In de meeste staten zijn verreweg het grootste aantal klachten van consumenten, provisiestraffen en opschortingen van licenties en intrekkingen gerelateerd aan property management . Het is niet zo dat die licentiehouders die property management doen dom zijn.
Het is dat het een zeer transactie-intensief bedrijf is. Hoewel een gemiddelde agent mogelijk een dozijn verkooptransacties per jaar met een koopovereenkomst en gerelateerde documenten doet, kan de gemiddelde vastgoedbeheerder honderden kleinere transacties uitvoeren.
Het feit dat ze kleiner zijn, maakt deze transacties niet minder belangrijk en vermindert niet het risico dat ze met zich meebrengen. Als property manager contracteert u met een eigenaar om zijn eigendom te verhandelen en te verhuren, de huur te verzamelen en over te maken aan de eigenaar en het pand te beheren, van onderhoud tot handhaving van de huurderregels.
Daarbij doet u zaken met eigenaren, huurders, reparatiebedrijven, reclamemedia, aannemers en anderen. Elk van deze transacties introduceert enig risico voor uw bedrijf. Het is niet per se veel risico, maar het is cumulatief.
De financiële functies zullen verreweg de meeste problemen veroorzaken voor de makelaar.
Financiële functies omvatten:
- de marketing & financiële functie vereist registratie van uitgaven en inkomsten, evenals belastingadministratie, reclamefacturen en meer,
- tenant management houdt registraties in van al hun verzoeken, huurbetalingsgeschiedenis en regelovertredingen, en
- onderhoud en reparatie van faciliteiten vereisen onderhoudsschema's, reparatierecords voor garantie en personeels- en onderaannemerspersoneelsrecords.
De component risicobeheer is natuurlijk erg belangrijk. Een grote ramp kan het voortbestaan van het onroerend goed economisch bedreigen. De bewaarde bestanden maken hiervan deel uit, omdat elke juridische actie die door anderen wordt ondernomen, kan worden gedwarsboomd als er gedetailleerde bescheiden zijn die hun beweringen weerleggen.
Een onderdeel van risicobeheer is bepaling van risico versus beloning. Een goed voorbeeld is een bubbelbad of een zwembad op het terrein. De beheerder en eigenaar moeten de waarde van de pool in evenwicht brengen met de risico's die zijn opgelopen. Wanneer een risico zoals dit wordt geïdentificeerd, zijn er drie manieren waarop het kan worden aangepakt:
1. Vermijden - De beslissing kan worden genomen om de spa of het zwembad te verwijderen, omdat de extra huurinkomsten niet de kosten van de verzekering of de daaraan verbonden risico's waard zijn.
2. Controle - Als de hot tub wordt vastgehouden, kan er misschien een gecodeerd slot en een hek worden geïnstalleerd om jongere kinderen buiten te houden.
3. Risico-overdracht - De meest voorkomende manier om met risico om te gaan, is het afsluiten van een verzekering om het risico over te dragen aan de verzekeraar.
De succesvolle vastgoedbeheerder zal problemen plannen, uitstekende bestanden en records bijhouden van elke activiteit en deze functies voortdurend evalueren om te bepalen of er wijzigingen nodig zijn.
Documenten en e-mail
In veel staten bent u alleen verplicht om transactiegegevens gedurende zes jaar bij te houden.
Het is echter raadzaam om ze langer te bewaren, vooral als je dit in elektronisch formaat mag doen. Je kunt er zeker van zijn dat als een van de partijen een claim heeft, iemand die je zes jaar en tien dagen geleden wil dagvaarden nog steeds kopieën van het document zal hebben. Het is veel moeilijker om je zaak te bepleiten als je je kopieën al hebt vernietigd.
Als het gaat om e-mail, kan elke gerechtelijke actie met een federaal gegarandeerde lening (vrijwel al onze residentiële deals) u dwingen om e-mails te produceren met betrekking tot de transactie en communicatie met uw klant / klant. Er zijn talloze manieren en softwareproducten om gerelateerde e-mails te bewaren, maar lees hier enkele artikelen over Evernote, een oplossing om vele redenen. Hier leest u hoe u e-mail verwerkt met Evernote en uw Gmail-archieven.
Pas aan om aan uw e-mailoplossing te passen.
- Stel automatisch doorsturen in Gmail in van elke e-mail naar of van uw klant / klant.
- Ze gaan een notitieblok in Evernote in voor de transactie.
- Een paar weken na het sluiten, trek al die e-mails in Evernote op en druk ze in chronologische volgorde af naar een PDF-bestand.
Omdat PDF-bestanden doorzoekbaar zijn, kunt u snel alle e-mails ophalen die iemand met trefwoorden wil hebben. Het werkt best goed.