debiteuren te verwerken krijgt en merkt dat u nog geen betaling van de klant hebt ontvangen voor een factuur die zeven dagen geleden is betaald.
- Gebruik effectief stilte. Nadat u het doel van uw gesprek hebt aangegeven, kunt u langer wachten dan normaal om de cliënt voldoende tijd te geven om te reageren.
- Anticipeer op waarschijnlijke reacties van uw klant en hoe u op die antwoorden zult reageren. Meestal, als de klant het geld had, zou hij je betalen. Dat gezegd hebbende, hebben sommigen van ons ervaringen gehad met redelijk grote organisaties waar ze de betaling uitstelden om minder dan legitieme redenen, zoals het upgraden van hun 'systeem'. Sommigen van ons hebben ook van belangrijke instellingen vernomen dat de cheque per post is , de cheque zit nu echt in de e-mail en de cheque is FedExed geweest toen er eigenlijk nog geen van die gebeurtenissen plaatsvond. Dus als de klant zegt 'de cheque is in de e-mail', zou je kunnen antwoorden dat je er de komende paar dagen op zult letten en weer op vrijdag belt als je die nog niet hebt ontvangen. Als de klant toegeeft dat hij niet genoeg geld heeft om de rekening te betalen, bespreek dan de mogelijkheid van gedeeltelijke betaling.
- Opvolgen met een bevestigingsbrief of e-mail met een samenvatting van de overeenkomst die u tijdens uw gesprek hebt bereikt. Houd in gedachten dat een dosis schuld gecombineerd met je eigen persistentie werkt. Sommige mensen kunnen geïnspireerd worden om je te betalen alleen maar omdat ze je willen uitschakelen. Ze zijn ook beschaamd over hun eigen gedrag.
- Beloon jezelf na een oproep. Deze gesprekken zijn moeilijk. Maak een korte wandeling, gun jezelf een gedachteloos websurfen of pak een Venti-soja-latte. Ga dan op de hoorn zitten en bel de volgende achterlijke cliënt.
Het verzamelen van rekeningen is een vaardigheid, en het is er een die advocaten zich in de loop van de tijd kunnen ontwikkelen. Ze moeten; zonder betaling zullen ze binnenkort de vaardigheden van crediteuren in hun eigen universum waarderen.