Er zijn een aantal verschillende inkoopkaartprogramma's, sommige hebben alleen betrekking op het gebruik van door het bedrijf goedgekeurde leveranciers, terwijl andere toestaan dat een leverancier wordt gebruikt.
De aankopen die een medewerker doet met een inkoopkaart zijn over het algemeen klein en van lage waarde. Veel negatieve reacties op inkoopkaartprogramma's zijn specifiek gericht op misbruik van de kaart door werknemers. De voordelen van inkoopprogramma's zijn echter veel groter dan de risico's en kosten die gepaard gaan met het gebruik van het programma.
Voordelen van inkoopkaarten
De regering van de Verenigde Staten ontdekte dat aankopen van minder dan $ 2500 slechts 2 procent van de totale overheidsuitgaven vertegenwoordigden, maar 85 procent van alle aankopen voor hun rekening namen. Omdat de administratieve kosten van deze kleine aankopen vaak hoger waren dan de werkelijke dollaruitgaven, nam het gebruik van inkoopkaarten in veel overheidsafdelingen toe. Een overheidsinstantie, het ministerie van Handel, schatte dat het gebruik van inkoopkaarten hen meer dan $ 22 miljoen per jaar aan administratieve kosten en de verkorting van de verwerkingstijd voor aankopen heeft bespaard.
Dankzij het gebruik van de kaarten konden inkoopafdelingen zich concentreren op de 15 procent van de totale inkoopuitgaven, die 98 procent van de totale uitgaven uitmaken.
Interne controles implementeren
Misbruik van inkoopkaarten is een belangrijk nieuws, maar vaak vertonen deze misstanden, vooral bij overheidsinstellingen, meestal een hoge dollarwaarde, maar vaak zijn ze minder dan de helft van één procent van de totale uitgaven.
Er is echter sprake van misbruik, maar dit kan worden beheerst door de juiste interne controles uit te voeren om verspilling en misbruik te verminderen.
Sterke managementrichting is cruciaal voor een succesvol inkoopkaartprogramma. Het management moet duidelijk definiëren wat het toegestane gebruik van de kaart is en zijn straffen voor betalingsdelinquentie, fraude en misbruik omschrijven en opleggen. Natuurlijk moeten de backoffice-procedures en middelen aanwezig zijn om de controles te implementeren. Als er niet voldoende middelen zijn om wanpraktijken bij aanbestedingen te controleren en af te handelen, zullen de misstanden doorgaan en toenemen omdat het gebrek aan inzet in het programma door de gebruikers ervan wordt gezien.
Wie krijgt een kaart?
Een ander negatief punt in inkoopkaartprogramma's is dat bedrijven denken dat ze kaarten moeten geven aan al hun werknemers die aankopen doen. Dit is niet het geval; wordt een verwervingskaart uitgegeven, krijgt vertrouwen. Een bedrijf moet de gebruiker van de kaart kunnen vertrouwen, omdat ze in feite het geld van het bedrijf uitgeven . Er moet een goedkeuringsproces komen waarbij werknemers moeten worden geselecteerd, beoordeeld en goedgekeurd. Als een werknemer slecht krediet heeft, moeten ze dan een inkoopkaart voor het bedrijf krijgen?
Bestedingslimieten opleggen
Zoals elke creditcard, zou er een kredietlimiet voor de gebruiker moeten zijn.
Creditcardbedrijven geven kaarthouders een limiet op basis van hun betaalvermogen. Voor kaarthouders van aanbestedingen moeten bedrijven de kaarthouders een bestedingslimiet geven die past bij hun positie en hun waarschijnlijke uitgaven. Een persoon die als IT-analist in dienst is, hoeft bijvoorbeeld alleen inkt en kleine computerrandapparatuur aan te schaffen die slechts enkele honderden dollars per jaar kan bedragen. De bestedingslimiet voor deze werknemer moet dit weerspiegelen en mag geen algemene bestedingslimiet van $ 2500 krijgen die aan alle IT-medewerkers kan worden gegeven. Bestedingslimieten moeten periodiek worden herzien, zodat een passend niveau wordt gegeven aan werknemers op basis van hun werkelijke uitgaven.