Een verlaging van de inkoopprijs kan bedrijven in staat stellen om zaken te doen
Een verlaging van de kosten van grondstoffen en diensten kan bedrijven in staat stellen om de prijs van hun afgewerkte producten concurrerend op de markt te brengen om zaken te winnen. Een voor de hand liggende prestatiemeting van het succes van een inkoopafdeling is de hoeveelheid geld die door het bedrijf is bespaard.
Er zijn echter een aantal prestatiemetingen die bedrijven kunnen gebruiken wanneer ze de inkoopprestaties meten. Deze omvatten:
- Koopefficiëntie
- Inkoopeffectiviteit
- Aankoopfunctionaliteit
- Prestatiemetingen
Koopefficiëntie
Administratieve kosten zijn de basis voor het meten van de inkoopefficiëntie. Deze prestatiemeting heeft geen betrekking op het aantal gekochte artikelen dat de afdeling heeft ingekocht.
De meting heeft betrekking op hoe goed de inkoopafdeling presteert in de activiteiten die ze geacht worden uit te voeren in vergelijking met het budget dat voor de afdeling beschikbaar is.
Als de inkoopkosten binnen het budget vallen, overtreft de efficiëntie van de inkoopafdeling de verwachtingen. Als de afdeling geld gebruikt dat hoger ligt dan het budget, is de inkoopfunctie niet efficiënt.
Inkoopeffectiviteit
De prijs die de inkoopafdeling voor een artikel heeft betaald, hoeft niet per se een goede meting van de inkoopprestaties te zijn.
De prijs van een artikel kan fluctueren vanwege de marktomstandigheden, de beschikbaarheid en andere druk van de vraag. Daarom is de inkoopafdeling mogelijk niet in staat om de prijs te beheersen. Een populaire methode om de effectiviteit van de inkoop te beoordelen, is om de omzetratio's van de inventaris te beoordelen. De verhouding meet het aantal keren dat de inventaris gemiddeld gedurende de periode wordt gebruikt of wordt omgedraaid.
De verhouding die wordt gebruikt om de liquiditeit van de voorraad te meten. Dit is echter niet altijd een grote maatstaf voor de effectiviteit van de inkoop, omdat seizoensgebonden vereisten voor het hebben van artikelen in voorraad deze meting onnauwkeurig kunnen maken.
Aankoopfunctionaliteit
Inkoopprestaties kunnen worden afgemeten aan de functionele eisen van de inkoopfunctie.
De primaire functie van de afdeling is om het juiste artikel op het gewenste tijdstip tegen de laagst mogelijke kosten te leveren. Bij de prestatiemeting kan rekening worden gehouden met deze elementen, maar er wordt geen rekening gehouden met factoren die verband kunnen houden met de stabiliteit van de leverancier, problemen met de materiaalkwaliteit en kortingen bij leveranciers.
Prestatiemetingen
De prestaties van de inkoopfunctie kunnen worden gemeten met behulp van verschillende metingen.
Een bedrijf kan beslissen welke van deze effectiviteitsmetingen relevant zijn voor de prestaties van hun inkoopafdeling. De metingen kunnen zijn:
- Kostenbesparingen. Als de inkoopafdeling een item tegen een lagere prijs aanschaft dan voorheen, dan is dit een kostenbesparing. Dit kan gebeuren wanneer een nieuwe leverancier wordt gevonden, een minder duur substituutartikel wordt gebruikt, een nieuw contract met de verkoper is gesloten, een goedkopere transportmethode is gevonden of de inkoopafdeling een lagere prijs heeft bedongen bij de bestaande leverancier.
- Verhoogde kwaliteit. Wanneer een item van betere kwaliteit is door een andere leverancier te gebruiken of door te onderhandelen met de bestaande leverancier, zal de verbetering worden weerspiegeld in een vermindering van afval of productiebronnen.
- Inkoop verbeteringen. Efficiëntie in de methode die wordt gebruikt op de inkoopafdeling zal de effectiviteit verhogen. Deze kunnen bestaan uit de introductie van EDI, e-inkoopsystemen, door leveranciers beheerde voorraad en betalingsprocessen.
- Transport Verbeteringen. Wanneer een inkoopafdeling met een transporteur of een aantal transporteurs onderhandelt om de kosten van het transporteren van artikelen van de leverancier naar de productiefaciliteiten te verlagen, worden de eenheidskosten van het artikel verlaagd. Deze kostenbesparing kan worden gebruikt als een maat voor de effectiviteit.
Inkoopprestaties
Er zijn een aantal onderzoeken uitgevoerd naar de inkoopprestaties en de resultaten wijzen uit dat er geen enkele methode is die elke inkoopafdeling zal omvatten.
Er zijn echter een aantal belangrijke maatregelen die veel voorkomen bij het evalueren van prestaties. Namelijk, kostenbesparing, leverancierskwaliteit, leveringsstatistieken, prijseffectiviteit en voorraadstroom.
Hoewel deze belangrijke maatregelen gebruikelijk zijn, is het gewicht dat aan deze maatregelen wordt toegekend niet in alle opzichten uniform en varieert het tussen bedrijfstakken en bedrijven. Bovendien zal het belang van deze maatregelen voor de algehele effectiviteit van een inkoopafdeling in de loop van de tijd veranderen en daarom periodiek beoordeeld en aangepast worden.
Bijgewerkt door Gary Marion, Logistics en Supply Chain Expert.