P2P verbindt inkoop door tot betaling van goederen
Het purchase-to-pay-proces, ook wel bekend als het P2P-proces, verbindt de processen voor inkoop en volledige supply chain binnen een bedrijf via het proces voor goederenontvangst en ten slotte de betaling aan de leverancier.
In de afgelopen jaren hebben bedrijven zorgvuldig gekeken naar hun aankoopprocessen om:
- Verlaag de totale supply chain en voorraadkosten
- Maak geld vrij
- Verbeter de operationele prestaties
- Verbeter betere financiële beslissingen
Naast het verminderen van de totale supply chain- en voorraadkosten, kan het verbeteren van het purchase to pay-proces een zichtbaarheid toevoegen die het management de mogelijkheid biedt om betere communicatie met de leverancier te hebben over waar de items zich in het leveringsproces bevinden en de betaling aan de leverancier.
Elementen van het Purchase to Pay-proces
Er zijn veel elementen in het P2P-proces, die elk belangrijk zijn in het totale proces. Het proces begint met het sourcen van artikelen en eindigt met de betaling aan de geselecteerde leverancier.
Sourcing
Het P2P-proces begint met de inkoopafdeling die wordt gevraagd door onderzoek en ontwikkeling of de productieafdeling om een leverancier voor een speciaal artikel of een speciale dienst te vinden. De R & D-afdeling heeft mogelijk een specificatie geproduceerd waarbinnen de leverancier moet presteren.
In sommige gevallen kan het artikel een standaardvoorraad zijn die nodig is voor het productieproces en hoeft de inkoopafdeling alleen de beste kwaliteit te bestellen voor de beste prijs.
Afhankelijk van het item of de dienst die wordt vereist, kan de inkoopafdeling een offerteaanvraag indienen (RFQ) of geschikte leveranciers selecteren op basis van eerdere relaties.
contracten
Wanneer de inkoopafdeling een geschikte leverancier of leveranciers heeft geselecteerd, vindt er een contractproces plaats waarbij leveranciers en de inkoopafdeling een contract zullen onderhandelen op basis van prijs, betalingsvoorwaarden en leveringsschema's.
inkoop
Nadat de contracten tussen het bedrijf en de verkoper zijn ondertekend, kunnen inkooporders worden opgehaald en naar de leverancier worden verzonden. Om de levertijd van de artikelen te verbeteren, kan het bedrijf de inkooporder elektronisch verzenden in plaats van verzenden of faxen.
Door een elektronische inkooporder te verzenden, kan de informatie rechtstreeks in het computersysteem van de leverancier worden ingevoerd. Om ervoor te zorgen dat er zichtbaarheid is, moet de leverancier de voortgang van het bedrijf verstrekken, zoals bijgewerkte leverdatums en documenten zoals geavanceerde kennisgeving van verzending (ASN).
Goederenontvangst
Na de verzending van de artikelen van de leverancier, is de volgende stap dat die artikelen bij de klant aankomen. De artikelen worden gecontroleerd om ervoor te zorgen dat de hoeveelheid gelijk is aan de bestelling en om de artikelen te controleren op schade en kwaliteit.
Als er een probleem is met de artikelen die worden ontvangen, zal de klant de verkoper hiervan op de hoogte stellen, zodat beide artikelen kunnen worden geretourneerd of een korting kan worden geregeld.
facturatie
De leverancier kan de klant op elk gewenst moment factureren nadat de artikelen zijn verzonden. Door een elektronische factureringsoplossing te gebruiken, kan het P2P-proces worden gestroomlijnd, zodat de informatie wordt ingevoerd in het crediteurenstelsel van de klant.
Wanneer de artikelen worden ontvangen, vergeleken met de factuur en de inkooporder, kan de factuurverwerking beginnen.
Factuurverwerking
In het P2P-proces moet de verwerking van facturen zo worden uitgevoerd dat alle door de verkoper geboden kortingen worden verkregen. In het onderhandelde contract kan de verkoper kortingen aanbieden voor betaling die door de klant is gedaan voordat de betaling verschuldigd is.
De leverancier kan bijvoorbeeld een korting van vijf procent aanbieden voor betalingen die minder dan tien dagen na ontvangst van de artikelen zijn gedaan.
Analytics
Als onderdeel van het P2P-proces moet een bedrijf volledig kunnen overleven in zijn inkoopuitgaven. Bij voortdurende bewaking van de bestedingen worden gebieden geïdentificeerd die reden tot zorg zouden kunnen zijn, zoals leveranciers die de prijzen verhogen of schurkenstaten uitgeven.
Een P2P-proces dat best practices omvat, kan bedrijven geld besparen.
Dit moet beperkingen omvatten van wat kan worden gekocht buiten het standaard P2P-proces.
Door niet-standaardaankopen toe te staan neemt het aantal onnodige kosten toe en kan het controleren van deze aankopen middelen verspillen die kunnen worden bespaard als het juiste P2P-proces werd gebruikt.
Meer informatie over Zelle voor P2P.
Dit artikel is bijgewerkt door Gary W. Marion, Logistics en Supply Chain Expert voor The Balance.