Een brief van onderzoek lijkt een beetje op auditie voor een rol in een stuk. Waarom zou je zowel je tijd als die van de financier besteden als blijkt dat je niet goed bij je past? Zelfs als je uitstekend hebt onderzocht welke stichtingen je moet benaderen voor financiering , is het moeilijk om er zeker van te zijn dat je organisatie en die stichting goed bij elkaar passen.
De voorstelbrief kan een nieuwe test zijn om te zien of jij en de financier een goede match zijn.
Vanuit het gezichtspunt van de stichting, is het sneller om die eerste snede van mogelijke financieringsideeën te maken met een brief van twee tot drie bladzijden in plaats van een volledig voorstelpakket. Zodra de stichting besluit dat uw project mogelijk goed past bij de doelen en financieringsprioriteiten, kan het u vragen om een volledig voorstel te sturen.
Een brief van onderzoek kan ook een stuk eenvoudiger zijn voor de non-profitorganisatie. Maar net als voor een auditie, moet je een LOI niet als vanzelfsprekend beschouwen of gewoon snel iets wegstrepen. Een LOI is mogelijk uw beste kans om een goede eerste indruk te maken.
Wat moet u opnemen in een LOI?
De aanbiedingsbrief lijkt veel op een voorstel, behalve dat het kort is ... een mini-voorstel. Voorstelbrieven of LOI's zijn slechts een van de vele soorten voorstellen die een schrijverschrijver gebruikt.
U zou de elementen van de LOI kunnen trekken uit een subsidievoorstel dat u al hebt geschreven, zelfs een voorstel dat al gedeeltelijk is gefinancierd.
Of u kunt de informatie gebruiken die u momenteel aan het samenstellen bent voor een mogelijk voorstel.
Het verzenden van een LOI voordat u een voorstel voltooit, is een manier om waardevolle feedback te krijgen die u kunt gebruiken om uw voorstelideeën te herzien.
Elementen van een standaardbrief van onderzoek
Invoering
De inleiding zou een korte samenvatting moeten zijn .
Het bevat de naam van uw organisatie, de gevraagde hoeveelheid geld en een beschrijving van het project. U zult willen uitleggen hoe het project past in de richtlijnen en financieringsinteresses van de financier.
Organisatorische beschrijving
Wees bondig en concentreer u op het vermogen van uw organisatie om aan de door u gestelde behoefte te voldoen. Geef een korte geschiedenis van uw non-profitorganisatie en geef een overzicht van uw programma's. Zorg ervoor dat u rechtstreeks verbindt wat u momenteel doet en wat u wilt bereiken met de aangevraagde financiering.
Verklaring van Noodzaak
Leg uit wat de behoefte is waaraan uw project kan voldoen . Beschrijf de doelpopulatie en het geografische gebied. Geef enkele belangrijke statistische feiten en enkele voorbeelden.
Methodologie
Hoe ga je de behoefte oplossen? Beschrijf het project bondig en neem de belangrijkste activiteiten, namen en titels van belangrijke projectmedewerkers en de doelstellingen van uw project op.
Andere financieringsbronnen
Als u andere agentschappen of non-profitorganisaties benadert voor ondersteuning van dit project , vermeld ze dan in een korte paragraaf. Voeg de financiering toe die u al hebt gekregen en leg uit hoe u verwacht het project te ondersteunen na de opstartperiode.
Overzicht
Geef de intentie van uw project opnieuw, nodig aanvullende vragen uit en bedank de financier voor zijn of haar tijd en overweging.
Voeg bijlagen toe waarnaar wordt gevraagd in de richtlijnen van de financier.
Een budget kan al dan niet vereist zijn voor uw brief van onderzoek. Controleer de richtlijnen van de financier. Sommige richtlijnen zijn nauwkeurig en het is belangrijk om ze precies te volgen.
Maar, ook, Mimi Carlson, auteur van Winning Grants: Step by Step , suggereert dat je je LOI bekijkt met deze vragen in gedachten:
- Heb ik de naam van het project en de hoeveelheid geld vermeld die ik zoek in de eerste alinea?
- Werkt mijn tweede alinea adequaat over het project en alle gerelateerde projecten?
- Heb ik onze missie opgenomen?
- Heb ik de behoefte aan het project aangegeven?
- Ben ik duidelijk geweest over de resultaten die het project zal bereiken?
- Is de uitvoering van het project duidelijk?
- Heb ik gepleit voor een goede aansluiting tussen dit project en de prioriteiten van de stichting?
- Heb ik informatie over eventuele reeds toegezegde financiering opgenomen?
- Heb ik de contactgegevens voor een bepaalde persoon die vragen kan beantwoorden, opgenomen?
Bekijk de elementen van een volledig voorstel voordat u de onderzoekingsbrief probeert. U kunt aanvullende voorbeelden van onderzoeksbrieven bekijken in het uitstekende boek van het Foundation Center, de gids voor winnende voorstellen van het Foundation Center .
Een voorbeeld-LOI
John Hunter
Program Officer
Overal Community Foundation
625 Smith St.
Elke stad, XN 28905
Geachte heer Hunter:
Bedankt voor het lezen van deze brief van onderzoek aan uw Anywhere Community Foundation. We hopen dat u geïnteresseerd bent in het ontvangen van een volledig voorstel voor het Women's Outreach Pilot-programma van Any City Senior Center. We vragen respectvol om uw overweging van een subsidie van $ 35.000.
Dit project is ons eerste doel om oudere vrouwen thuis te bereiken. We merken dat steeds meer oudere vrouwen thuis blijven wanneer ze niet naar faciliteiten zoals ons Senior Center kunnen gaan.
We zijn van plan socialisatiemogelijkheden, gezondheids- en welzijnsinformatie en sociale diensten te bieden wanneer dat nodig is voor vrouwen die geïsoleerd zijn van de gemeenschap.
Ons pilootprogramma past precies in de interessegebieden van uw stichting: gezondheidsdiensten voor senioren; het vergroten van de outreach naar de thuisgebonden ouderen; en providers van oudere diensten helpen om meer bereik binnen een gemeenschap te bereiken.
Elk City Senior Center, opgericht in 1985, is het grootste seniorencentrum in onze provincie en serveert dagelijks meer dan 400 senioren in onze onlangs gerenoveerde faciliteit.
Onze missie is om senioren te helpen bij het verbeteren en behouden van een gezonde, onafhankelijke levensstijl door middel van verbeteringen in hun kwaliteit van leven.
Ons tevredenheidspercentage onder de ouderen die we dienen, is volgens onze meest recente enquête een zeer hoge 95 procent. We bieden het hele jaar door voedzame lunches, sociale kansen, fysieke bewegingsmogelijkheden en educatieve evenementen.
De hogere bevolking van onze provincie zal naar verwachting de komende twee decennia met 30 procent toenemen. Veel van die senioren hebben een arm of hoog armoedecijfer en worden tot op zekere hoogte fysiek uitgedaagd.
We kunnen sommige van deze senioren naar ons buurthuis vervoeren met onze bestaande vloot van vijf bestelwagens die momenteel dagelijks 25-35 klanten bedienen.
Het uitbreiden van het transportsysteem is echter kostbaar en zal ons niet in staat stellen voldoende uit te breiden om het grotere aantal huisgebonden senioren te dienen, van wie sommigen hun huis helemaal niet kunnen verlaten.
Daarom stellen we het Women's Outreach Pilot Program van Any City Senior Center voor om de haalbaarheid te testen van het verlenen van diensten aan personen thuis.
We denken dat we, door vrijwilligers te gebruiken, begeleid door één professioneel personeelslid (een maatschappelijk werker), de horizon van een aanzienlijk aantal aan huis gebonden oudere vrouwen kunnen uitbreiden.
We hebben onze pilot beperkt tot vrouwen vanwege het overwicht van alleenstaande vrouwelijke senioren in onze gemeenschap. Als de piloot succesvol blijkt te zijn, willen we natuurlijk onze programma's uitbreiden met homebound-mannen en -paren.
Onze doelstellingen voor eenjarig proefprogramma omvatten:
1) het vestigen van een wekelijkse bezoek aan 50 aan huis gebonden vrouwen;
2) het werven van 100 vrijwilligers om die bezoeken op een roterende basis te maken (veel van de vrijwilligers kunnen worden gerekruteerd door onze huidige ouderlingen die onze faciliteit bezoeken); en
3) verbetering van de gezondheids- en activiteitenniveaus van de bezochte ouderen, gemeten aan de hand van verschillende beschikbare onderzoekstools, die met vooraf ingestelde intervallen gedurende het jaar worden gebruikt.
Enkele van de activiteiten die we van plan zijn bij onze huisbezoeken te nemen, zijn onder meer:
- kooklessen waarin gemakkelijk te bereiden en voedzaam eten is verwerkt;
- het onderwijzen van eenvoudige oefeningsroutines die geschikt zijn voor de fysieke conditie van elke oudere;
- de introductie van socialisatie door het spelen van bord- en kaartspellen;
- eenvoudige tests van mentale capaciteiten,
- en standaardmethoden voor het bestrijden van eenzaamheid en depressie, verlies van geheugen en gebrek aan mentale stimulatie.
De totale kosten van ons proefprogramma voor een jaar bedragen $ 70.000. De helft daarvan is al gepleegd door zowel de provinciale overheid als andere financiers.
Uw investering van $ 35.000 zal de financiering voltooien die we nodig hebben om het pilootproject volledig uit te voeren. Onze raad van bestuur is enthousiast over het project en we hebben al veel vrijwilligers die interesse hebben getoond.
We kijken er naar uit om samen te werken met je stichting aan dit spannende project.
Als je vragen hebt of een volledig voorstel wilt ontvangen, neem dan gerust contact met me op via 490-982-1157 (of via e-mail op jlikely@srcntr.org).
We stellen het zeer op prijs dat u ons verzoek in overweging neemt en kijken er naar uit om spoedig van u te horen.
Oprecht,
Janet B. Feelgood
Uitvoerend directeur
Elk City Senior Center
PS Ik sluit ons laatste jaarverslag en onze activiteitencatalogus bij ons Senior Center in.
(Gebaseerd op steekproeven van brieven, met toestemming, van Winning Grants: Step by Step , Mim Carlson en Tori O'Neal-McElrath. (Jossey-Bass 2013)