Het kantoor van de speciale evenementen van de burgemeester in Chicago en de Illinois Restaurant Association werken samen om dit jaarlijkse voedselfestival te plannen en uit te voeren.
Het plannen van een Community Food Festival
Of een groot voedselfestival zoals de Taste of Chicago of een kleinere versie van hetzelfde, het plannen van communityfestivals is een belangrijke verantwoordelijkheid voor lokale planners van lokale en gemeentelijke evenementen. The Taste of Chicago fungeert als een geweldige case study voor elke gemeenschap die een soortgelijk programma overweegt. De belangrijkste functionele gebieden van een community food festival zullen het volgende omvatten:
- Activiteiten
- Food Vendors
- Programming
- sponsoring
- Marketing / Public Relations
- Boekhouding / Contractbeheer
We zullen dieper ingaan op elk gebied, maar laten we eerst een idee krijgen van de tijdlijn en het algemene beheer van een dergelijk evenement met behulp van de eigenlijke planning van de Taste of Chicago.
Community Food Festival Planning tijdlijn
Voor iedereen die dit soort evenementen voor het eerst benadert of voor wie een uitbreiding naar een bestaand festival overweegt, is het belangrijk om minimaal een jaar voor uw evenement te plannen.
Voor een tastbaar voorbeeld volgt het Office of Special Events van de burgemeester het volgende ruwe schema voor de Taste of Chicago van elk jaar:
- 12 maanden : identificeer locatie, datums en ruwe schets van de festivalkaart. Betrek relevante stadsagentschappen bij elke stap van de weg
- 9 maanden : update festivalkaart en begin met functionele gebieds-RFP's
- 6 maanden : bevestig leveranciers, sponsors, programmeurs en leveranciers
- 4 Maanden : voltooi entertainment en bevestig het functioneel gebied opnieuw
- 3 maanden : produceer festivalmarketingmateriaal
- 1 week : beheer van de load-in van de activiteiten
- 1 dag : leveranciersinvoer beheren
- Conclusie van de gebeurtenis : beheer van de load-out van bewerkingen
- 1 week erna : houd de vergadering op de hoogte en doe aanbevelingen
Algemeen Community Festival Management
Als een overheidsinstantie heeft het Office of Special Events van de burgemeester de leiding over de Taste of Chicago en een lange lijst van andere evenementen langs de waterkant van Chicago, buurtfeesten en andere gebieden. The Taste is uniek in Chicago, omdat het een gratis evenement is, maar de opbrengst van de Taste betaalt voor het merendeel van alle andere evenementen die door het kantoor worden beheerd.
Met ervaring in het management van voedingsfestivals die dateert uit 1980, zijn de meeste functionele teams in het kantoor van de speciale evenementen van de burgemeester en de Illinois Restaurant Association zeer ervaren in hun gebieden. Hierdoor kan de algemeen manager van de Taste of Chicago zich concentreren op de planning en uitvoering van alle betrokken partijen en het evenement op schema houden.
Naast de leden van het kantoor, werkt de algemeen manager met ten minste 20 verschillende stadskantoren en agentschappen, waaronder (maar niet beperkt tot) het volgende:
- Politiebureau
- Brandweer
- ministerie van Volksgezondheid
- Straten en sanitaire voorzieningen
- Park District
- Office of Emergency Management Communications
Een ander belangrijk functioneel gebiedsdeel van het speciale kantoor van de burgemeester is boekhouding / contractbeheer. Het is een overheidsevenement, het is een zeer gestructureerd inkoopproces en alle overeenkomsten moeten de stadsrichtlijnen volgen.
Met een tijdlijn voor evenementenplanning en een algemeen beheer van gebeurtenissen, kunnen we nu kijken naar elk van de primaire functionele gebieden van het evenement.
Na kennis te hebben gemaakt met de geschiedenis van het evenement Taste of Chicago en de planning en uitvoering ervan als een case study te gebruiken, zijn we klaar om een beetje dieper in te gaan op elk van de primaire functionele gebieden van het evenement.
Activiteiten
Het operatiegebied is verantwoordelijk voor de voorbereiding van de site, fase en productie, ondersteuning van evenementen, beveiliging en meer.
Operaties vereisen veel pre-eventvergaderingen en het operatorteam is nauw verbonden met de lay-out van de eventmap.
Het maakt een groot verschil om alle stadsagentschappen vroeg in het proces te betrekken, aldus de operations manager voor de Taste of Chicago. Het operations-team beheert processen voor het volgende:
- Pre-event load-in (instellen)
- Operaties tijdens het evenement
- Post-event load-out (afbreken)
Deze processen omvatten straatafsluitingen, het bouwen van tenten, heftruckoperators, timmerlieden, elektriciens, onderhoudsmateriaal en personeel, beveiliging, logistiek voor leveranciersvrachtwagens, managementtrailers en meer. Overweeg wat uw operations-team zelf zal doen en wat ze zullen uitbesteden voor uw evenement. Met welke andere bureaus moet je team werken? Neem zo snel mogelijk contact met hen op.
Restaurants / Vendors
Gezien de complexiteit en omvang van voedselfestivals zoals de Taste of Chicago, neemt de Illinois Restaurant Association het voortouw bij het beheren van de voedselverkopers die deelnemen aan het jaarlijkse evenement. Voor de 2015 Taste of Chicago, ging het evenement samen met 60+ voedselverkopers, waaronder 19+ nieuwe restaurants die veel van de verschillende buurten van Chicago vertegenwoordigden. Natuurlijk zijn in Chicago bepaalde items altijd te vinden bij voedselverkopers die voor het evenement zijn geselecteerd, zoals pizza, ribben, ijs en cheesecake. Je community food festival zal waarschijnlijk ook zijn traditionele voedsel hebben.
Het is een begeerde plek om te worden geselecteerd als een restaurantverkoper die deelneemt aan dit specifieke voedselfestival en de criteria vereisen dat deelnemers lokale restaurants zijn die de buurten van Chicago weerspiegelen. Bovendien moeten ze in staat zijn om het volume te verwerken en een volledig schone status hebben met de stad. Deelnemende restaurants ondergaan de volgende cursussen en controles:
- De Illinois Restaurant Association Summer Festival Sanitation Certificate Course afronden
- Het Ministerie van Volksgezondheid van Chicago bezoekt drie keer per dag cabines
- Beheer de voorraadstroom tussen hun cabines en gekoelde vrachtwagens
Als het gaat om je community-evenement, denk dan na over welke criteria je mogelijk nodig hebt van deelnemende voedselverkopers en hoeveel je zou willen hebben. Het eerste jaar kan moeilijk zijn, maar met het succes van elk jaar zul je waarschijnlijk merken dat je steeds meer bereidwillige deelnemers hebt.
Programming
The Taste of Chicago is een algemene community-gebeurtenis. Dat betekent dat terwijl "eten" de drukte trekt, het de andere activiteiten zijn die mensen daar houden. In de loop der jaren heeft het programmateam veel van de volgende elementen in het totale programma verwerkt:
- Gratis concerten op meerdere podia (nationale en lokale entertainers)
- Kookdemonstratiespaviljoen met topkoks en kookboekauteurs
- Familiedorp met een kinderpodium
- Milieutent voor "groen" onderwijs
- Sportpaviljoen met fitnesstips
- Internationaal paviljoen (winkelen)
- 2 mijl lopen
- Voedingsleveranciers
- Budweiser Clydesdales en hun Dalmatische metgezellen
- Amusementsattracties
- Vuurwerkprogramma
- Openingsceremonie
Overweeg welke andere programma's en activiteiten je misschien wilt opnemen in je foodfestival.
sponsoring
De Taste of Chicago heeft verschillende categorieën voor sponsoring , wat een belangrijke bron van financiering en ondersteuning in natura is. Zakelijke marketeers en bedrijfsevenementenplanners hebben de neiging om deel te nemen aan community-evenementen zoals de Taste om hun merk te versterken en meer bekendheid te verwerven.
Gastvrijheid is een element dat sommige van de sponsors in hun pakketten opnemen, waardoor deze sponsors een gunstige toegang tot sommige zitgedeeltes en privétenten hebben om hun eigen klantevenementen te hosten.
Typen sponsoren bij de Smaak omvatten het volgende:
- Mobiele communicatie
- Winkelketen
- Drankbedrijven
- Winkels en banken
- Luchtvaartmaatschappij en hotels
- Media
- automakers
- Voedingsleveranciers
- restaurants
- Fitness- en gezondheidszorgorganisaties
- City Park District en openbaar vervoer
Overweeg welke lokale bedrijfssponsoren mogelijk geïnteresseerd zijn in het financieren van uw community-evenement en denk na over welke soorten pakketten en extraatjes u deze sponsors kunt bieden.
Marketing / Public Relations
Marketeers die werken aan de Taste of Chicago bevinden zich in een benijdenswaardige positie omdat het het type evenement is dat automatisch media-aandacht trekt in Chicago en elders. Beter nog, mediasponsors helpen ook de Taste te promoten. Dat betekent dat het Office of Special Events van de burgemeester niet te veel hoeft te besteden aan traditionele reclamevormen om het woord te verspreiden en het evenement te promoten .
Marketeers promoten het evenement door speciale persberichten te schrijven naar elk onderdeel van het evenement, de website van het evenement te onderhouden en de evenementbrochure te maken. Deze items vereisen nauwe samenwerking met alle andere functionele gebieden om de planning en inhoudsverandering te documenteren wanneer ze zich voordoen.
In het begin kan het moeilijk zijn voor community food festivals om het soort exposure te verkrijgen dat grote en bekende evenementen zoals de Taste of Chicago verzamelen. Maar bedenk welke media u kunt bereiken voor gratis pers en begin met het plannen van marketingmateriaal dat uw marketingteam zal verwerken zoals een website, flyers en brochures.