Procureur vertrouwt accountfouten die advocaten niet zouden moeten maken
Hoewel er veel manieren zijn waarop vertrouwensaccounts verkeerd worden beheerd, zijn er drie veelvoorkomende fouten die advocaten maken bij het beheer van hun IOLTA-accounts.
"Geld lenen" van de trustrekening
Er is geen legitieme manier om geld te lenen van een trustaccount. Soms gebruiken advocaten fondsen van een trustrekening voordat ze daar recht op hebben, terwijl ze in andere situaties geld gebruiken dat ze nooit het recht op gebruik zouden verwerven. Beide benaderingen openen de deur voor de advocaat om ernstige problemen te krijgen.
Er zijn drie manieren waarop ongepast lenen van het vertrouwensaccount plaatsvindt:
De advocaat neemt het geld van het accountrekening op voordat het wordt verdiend
Dit gebeurt vaak wanneer een advocaat cashflowproblemen heeft. In deze situatie heeft de advocaat een provisie ontvangen die hij (hopelijk) op de trustrekening heeft geplaatst en de advocaat heeft het recht om dat geld aan zichzelf uit te betalen wanneer het werk is voltooid. De advocaat zal het werk echter niet laten voltooien voordat een of andere dreigende last moet worden betaald - loonlijst, kantoorhuur, kosten die worden voorgeschoten in een geval van contingentkosten, enz.
Dus de advocaat gaat door en neemt meer uit vertrouwen dan hij of zij eigenlijk het recht heeft om het vertrouwensaccount op dat moment in de zaak te nemen.
De advocaat leent geld van klantenfondsen met de intentie om het terug te zetten
Wanneer cashflowkwesties escaleren tot meer ernstige financiële problemen, en de advocaat duizenden dollars aan klantengelden op een trustrekening heeft staan, kunnen sommigen bezwijken voor de verleiding om geld van de trustrekening te lenen om het hoofd boven water te houden.
De advocaat kan het rationaliseren door te denken dat als hij de kantoorrekeningen niet kan betalen, hij niet in zaken kan blijven en als hij niet in zaken kan blijven, kan hij niet voor zijn klanten zorgen. Dus neemt hij een beetje geld van de rekening van de rekening om hem vast te houden totdat zijn cashflow verbetert. De advocaat heeft wellicht de intentie om de fondsen zo snel mogelijk te vervangen, maar dit soort situaties sneeuwt meestal en eindigt heel slecht voor de advocaat - en ook voor de klant.
Vertrouw op accountdiefstal
Deze situatie kan echt niet worden opgevat als 'lenen' en verwijst niet naar de zwendelpraktijken bij advocatenkantoren. In de diefstalsituatie van het interne account, heeft de advocaat of iemand met toegang tot het vertrouwensaccount het punt bereikt van hebzucht of wanhoop dat ze gewoon beslissen om geld te nemen dat niet van hen is. Advocaten met problemen met het verslavingsprobleem of gokverslaafden kunnen bijzonder kwetsbaar zijn voor deze fout, maar soms gebeurt dit ook om redenen die niet duidelijk lijken. Als deze fout wordt begaan door een advocaat, is deze fout in het vertrouwen het meest waarschijnlijk een einde aan een juridische carrière. Maar zelfs als het wordt gepleegd door een paralegal of een boekhouder, is de advocaat er nog steeds degene aan de haak om de gelden terug te betalen.
Commingling Attorney Funds met klantengeld
Een tweede grote fout bij het beheer van het accountbeheer door gevolmachtigden bestaat uit het samenvoegen van advocaatgelden met klantengeld. Dit komt vaak voort uit een gebrek aan begrip van hoe een trust-account zou moeten werken.
Laura A. Calloway, een managementadviseur advocatenpraktijk bij de staatsbar in Alabama, zei: "Veel advocaten begrijpen niet wat wel en niet in het vertrouwensaccount staat. Sommigen runnen alles, inclusief verdiende vergoedingen, via de trustrekening, met behulp van het als een enkel algemeen dagboek voor hun firma's, anderen nemen 'retainers' zonder te begrijpen dat, althans in sommige rechtsgebieden zoals Alabama, er niet zoiets bestaat als een niet-restitueerbare retainer, dus ze doen geen storting tegen toekomstige werk in vertrouwen zoals ze zouden moeten, vooral als ze het nu nodig hebben om de lichten aan te doen. "
Enkele van de gebruikelijke manieren waarop advocaten hun geld committeren aan fondsen van klanten omvatten:
Eén controle op twee doelen
Een advocaat vertelt de klant dat de juridische kosten $ 1.000 bedragen en de vergoeding voor de rechtbank $ 200 is, dus schrijft de cliënt de advocaat een cheque van $ 1.200. Sommige advocaten plaatsen de cheque volledig in het zakelijke account omdat het meeste geld toch naar de advocaat gaat. De regels van de barassociatie vereisen echter dat de cheque op de trustrekening wordt gestort, zelfs als de advocaat recht heeft op het honorarium van de volmachten, omdat het dossiervergoedinggedeelte van die cheque in vertrouwen moet worden gehouden.
Persoonlijke fondsen blijven vertrouwensrelaties met klantenfondsen
Sommige nationale advocatenverenigingen verbieden advocaten om persoonlijke tegoeden op een trustrekening te hebben, terwijl anderen advocaten toestaan om een klein bedrag op de rekening te houden om de kosten te dekken die verband houden met de exploitatie van de rekening (hoewel de aanbevolen praktijk is dat alle kosten van de trustrekening van de rekening worden afgetrokken) het zakelijke account). Maar nergens is een advocaat toegestaan om een trustrekening te gebruiken als een exploitatierekening, een spaarrekening of een plaats om activa te verbergen.
Soms begrijpen advocaten eenvoudigweg niet dat ze rekeningen zoals hun kantoorkosten niet rechtstreeks op de trustrekening kunnen betalen, zelfs niet wanneer de cheques worden afgeschreven van reeds verdiende gelden. Andere keren maken advocaten opzettelijk misbruik van het vertrouwensaccount als een manier om activa te verbergen. Calloway zegt bijvoorbeeld dat zij advocaten persoonlijke tegoeden op het trustrekeningboek heeft zien plaatsen om een IRS-heffing voor achterstallige belastingen te vermijden. Het is een voor de hand liggende ethische overtreding.
Verrekte Vergoedingen of Vergoedingen niet van de Trust Account
Calloway zegt dat ze enkele advocaten heeft gezien die hun trustrekening als een spaarboekje op een regenachtige dag hebben gebruikt. In plaats van alle vergoedingen te verwijderen nadat ze zijn verdiend, vertraagt de advocaat het geld van het vertrouwen te verwijderen om het risico van uitgeven te verminderen. Calloway zegt dat dit zowel een slechte zakelijke praktijk is als een ethische overtreding. Hoewel het staats IOLTA-fonds kan profiteren van de extra rentewinst, moet de advocaat dat geld verplaatsen naar de bedrijfs-exploitatierekening of naar een soort spaarfonds.
Niet correct bijhouden van klantenfondsen
De derde belangrijke manier waarop advocaten hun vertrouwensaccounts verknoeien, is door geen details bij te houden van de transacties van de trustrekening van elke klant. Er zijn verschillende manieren waarop advocaten deze fout maken.
Het niet plaatsen van de klantnaam op trutjes van een vertrouwde account
Hoewel de meeste advocaten goed zijn in het bewaren van kopieën van de cheques van hun vertrouwensaccount, herinneren ze zich niet allemaal dat ze de naam of het bestandsnummer van de klant moeten noteren bij elke cheque wanneer deze wordt uitgegeven. Hoewel het misschien gemakkelijk te onthouden is waarom een cheque een maand geleden werd geschreven, is het misschien moeilijk om te onthouden waarom het een jaar geleden werd geschreven.
Advocaten die denken dat ze nooit een probleem zullen hebben om uit te zoeken wat er in hun vertrouwensaccount staat, moeten rekening houden met de gevolgen van catastrofale gebeurtenissen of natuurrampen. Hoewel het niet zo vaak gebeurt, worden soms advocatenkantoren en al hun archieven vernietigd. Een brand kan die papieren bestanden snel verbranden en de harde schijf van de computer vernietigen. Een orkaan of een tornado kan factureringsrecords voor mijlen verspreiden. Deze dingen gebeuren met advocaten. Als een advocaat de rekeningafschriften van een bedrijf moet reconstrueren met behulp van bankafschriften en kopieën van oude cheques die bij de bank zijn besteld, is de taak vrijwel onmogelijk tenzij die cheques aangeven van wie het geld in de transactie is gebruikt.
Het niet bijhouden van een individueel grootboek voor elke klant
Soms denken advocaten dat ze het saldo van elke klant in hun hoofd kunnen bijhouden. Op een gegeven moment kunnen ze dat niet. En zelfs als ze kunnen, wat gebeurt er met die klantaccounts als er iets gebeurt met de advocaat?
Calloway beschreef een situatie die ze tegenkwam waar een advocaat twee vertrouwensaccounts bijhield. Hij zou één vertrouwensaccount gedurende één maand gebruiken en de volgende maand overschakelen naar het andere trustaccount. Zijn overtuiging was dat door elk account een nulevenwicht te laten bereiken in de maand dat het werd gebruikt, hij geen individuele vertrouwenslijsten hoefde te bewaren over het geld dat op de rekening stond. Hij vergist zich. Ethische regels vereisen dat er een balans wordt bijgehouden voor elke klant zodat specifieke klantfondsen kunnen worden geïdentificeerd.
Om in overeenstemming te zijn met de eisen van de barvereniging, moeten de advocaten een administratie bijhouden waaruit blijkt hoeveel geld elke klant op een bepaald moment in vertrouwen heeft. Stortingen en uitbetalingen moeten op een of andere manier duidelijk worden bijgehouden, zodat het eenvoudig is om het saldo van de trustrekening van elke klant te bepalen. Anders zou het voor het geld van een klant vrij gemakkelijk zijn om aan de zaak van een andere klant te worden besteed.
Niet in evenwicht brengen van de individuele klanttegoeden ten opzichte van de algehele account
Advocaten moeten er niet alleen voor zorgen dat hun algehele vertrouwensaccount aan het eind van de maand in evenwicht is, en ze moeten er ook niet voor zorgen dat elk individueel klantaccount in evenwicht is. Vergelijk de twee samen en balanceer ze tegen elkaar. Als u de algehele saldi vergelijkt, wordt soms een boekhoudkundige fout weergegeven bij een afzonderlijke account, waarbij een cheque of storting over het hoofd werd gezien. Deze eenvoudige stap zal soms fouten bevatten die zouden kunnen resulteren in een controle van het bounced-vertrouwensaccount.
Hulp krijgen
Sommige advocaten realiseren zich dat hun vertrouwensaccounts verknoeid zijn, maar ze weten niet hoe ze het probleem kunnen oplossen. Eén oplossing is om contact op te nemen met een juridisch adviseur van het management. Veel openbare ordebonden bieden nu gratis advocatenadvies aan hun leden van de barvereniging, en een aantal privaatrechtelijke praktijkbeheersadviseurs bieden hun diensten ook tegen betaling aan.
Sommige advocaten zijn misschien bang om met een advocaat over hun situatie op het gebied van het vertrouwensrelaas te praten, vooral met een advocaat die voor de nationale orde van advocaten werkt, vanwege de verplichte meldingsvereisten voor schendingen van de ethiek. In veel landen verbieden de regels van professioneel gedrag echter specifiek hun managementconsultants van advocatenpraktijken om dergelijke problemen aan hun ethiekcommissie te melden. Nerino J. Petro, de Practice Management Advisor voor het Law Office Management Assistance-programma van de State Bar of Wisconsin, merkt op dat hoewel regels van staat tot staat verschillen, sommige staten zoals Wisconsin regels hebben geïmplementeerd die vertrouwelijkheid verlenen aan advocaten die hulp zoeken bij de staatsrepen. bijstandsprogramma bijstand kantoorbeheer (LOMAP).
Het goed beheren van een vertrouwensaccount kan een gedoe zijn, maar het verliezen van een wets-licentie ten opzichte van slordige registratie zou nog erger zijn. Advocaten die problemen ondervinden bij het beheren van hun vertrouwensaccounts, moeten dit probleem snel oplossen door hulp te krijgen van een gekwalificeerde accountant of van een juridisch adviseur.