De inkooporganisatie van elk bedrijf is van vitaal belang voor het succes ervan
De inkoopfunctie van elk bedrijf is van vitaal belang voor het succes van dat bedrijf. Door te onderhandelen met leveranciers, kan een inkoopafdeling artikelen van de beste kwaliteit tegen de beste prijs en op het juiste tijdstip leveren.
Op deze manier kan een bedrijf ervoor zorgen dat ze de onderdelen beschikbaar hebben voor hun productieproces , waardoor het productieteam kwaliteitsartikelen kan produceren en leveren aan de klant.
De manier waarop een inkoopafdeling wordt gestructureerd, is rechtstreeks afhankelijk van de manier waarop het bedrijf opereert. Het op de verkeerde manier structureren van een inkooporganisatie kan leiden tot hogere kosten voor materialen en inconsistenties bij de productie van afgewerkte producten, wat kan leiden tot een verslechtering van de klanttevredenheid.
Klein bedrijf
Voor kleine bedrijven is de inkoop van materialen net zo belangrijk als voor grote bedrijven. Een klein bedrijf werkt op een magere manier en het inkoopproces kan eenvoudig zijn, maar moet nog steeds succesvol werken.
Een klein bedrijf heeft mogelijk één inkoopprofessional die alle artikelen moet aanschaffen die voor het bedrijf zijn vereist. Het voordeel van een enkele inkoopprofessional is dat ze meestal een persoonlijke relatie hebben met leveranciers en snel kunnen optreden wanneer zich problemen voordoen.
Ze moeten er echter voor zorgen dat materialen aankomen wanneer ze nodig zijn en tegen de juiste prijs.
Naarmate bedrijven groter worden, kan de single purchasing professional gemakkelijk overweldigd raken en dit kan ertoe leiden dat zij niet in staat zijn om leveranciers en leveringen bij te houden.
Het is belangrijk voor kleine bedrijven om te begrijpen dat een groeiend bedrijf ervoor moet zorgen dat hun inkoopafdeling in de pas groeit om ervoor te zorgen dat ze de efficiëntie behouden die is gecreëerd.
Gecentraliseerde inkoop
Grotere bedrijven hanteren vaak een gecentraliseerde inkoopstructuur waarbij al het inkooppersoneel rapporteert aan de inkoopmanager.
De gecentraliseerde inkooporganisatie zal voldoen aan de inkoopvereisten voor het hele bedrijf. Als een bedrijf bijvoorbeeld zeven fabrieken in de Verenigde Staten heeft, zal de centrale inkooporganisatie zich op één locatie bevinden en artikelen kopen voor alle zeven fabrieken.
Er zijn een aantal redenen waarom bedrijven voor dit type inkoopstructuur zouden kiezen. Door één enkele inkooporganisatie te hebben, kan het bedrijf de totale uitgaven van het bedrijf benutten bij het onderhandelen met leveranciers. Dit moet de inkoopafdeling in staat stellen om de beste prijs en voorwaarden van leveranciers te bepalen door hen een toezegging te bieden om grotere volumes te kopen.
Met gecentraliseerde inkooporganisaties kunnen inkoopdeskundigen zich ook op één gebied specialiseren. Een inkoopmedewerker zou bijvoorbeeld kunnen samenwerken met leveranciers die staalproducten leveren, terwijl ze in een kleinere inkoopafdeling met leveranciers uit vele sectoren zouden moeten werken.
Bedrijven houden vaak van gecentraliseerde inkoopafdelingen omdat het hen meer controle geeft over het inkoopproces.
Door de inkoop verspreid over de organisatie te houden, zou er een veel groter aantal personeelsleden bij het proces betrokken zijn en zou het inkoopproces minder worden gecontroleerd.
Gedecentraliseerde inkoop
Organisaties met veel locaties kunnen een gedecentraliseerd inkoopmodel gebruiken.
Hierdoor kan elke faciliteit of een groep faciliteiten hun eigen aankopen doen. Dit inkoopmodel kan succesvol zijn wanneer de cultuur van de organisatie zodanig is dat elke locatie als een eigen winstcentrum fungeert, of een bedrijf heeft dat anders is dan andere locaties.
Voor bedrijven die bedrijven hebben overgenomen die mogelijk niet op hun kernactiviteiten lijken, zou de gedecentraliseerde inkoopstructuur passender zijn. Lokale inkooporganisaties zullen vaak op dezelfde manier werken als het kleine bedrijfsmodel, waar ze nauwere banden hebben met lokale leveranciers en snel kunnen reageren wanneer dat nodig is.
Wanneer voorzieningen de levering van items vereisen op een moment van tevoren, is het gecentraliseerde inkoopmodel niet geschikt.
Als een voorraad op handen is, en de productie zal worden stopgezet, dan kan een lokale leverancier vaak dezelfde dag leveren, terwijl gecentraliseerde inkoop waarschijnlijk te maken heeft met een nationale leverancier die niet in staat zal zijn hetzelfde antwoord te bieden.
Veel bedrijven hebben geprobeerd een combinatie van gecentraliseerde en gedecentraliseerde inkoop aan te nemen, waarbij faciliteiten de inkoopverantwoordelijkheid hebben voor bepaalde kritische productieartikelen, maar de centrale inkooporganisatie heeft de taak om niet-kritieke artikelen of items met gedeelde services aan te schaffen.
Dit artikel is bijgewerkt door Gary Marion, Logistics en Supply Chain Expert bij The Balance.