Het implementeren van 3 procedures verhoogt de efficiëntie en verbetert de kwaliteit van leven
Advocaten die zich eerst wagen in tijdmanagement duiken vaak in ingewikkelde systemen met te veel regels. Dit is de snelste manier om een tijdmanagementprogramma te laten mislukken. Als het programma te moeilijk is om te starten, zal de advocaat snel teruggaan naar zijn of haar oude slechte gewoonten.
Het goede nieuws is dat timemanagement niet moeilijk hoeft te zijn. Door drie eenvoudige procedures in te voeren in een advocatenpraktijk, kan een advocaat namelijk de productiviteit verhogen en tegelijkertijd de tevredenheid van zijn loopbaan verbeteren.
De drie essentiële tips voor effectief advocatenbeheer zijn:
- Eet de kikker.
Mark Twain zei op beroemde wijze dat "als je 's morgens een kikker eet, de rest van je dag geweldig zal zijn." Twain zei ook: "Als je een kikker moet eten, kijk er dan niet te lang naar."
In het boek "Eat That Frog" gebruikte Brian Tracy de woorden van Twain als inspiratie voor het belangrijkste punt van zijn boek. Tracy zegt dat je de ergste, meest onplezierige, lelijkste taak moet doen die je niet wilt doen, en eerst moet doen. Stop met uitstellen, en doe gewoon het enige waar je het meest bang voor bent. Als het eenmaal uit de weg is, wordt een last van je schouders opgetild en kun je sneller door de rest van de dag taken heengaan. Wanneer de onplezierige taak niet langer boven het hoofd hangt, wordt al het andere ineens veel gemakkelijker.
- Vermijd de telefoon.
Degenen die bekend zijn met mijn tongue-in-cheek-artikel over 'Waarom uw advocaat uw telefoongesprekken niet beantwoordt', kunnen mijn beweegredenen met deze aanbeveling in twijfel trekken. Niets doet echter afbreuk aan de concentratie van een advocaat op een zaak, meer dan aan het herhaaldelijk ontleden om andere zaken met klanten te bespreken.
Vraag een advocaat wanneer hij of zij het productiefst is, en de bijna unanieme reactie is dat ze het meeste gedaan krijgen wanneer ze 's nachts of in het weekend werken. Wat maakt het verschil? Het ontbreken van onderbrekingen, die voornamelijk komen van een constant rinkelende telefoon.
Advocaten moeten blokken van ononderbroken tijd hebben om hun meest productieve en werken op hun best te zijn. Plan bepaalde uren van de dag voor het retourneren van telefoongesprekken, bepaalde tijden voor afspraken en besteed de rest van de tijd aan werken. Hoewel er bepaalde oproepen zijn die moeten worden gedaan wanneer ze binnenkomen, zijn de meeste telefoontjes zaken die door een secretaresse kunnen worden afgehandeld of die net zo goed kunnen worden afgehandeld tijdens geplande telefoonuren tijdens een minder productieve tijd van de dag.
- Maak aan het einde van elke dag een prioriteitenlijst voor taken.
Een lijst maken van alles dat gedaan moet worden, is eenvoudig, maar de tijd nemen om erachter te komen wat er eerst moet gebeuren, kost wat meer tijd. Hoewel advocaten aarzelen om tijd te verspillen aan het bedenken hoe ze hun tijd kunnen besteden, kan het een enorme tijdspanne zijn om aan het eind van de dag vijftien minuten te nemen om prioriteit te geven aan welke volgorde het werk van de volgende dag moet worden gedaan.
Maak niet de fout om 's ochtends de prioriteiten van de dag te kiezen, anders eet je de kikker nooit. Bepaal de dag ervoor wat er 's ochtends vroeg moet gebeuren, zodat het risico dat de slechtste taak naar de bodem van de lijst wordt geschoven, wordt geëlimineerd. Stel jezelf de vraag: "Als ik morgen maar één ding op mijn to-do-lijst krijg, wat wil ik dan dat het is?"
Probeer deze drie basisprincipes van tijdbeheer en uw productiviteit zal drastisch verbeteren.